（1）谈话前要做好准备。领导者要想找下级谈话，事先要认真做好准备。这种准备一般分两个方面：一是要了解和掌握需要解决什么问题，以及问题的发生，发展过程及其相关因素；二是弄清对方的心理、欲望、动机，情绪和态度等方面的特点，以便在谈话时能较好地把握对方的心理和情绪。
（2）要选适当的地点，不同的谈话环境会产生不同的效果。对于严肃和重大的问题，要在办公室内进行，不要在人多或比较嘈杂的地方谈；如交换个人意见，可边散步边交谈，这样可以免除对方的拘谨，有利于问题的解决；如被谈话者心怀不满或情绪低落时，可主动到家走访，以表示安慰。
（3）选择好交谈的切入点。谈话是否有一个良好的开端，对整个谈话过程及其效果影响很大。谈话有个导入阶段，也称之为预谈。有经验的领导者在谈话时，并不是一开始就搬出一整套生硬的大道理来，而是通过简短的与正题无直接关系的寒暄，问候、体贴，使谈话气氛亲切、融洽、轻松起来。比如对情绪比较紧张的人可先唠唠家常，设法解除其戒备心理，使他乐于交谈。还可以触景生情，想到什么就随意说什么，逐渐地把谈话引到正题上来。也可以从一些与对方共同语言较多的话题谈起，或谈他所关心的问题等等。先在感情上密切双方的关系，就能够为整个谈话顺利进行奠定基础。
（4）要善于激发下级讲话的愿望。谈话是领导者与被领导者的双边活动。对方若无讲话的愿望，谈话便陷入僵局，以至无法进行。而谈话不仅是信息交流的过程，也是情感交往的过程只有两者情感交融，才有可能提高谈话效果。这就要求领导者要向对方交心，谈话是双方的事情，你跟人家不说心里话，光想让人家向你交心是不可能的。只有以心换心，将心比心，在心理上有了共鸣，才能有共同语言，这样才能谈到一块去。
（5）要善于启发下级讲真情实话。谈话所要交流的应当是真实的信息，但有的下级出于某种动机，谈话时弄虚作假，见风使舵，文过饰非，报喜不报忧；有的则有所顾忌，言不由衷，这都使谈话失去意义。谈话是否能开诚布公，决定于领导者的作风。具有专制作风的领导者，就从根本上排除了领导者与被领导者坦率交谈的可能性。而在贪图急功近利的领导者面前，下级也会有意无意地虚报情况。所以领导者一定要克服好大喜功、浮而不实的作风，代之以坦率和诚恳的态度，并且尽可能让对方知道，你并不是那种喜欢听假话、愿意让别人逢迎的人，从而消除对方的迎合心理。
（6）要善于运用非语言符号。谈话的交际手段分为语言符号与非语言符号两种。语言符号是人们思想信息的载体，但非语言符号在谈话中也起着不可忽视的作用。非语言符号主要有：
①动作。动作运用得当，能起到“无声胜有声”的作用。当对方精神沮丧，情绪低落时，握手、请茶、递烟，能传递情感暖流；某种坚定有力的手势，也会使对方精神为之一振。
②目光。目光是心灵的窗户，是意念的交流。在一般情况下，目光注视对方要适当，要自然。人的不同目光包含着多层含意，如赞许、惊讶、恼火、友善等，因此，要善于发挥目光的作用。
③表情。表情是感情的显露，脸部肌肉神经的不同运动，都有一定的信息意义。如表情认真专注，表明重视对方的意见；表情和颜悦色，表明对对方友好。因此，领导者要善于运用表情来影响和调剂对方的情绪，为谈话创造良好的心理环境。
④语调。谈话中领导者声调过高，对方会认为不尊重自己，而产生反感；声调过低，对方听来吃力，也会减少谈心的兴趣。有经验的领导者善于轻声说“大话”，把分量体现在内容和语气上，而不是体现在音调上，大声嚷嚷是缺乏修养的表现。
⑤空间。空间在谈话中也具有信息意义。领导者与谈话对象距离的远近，常常成为表明领导者态度的一种明了的方式。在一般情况下，两人靠得近些，则表明对对方的亲近、友好。因此，在条件允许的情况下，双方不要人为地拉开距离，尽可能在空间上接近。
