书城励志做最好的秘书
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第34章 职业习惯,高效率地开展工作(3)

每年的12月份是亚光亚装饰公司的诚信月。亚光亚以“诚信家装,服务万户”为口号,全面开展诚信活动,为此公司领导在职工大会上一再强调,要树立良好的企业形象就必须以诚信为本。公司全体员工应该从自身做起,养成良好的诚信意识与习惯,以“诚信”来服务于每一位客户。

这一天是2004年12月15日,在11月份与小刘签完家装合同的一位先生打来电话说橱柜有点问题,须尽快解决,否则会延误工期。但橱柜设计师的手机自从给客户测量完橱柜后就一直联系不上了。听得出来,客户在尽力控制怒气。小刘放下电话立马给橱柜厂打电话。厂长不在,另外一个负责人接听了电话,对方一个劲地说好好好。小刘满以为可以放心了。没想到过了2小时,小刘再给客户打电话,橱柜厂竟然根本就没和客户联系。

无奈之下,小刘又打电话给橱柜厂:“为什么不给客户打电话?答应的事为什么不落实?怎么不讲诚信呢?”

“很忙,没来得及。”对方回答。

“可是也得分清主次缓急呀!”小刘差点喊起来了。

“这事我不知道。”对方不紧不慢地说着。

“请叫厂长接听电话。”

“不在。厂长很忙。”

为了不让客户失望,不让客户对亚光亚失去信心。不得已,一向对工作认真负责的小刘又给总公司廖总打了电话。廖总的电话通了,听完后,只说了一句:“我叫厂长给你打电话。”几分钟后,厂长打来电话,问清客户的情况,说马上去解决。

一个多小时后,客户给小刘打来电话,这次的语调明显不同,言语间充满感激之情,说:“厂长来了。问题立马给解决了。对你这种讲诚信的员工,我表示非常感谢!这才是我心目中的亚光亚公司。”

2005年1月底,在年表彰总结大会上,总公司廖总在他的发言中专门提到了这件事,并对刘国的“诚信、敬业”精神予以3000元的物质奖励,号召亚光亚全体职工,特别是新来的大学生都应该向刘国学习。

通过这个例子,我们可以看到,如果我们每个人都能像刘国那样真诚地对待工作,那么,大对公司、小对个人的损失和惩罚将会大大降低。

诚信是一条自然法则,违背它的人会得到报应,受到应有的惩罚,就像万有引力定律不可违背一样,诚信的定律也是不可违背的。违背的结果就是受到惩罚,不可逃脱的惩罚。他们或许可以暂时地逃避,最终却无法逃避公理。

对领导和员工来说,诚信对双方都是有利的。如果领导不能诚实守信对待员工,那么领导就很难赢利;反之,如果员工不能诚实守信对待领导,那么员工也难以获得自己的利益。

人无信不立。良好的信誉会给你的生活和事业带来意想不到的好处。

以诚相待是人际交往中最重要的砝码。只要以诚待人,就会得到他人的信任,获得良好的赞誉,赢得和谐的人际关系。

人们都喜欢和诚实守信的人交往共事。因为“诚信”是不用设防的。诚信的人会逐渐形成宽阔的胸怀,营造着友爱和欢乐的环境;心灵纯洁的人会自觉养成廉洁自律的良好习惯,营造着祥和安宁的氛围。

伊莉莎白是一家大型公司的领导,在招聘员工和晋升方面,特别注重金钱方面的问题。一旦对方有金钱上的不良记录,即使应聘者工作经验丰富、条件优越,工作能力强,也不予任用和提拔。

她说这样做的原因有四:“第一,一个人除了有家庭责任感以外,对领导守信是最重要的;第二,在金钱上不守信的人,对任何事都不会守信用;第三,一个不具备诚信的人,在工作岗位上也会玩忽职守;第四,一个频繁出现财务困难的人容易导致偷窃和挪用公款。”

诚信是衡量人品行的试金石。诚实守信不仅反映出一个人的品行,而且能让人建立起对家庭、对社会的强烈责任感。

秘书要注重细节

老子曾说:“天下难事,必做于易;天下大事,必做于细。”很多事情看起来庞大复杂、无法解决,但只要我们稍加留心、勤于思考,我们就会发现,问题就出在细节上面。一个重视细节的秘书必定是个高度负责、留心生活的人,也是个精益求精、追求卓越的人。一个重视细节的秘书必定能够在工作中交出令人满意的答卷,为领导所赏识。

有3个人去一家公司应聘秘书主管,他们当中一人是某知名管理学院毕业的,一名毕业于某商院,而第三名则是一家民办高校的毕业生。在很多人看来,这场应聘的结果是很容易判断的,然而事情出乎人们的意料,经过一番测试后,最终留下的却是那个民办高校的毕业生。

在整个应聘过程中,他们经过一番测试后,在专业知识与经验上各有千秋,难分伯仲。随后,招聘公司总经理亲自面试,他提出了这样一个问题,题目为:假定公司派你到某工厂采购4999个信封,你需要从公司带去多少钱?

