特殊原因有各种可能的解释，可能由各种原因所组成，如天气寒冷、不同的油品质所致、跑短程、不同的司机、负载较重、火星塞不良等所有的原因都被考虑过之后，只剩“火星塞”一项是唯一的可能。
换上新的火星塞之后，里程数即提升到原有水准。里程数的回复是否表示火星塞为问题所在呢？我们不确定，心中仅有一定程度的信心，因为不管特殊情形在任何车辆上发生，我们都会把火星塞列为可能原因之一。所谓系统就是一组相互依赖的组成部分，通过共同运作以达成该系统的目标。
系统必须有目标，没有目标就不成系统。系统内的每一个人或每一件事物都必须对于该系统的目标有相当的认识。目标必须包括对未来的计划，而事实上目标也是一种价值的判断。系统内所有各个相依的组成部分，并不一定需要被明确地定义出或记录下来，有些成员只是很自然地做该做的工作。
因此管理者必须了解系统内各组成部分之间的相关性以及系统内的人员。系统不会自我管理，而必须有人来管理。西方企业界放任自流管理的结果，是各部门都变成自我独立、彼此竞争的独立利润中心，因而破坏了整个系统。成功的秘诀在于各个部门之间彼此合作，朝向组织共同的目标努力。组织承受不起因部门竞争而带来的破坏。管理者的职责，在于指导所有部门朝向系统的目标努力。
首要的任务就是把事情理清，组织内每位成员都必须了解系统的目标，以及如何让自己的努力有助于目标的达成。每个人也都必须了解，一个团队如果成为自私、独立的利润中心，将会对于整个组织带来怎样的危险与损失。无论任何组成，戴明博士主要建议的目标是长期下来让每个股东、员工、供应商、顾客、社区、环境，都要能获利。例如，对于员工来说，目标或许是提供他们良好管理，协助进一步成长的训练与教育机会，以及其他有助于工作乐趣和生活品质的要素。
也许还应慎重考虑到系统的目标。如一家公司或许有办公室桌椅、设备、人员、水电、电话、公共服务。但这是一个系统吗？换句话说，还有目标吗？有些公司由于采用短期的思考方式，唯一的目标只是追求眼前的存活，从来没有想过未来。人类的需要是能在各处移动，而不是汽车、火车、巴士或飞机。儿童的需要是阅读技巧，而不是某种课程、教科书或教学方式。
目标的选择显然代表价值的理清，尤其是当有诸多选择可供取舍的时候，更是如此。一个系统必须能创造某种价值，也就是要有某些成果。而目标乃是根据系统而取得成果，再加上对接受者以及成本的考察而设定。所以，系统的目标是管理者的任务，并管理整个组织，为完成这些目标而前进。应该指出的是绝对不要以某种特定的活动或方法来界定目标，目标必须与改善系统有着重要的关系。
你应该先设定目标，然后设定组织系统及其中的工作人员。工作人员不应该成为决定目标的来源，因为如果目标未定，谁会知道应该挑选哪一类工作人员？我们会请鞋匠或者货车司机来参与决定目标吗？如果我们从许多人中挑出一位雇用，就显示目标已经存在，即使并没有明确描述出来。
领导者有责任带动与强化目标的决定，这项任务的重心可能集中在一个(如企业家)、一组人(如董事会)或是众多投资人的身上。无论目标来自何人，都必须在整个组织中取得共识。如果不能做到每位成员都全力以赴、为达成整体组织的目标而前进，那么可以断言，就一定无法达成最佳的整体效果。这样一来人人都是输家，即使在成功的利润中心工作的人员也不例外。
因此，管理者的职责很明确，就是让每个人都获得最佳结果，人人都受益。时间会带来改变，管理者必须管理这些改变，也必须尽可能地预测变化。当系统日益扩大与复杂化或是由于外力(竞争、新产品、新设备)而带来改变时，必须对于系统各组成部分的工作进行整体的管理。管理者的另外一项职责是作好各方面的准备，经由改变系统的范畴而更有效地达成目标。
由于这些改变，有时可能需要重新界定组织的各组成部分。管理系统需要一些想像力，举个例子，美国国防部某小组尽管资金紧张，但管理者却花费部分预算改善员工在海军基地的宿舍。
他们的理由是没有好宿舍，就找不到人驾驶飞机。有时一个部门承受损失，是着眼于整个公司的利益，当然也包括了该部门本身的利益。下面的简单例子，是戴明博士多年前为《底特律日报》工作时的见闻。该报的餐饮部门为了让员工不必外出午餐，特别供应物美价廉的餐点。
如此一来，员工不会因外出午餐而花费太多时间，而有更多时间专注于工作。据说，餐饮部门每份午餐都要亏损六毛钱，但是公司整体却因而获利，因为员工不但有更多的时间投入工作，也因公司的体贴而心存感激。总言而之，前一段提到汽车“火星塞”的作用时，就是有相当的系统功能，若缺少了它，整个汽车就前进不了。这就是系统问题的关键所在。因此，特殊原因与系统问题是相辅相成，特殊原因存在于系统内部，系统原因有时也会出现特殊问题。