⑥时间。时间在谈话中也有独特的信息意义。首先，谈话应选最佳时机。如对方感到苦闷，或出现不良苗头，或遇到天灾人祸等，这种时候谈话已成为对方的精神需要，可收到吹糠见米之功效。其次在时间上要尊重对方，当长则长，当短则短，一次谈不完，下次再谈。
十一、下级在与中层领导谈话时通常的心理状态
领导者与下属之间开展谈心活动，是领导工作通常运用的一种方法。实践证明，通过个别谈心，上下级之间可以增进了解，加强友谊，消除误会或戒备，解开疙瘩，改变那种“见面不见人”的状况。通过谈心，交流了思想，交换了看法，统一了认识，增强了团结，也为搞好各项工作创造了有利条件。谈心还有利于活跃民主生活，造成一种心情舒畅、生动活泼、团结融洽的局面，有利于解决上下级之间的各种矛盾，从而进一步发挥领导者和群众两个方面的积极性。
谈心怎样才能取得最佳效果呢？一个十分重要的问题是掌握对方在谈心时的心理状态。由于受各种因素的影响，谈话对象总是表现出各种不同的心理状态。只有掌握这些心理状态，才能做到有的放矢，把话说到对方的心坎上，收到事半功倍的效果。
下级在与中层领导谈话时常常有的心理状态：
（1）试探心理。领导者找下级谈话时，下级因不知谈话内容，究竟是批评还是表扬，是了解情况，还是布置任务，是调动工作还是提拔，等等。所以，在谈话开始时，下级常常抱着揣测、试探的态度，对领导者察言观色，以了解领导者的意图。
（2）戒备心理。这种心理常出现在下级犯了错误或者没有完成领导交办的事情的时候。这种人，中层领导一找他谈话，常常在脑子里建立“防御态势”。因而谈话时十分拘谨，有戒备之心，说话比较小心谨慎，不愿正面回答领导者的发问，担心领导过重处理自己，或者从此不信任自己。
（3）恐惧心理。有的下级犯了较大的错误，预感到后果严重，坐卧不宁。有的在新中层领导面前，第一次办事就出了问题，担心从此领导不信任，也弄不清自己该受到何种对待，心乱如麻，七上八下。
（4）对立心理。有的下级因为受到领导者责怪，就对领导者有意见，认为领导者有意整自己，与自己过不去，因而对领导者产生一种对立情绪。表现在谈话时，不正眼看领导，不愿回答问题，采取敷衍态度，想尽快结束谈话。如果下不了台，就大动肝火，当面顶撞吵闹，使谈话无法进行。
（5）轻视心理。有的下级根据过去的接触，或平时工作的观察，认为某个领导者没有水平，正碰上这位领导者找其谈话。这时下级往往表现出轻蔑的态度，满不在乎，认为谈话对自己不会有什么帮助和好处，白白浪费时间而已。
（6）佩服心理。由于领导者具有较高的威望或高超的领导艺术，使下级折服，他在谈话时就会表现出钦佩的态度，对领导者的话洗耳恭听，仔细琢磨。领导者谈话中所包含的丰富的经验，深刻的哲理以及渊博的学问，使对方有“与君一席话，胜读十年书”之感。
（7）懊丧心理。这种人平时好强，希望做好工作，得到鼓励和重用，但偶然做错了某件事情，受到批评，于是心情懊丧，或者由于领导者不了解下情，批评不符合事实，使其受到委屈，但又不好解释，只得忍气吞声，在谈话时，心事重重。
（8）激动心理。有的人思想上背上了沉重的包袱，一旦通过谈话，领导上解除了他的思想包袱，他就会感到宽慰，心情非常激动；有的人有了某种过错，领导者非但不指责，反而进行诚恳的帮助，甚至自己承担了责任，于是他内心激动不已，感到领导者是明白人；或者受到委屈时，领导者能明辨是非，此时他会感到领导者了解自己，也会表现出激动的神态。
在实际生活中，人的心理是非常复杂而又变化多端的，因而在谈话时的心理状态也不可能是单一的，往往是多种心理的综合反映。所以在谈心时，要善于掌握各种心理，对症下药，以便取得较好的效果。
十二、领导者如何说服下级
说服，是通过阐明道理，晓以利害，提出忠告等方式劝谕对方，使其放弃错误见解或不正确的态度的一种谈话方式。下级有了问题，常常需要领导者做些说服工作，其效果的优劣，取决于领导者是否掌握说服的技巧。