几分钟后,应试者都交了答卷。第一名应聘者的答案是430元。

总经理问:“你是怎么计算的呢?”

“就当采购5000个信封计算,可能是要400元,其他杂费就30元吧!”应者对答如流,但总经理未置可否。

第二名应聘者的答案是415元。

对此他解释道:“假设采购5000个信封,大概需要400元左右,另外可能需用15元其他费用。”

总经理对此答案同样没表态。他拿起第三个人的答卷,见上面写的答案是419.42元时,不觉有些惊异,立即问:“你能解释一下你的答案吗?”

“当然可以,”该同学自信地回答道,“信封每个8分钱,4999个是399.92元。从公司到某工厂,乘车来回票价11元;午餐费5元;从工厂到汽车站有一里半路,请一辆三轮车搬信封,需用3.5元。因此,最后总费用为419.42元。”

总经理会心一笑,收起他们的试卷,说:“好吧,今天到此为止,明天你们等通知。”结果,重视细节的第三个人胜出了。

这道题显然是专门用来考察求职者对细节的重视程度的。在这里,一个不经意的细节就决定了面试的成败。把每一个细节都考虑到的员工,才是公司需要的人。

只要你留心观察,就会发现我们身边有许多这样的人:他们不见得有很高的学历、聪明的头脑和过硬的后台,但他们谦虚、低调,留意生活的每一个细节,善于观察与思考,从别人的点点滴滴中学到有益的东西。就是这些看似不起眼的细微之处决定了他们与其他人的距距离。

在美国一个大商业机关里,某一次新总经理刚刚到任,便说有一次人事上的变动,叫各个部门的秘书去见他。

接见开始后,很长一段时间内,没有一个分部的秘书能和新总经理谈得投机。本来是满腔热情地进去,出来的时候却谁都碰了一鼻子灰。

原来,没有一个人能使新总经理看得上眼。接下来轮到杰克去见了,他是宣传部的一位秘书,当他进去时,外面的人认为他将遭受同样的命运。谁知过了半个钟头之后,他却挂着微笑、兴冲冲地退出经理室来。这自然引起了大家的注意,便有人向杰克问道:“你接见的结果如何?可以告诉我们吗?”他欣然点头说:“印象很不错。新总经理说明天请我共进午餐。”

“什么?”一片惊奇的声音从每一个人的嘴里吐出来。

大家弄不清是怎么回事,坚决要求解释缘由,杰克就将此事的始末一一讲了出来。

“要告诉你们实情吗?事情是这样的。当我推开总经理先生的门时,见房间的陈设跟先前完全不一样。现在房中的摆设井然有序,我立即猜透了新总经理是一个喜爱清洁的人,他的个性和脾气我由此摸着了几分。便和他打了个招呼,小心翼翼地在旁边的椅子上坐了下来。就在此时,我发现了地上掉了一枚曲别针,于是我把曲别针拾起来放到他的办公桌上,然后开始了我的第一句话:‘经理先生,您有什么吩咐吗?’他那时对我很注意,看见我的细心便有所好感,于是对我很诚恳地笑了笑,立即讲到正经的事情上去。原来他是一个不喜欢看见针掉在地上却不把它拾起来的人。然后他和我谈了过去六个月中的费用问题。我在谈话中发现他喜欢了解详细数字和项目细节,我就尽我最大的努力满足他。”

杰克就是靠着自己注重细节,获得了新领导的喜爱。所以,你和别人接触的时候,一定要注重各种细节;否则,你可能就会引起某些人对你的反感。

一个积极进取的秘书必定是个注重细节的人,或在工作中精益求精,或从同事身上学习一切可学习的品质。他深刻地理解“细节决定成败”这一道理,知道任何一个细微之处都是不可小视的,都可能关系到产品与服务是优是劣,关系企业的声誉是好是坏。也只有注重细节的人,才能从小处不断积累,逐渐提升自我,最终取得事业上的成功。

虚心向身边的人学习

有研究表明,一般人的智商差别并不是很大,也不会因此给各自的生活道路造成多大的影响。而真正起决定作用的是,后天的努力。这些努力,其中就包括从他人那里得到的经验。

落后就要被淘汰。对于秘书来说,落后就有保不住职位的可能,所以大家都会意识到学习的重要性,忙着去充电,去拿必要或不必要的证书,而忽略了另外一种学习,从身边每个人身上学到有用的东西,从而提高自己。