以前建房子都是从下向上一点一点的盖,建现代化的大楼则都是先建主体框架的。
私营公司在构建管人制度时,应该先搭好管人制度的整体骨架,使企业制度现代化。私营公司的管理者职责,多数规定不清,只含糊地以“综理全公司业务”的词句,载于公司章程或团队规则之内,对公司老板本人及其员工都缺乏明确而积极性指导作用,难怪有许多私营公司的管人制度未能及早建立,其经营成效亦不显著,其根本原因即在于从私营公司老板开始,就未能确定其真正应从事的工作项目。组织形式是私营公司赖以存在的骨架,是命令得以传布的渠道,也是其他制度制定的基础。组织形式不健全,私营公司管理者就无法使其指挥发生功效。
私营公司在构建企业管人制度的整体框架时可以采用以下方式:
(1)多种分组标准的综合应用
在私营公司老板下的就是一级部门。有的公司老板与一级经理间,还设有副手或协理。一级经理设立的主要目的,在于帮助私营公司的老板,以“分工”及“专门化”的优点,来完成公司的目标。在一级部门之下,常再依实际需要程度,分设二级、三级部门,以至最基本的个别作业人员(或称“技术”人员,以区别于各级“管理”人员的职责)。我们若深究每一个成功大型私营公司的整个团队系统,将可发现上述几种分组标准应用于不同层次的公司中,而中小型的公司,也可能使用两种或三种标准,所以若把公司团队形态硬是划分单纯的“机能式”或“直线式”,并不能表达完整的意义,至多只能说明某一层次或某一公司的背后标准而已。事实上,有的公司用公司“机能”来分第一级公司;用“地区”来分第二级的行销公司,并用“产品”来分第二级的生产公司;再用“过程”来分第三级的某些生产公司,以及“机能”来分第三级的行销、财务、总务及其他生产公司。类似这种公司,已运用了前述几种分组标准,所以根本无法硬给它归类为何种形式的团队结构,只好名之为结合式。
(2)构成完整的责任中心
探究各公司采用的不同分组标准,并无多大意义,因为事实上,除极微小规模的公司外,没有一家公司只采用一种分组标准,所以单一的形式并无意义。在各层公司分组标准中,最值得注意的,是私营公司管理者下一级公司分组标准的选择,因它关系“利润中心”、“事业部制度”、“目标管理”、“授权与分权”等现代化管理知识的应用。责任中心体系包括“投资中心”、“利润中心”、“成本中心”及“工作中心”等层次。凡管理者能负责长期投资报酬目标的完成者,即可称为投资中心的负责人,一般公司的本身即常为一个投资中心。凡公司管理者能负起利润目标(即“收入”减“支出”的余额)的完成考核,即为利润中心负责人。凡公司管理者虽未能负起利润责任,但却能在既定的数量、品质及时间条件下,完成任务,并使成本减低,即为成本中心负责人。再次之,若一管理者虽不能负起成本降低之责,但却在即定条件下,完成某工作目标,则为工作中心的负责人,此四个责任中心可层层相辖,形成体系。而各产品事业部门,则负有完成“利润”目标的直线职责,所以称为“联邦分权”式的部门,可为“利润中心”的私营公司。“机能分权”公司与“联邦分权”公司相辅相成,形成大型公司“专门化”及“机动化”的两大源泉,为现代化私营公司经营的基本构架。
(3)视情况许可多建立利润中心
私营公司管理的功能发挥,有赖于公司结构作为骨干,杰出的私营公司老板都非常重视第一级公司的分组方式。公司“机能”的结构为传统式“专门化”理论的应用,而产品“事业部”的结构则为较新式的“机动化”理论的实行。但是在比较两者时,必须顾及实际环境条件及“成本与效益”的比较,凡是规模不甚大,产品种类不多,制造过程难以独立,行销与采购活动无法明确划分职责的小型私营公司,不必强行采取产品事业部制度(或利润中心制度),以免增加幕僚性人员,提高经营成本。反之,凡是规模甚大或产品种类多,而其生产、采购及行销活动可大约划分者,则采用产品事业部制度,则较能收到机动化及激励化的功效,并可同时培养将来独当一面的管理人才。反之,若有完整及健全的企划及作业制度,则机能式的结构,亦能发挥相当高水准的功能。所以,当我们设计组织结构时,不可只重其外形不重其实质。