（1）透彻地了解对方是做好说服工作的前提。首先，要了解对方的真实思想。这不是轻而易举就能做到的。譬如有的下级要求调动工作，提出的理由是上下班太远、身体不好等。其真实想法可能是因为领导不重用自己，使自己的才于不能充分发挥。后面的想法因有个人主义之嫌，所以一般人羞于启齿，就一再申诉前面所说的理由，而领导者如果不了解他的真实想法，只是针对他提出的表面理由去做说服工作，便难以奏效。那么，怎样才能了解到一个人的真实思想呢？
①通过熟悉他的人做些侧面了解。每个人都有自己的知心朋友，平日有什么想不通的事，常常向自己的朋友倾吐。找到了他的知心人，就容易摸到他的思想脉搏。
②善于设身处地，反躬自问。例如，对方在单位不受领导重视，不能充分施展自己的才能，待遇也低，而他又是个不甘平庸的人，难免会有许多想法。领导者要把自己放在对方的位置上想一想，假如自己也处在这种状况，会有什么想法呢？一旦这样考虑之后，就不难摸到对方的真实思想。
③启发对方多讲话。在谈话中，领导者应启发和诱导对方多讲话，有意识地提出一些问题让他回答。在无拘无束的交谈中就会“侦察”到对方的真实思想。
除了解谈话对象的真实思想以外，还要了解对方有哪些长处。一个人的长处往往是他最熟悉最感兴趣的领域。从他的长处和感兴趣的地方入手，不仅容易谈到一块去，而且还可以作为说服他的一个有利条件。如对一个口齿伶俐、善于交际的人，在说服他去做外事工作时，可以说：“你在这方面的能力比别人强得多”，“这是发挥你的专长的好机会”等等。这样说比光讲一大堆外事工作的重要性和服从组织分配之类的大道理更起作用，同时还能表明领导者对他的器重和信任。此外，最好对对方的性格也进行一下了解，因为不同性格的人，对接受他人意见的方式和敏感程度是不一样的。
（2）进行说服时需掌握的要领。以下7个方面的事项，是作为领导与找下属谈谈时必须了解或掌握的：
①领导者要以同志或朋友的身份出现，切莫用家长教训人的口吻与下级谈话，那样会引起对方的反感，影响说服的效果。
②要随时掌握对方的心理活动。谈话时要留心观察对方的表情、动作和说话的口气、语调，把握对方的心理变化，以便灵活而有分寸地对他进行说服。
③切忌轻率粗暴地指责对方。说服即规劝和诱导，而不是单纯的批评和训斥。所以要和风细雨，循循善诱，使对方从你亲切的劝谕和诚恳的忠告中受到启迪和教育。任何粗暴的斥责都只能适得其反。
④善于进行迂回。有的下级在与领导谈话之前，已经有了先入为主的成见，对正面道理已听不进去。特别是当问题涉及到他自己或单位的利益时，从正面很难说服他。这时就有必要采取迂回的方法，即先从别的事情和道理说起，最后再绕回来，使其在不知不觉中被你说服。
⑤必要时使用暗示的方法。即用婉转的话语，把一些信息巧妙地传达给对方，暗示出对方的不正确态度和意见会带来什么后果，领导和群众是什么看法，听取正确意见会有哪些益处等。这种方法有时会收到意想不到的效果。
⑥善于利用资料和数据。资料和数据能增强说服力，提高规劝效果，比简单地讲些空洞的大道理要好得多。这就要求领导者把观点与材料结合起来，把定性分析与定量分析结合起来，使你的规劝更雄辩，更有力量。
⑦要有韧性，学会等待。领导者所要说服的，通常都是坚持不正确意见的人，而一个人的不正确意见不是轻易就能放弃的，需要领导者坚持不懈地进行说服。一次不行，再来一次。一时难以说服，就不妨等待一段时间。有的人虽然没有当面改变自己的不正确意见，但对领导者的态度和所讲的话，回去后总要进行回忆和思考的。有的在平心静气地想过之后，很可能就改变了原来的看法。当然，等待不等于放任不管。领导者应及时掌握对方的思想情况和工作表现，当时机成熟时再做一些说服工作，往往效果会更好。