2)传真或复印时纸张为全白：如果是热感式传真机，可能记录纸正反面安装错误，因热感式传真机所用的记录纸只有一面涂有化学药剂，此时只需将记录纸反面放置即可；如果是喷墨式传真机，则有可能是喷头堵住，需清洁或更换墨盒。
3)在传真或复印时纸张出现黑线：如果是CCD传真机一般为反射镜头有脏物；如果是CIS传真机则是其透光玻璃上有脏物。出现这种情况用棉球或软布蘸酒精擦清即可。
4)传真或复印时纸张出现白线：说明热敏头(TPH)断线或粘有污脏物。如果是断丝，则应更换相同型号的热敏头；如果有脏物，可用棉球清除。
5)纸张无法正常退出：检查进纸器是否有异物阻塞、原稿位置扫描传感器失效、进纸滚轴间隙过大等，同时应检查发送电机是否转动，如果不转动则需检查与电机有关的电路及电机本身是否损坏。
6)电话无法收发传真：检查电话线是否连接错误，应将电话线插入传真机“LINE”插孔，电话分机插入“TEL”插孔。
7)传真机功能键无效：先检查按键是否被锁定，然后检查电源，并重新开机，让传真机再一次进行复位检测，则清除死循环程序。
8)传真机接通电源后报警声响个不停：通常是主电路板检测到整机有异常情况。先检查纸仓里是否有记录纸，且记录纸是否放置到位；再检查纸仓盖、前盖是否打开或未合到位；然后检查传感器是否完好；最后检查主控电路板是否有短路等异常情况。
扫描仪的使用与维护
一年一度的新年汽车新品发布、展览大会明天就要隆重举行了。
腾飞汽车制造有限公司的老总郑达成吩咐他的秘书马小辉明天与随行人员一同前往，并让他到时收集一下各公司的新品宣传材料，作为公司的参考与评估资料。车展上各个品牌的汽车相继亮相，中央舞台上，配合着汽车的主题各式各样的节目异彩纷呈。小马没有被这些所吸引而忘记上司下达的任务，他穿梭在各展台之间专心致志地收集着相关的资料，又是记录，又是拍照。
会展结束后，郑总对马秘书的工作很满意，让他把这些素材扫描成电子文档，以便在明天的技术研讨会上使用。得到了领导赏识的小马，干起工作来更起劲了。他关闭了计算机以及与其相连接的所有设备，然后找出扫描仪，将信号线的一端连接到计算机主机背面的接口上，另一端连接到扫描仪上的计算机接口。将扫描仪电源插头插到合适的电源输出插座上，接通扫描仪电源。打开计算机电源，等待计算机启动完毕。然后先安装驱动程序，再安装扫描软件。用扫描仪完成图像扫描任务后，小马看移动硬盘剩余内存太小了，便灵机一动把图像压缩比设置为20％，然后存了进去。
一心想得到领导表扬的马秘书说什么也没想到，开会时当要调出车展新款车的图片时，存在移动硬盘中的图片竟然找不到了。小马慌慌张张查找了十几分钟也没找到，郑总更是气得愤然离席，会议被迫中止了。
会议室里，只剩下瘫坐在椅子上的小马．他怎么也想不明白，明明好好存在移动硬盘中的图片，怎么就不翼而飞了呢？
上述案例说明了秘书离不开办公设备，熟练使用和维护办公设备是秘书的一项基本职业技能，只有掌握常用的办公设备，才能把工作做得更快、更好。
(一)扫描仪的有关知识
1)扫描仪是一种捕获图像并将之转换为计算机可以显示、编辑、储存和输出的数字化输入设备。这里所说的图像是指照片、文本页面、图画和图例等。
2)使用扫描仪必须有配套的图像处理软件，例如Windows98中的I：maging，Of-rice软件中的PhotoEditor和图像处理软件Photoshop等。
3)扫描仪在使用过程中要注意维护，保持清洁，避免将物件放在扫描仪的扫描板玻璃和外盖上，不要拆开扫描仪或给一些部件加润滑剂等。
4)光学文字识别系统就是通过扫描仪对文字稿件进行扫描后，利用计算机识别系统对稿件的图像信息进行识别，并转化成为文字信息的计算机软件。以汉王公司的汉王文本王为例，它就是一款采用了印刷体字符识别技术，集成文本阅读校对开发的一套高效输入、快捷办公的光学文字识别软件系统。
(二)扫描仪操作
1．图像扫描
1)将扫描仪与计算机连接。
2)接通扫描仪电源，观察指示灯。
3)启动计算机，计算机会自动检测到扫描仪硬件，并出现安装驱动程序向导，此时可依据提示安装随机附带的扫描仪驱动程序。
4)打开扫描仪的机盖，将原稿面朝下，顶部与扫描板前端对齐，并盖上扫描仪机盖。
5)启动配套的图像处理软件(如Photoshop)，在其文件菜单下可找到输入的命令项，在其中即可找到扫描仪相对应的命令项，选择它即可打开扫描仪的驱动程序界面。
6)在窗口中进行分辨率(解析度)调整。
7)调整比例，通常选取100％。
8)选择扫描模式(彩色、灰阶渐变、黑白线条、文字、半色调)。
9)选择图像品质(快速、正常、精细、高品质)。
10)预览图像，使用选择工具来确定图像的位置与大小。
11)按“扫描”按钮，开始扫描。
2．文字识别
利用光学字符识别(OCR)技术，可通过扫描仪对文字稿件进行扫描，然后在计算机上进行编辑、存储和输出，如“汉王文本王”。其操作步骤如下：
1)将扫描仪与计算机连接。
2)接通扫描仪电源，观察指示灯。
3)启动计算机，计算机会自动检测到扫描仪硬件，并出现安装驱动程序向导，此时可依据提示安装随机附带的扫描仪驱动程序。
4)打开扫描仪的机盖，将原稿面朝下，顶部与扫描板前端对齐，并盖上扫描仪机盖。
5)启动文字识别系统。
6)单击文字识别系统中菜单上的“扫描”按钮，扫描完成后，文稿会自动显示在计算机屏幕上。
7)单击“图像处理”按钮，自动或手工校正扫描后的文稿位置。
8)用选取工具将不识别的部分去除。
9)单击菜单上的“提交识别”选项进行文字识别。对文字进行识别后，系统自动弹出识别后的校对窗口。
10)在文稿校对窗口中，可将系统识别错误的字改过来。将光标插在这些字的前面，系统上方候选字里有许多字供你选择，并且在它的下方有一个放大的原稿图，可看稿选字改正。
11)修改结束后，单击“插入到WORD”按钮。
(三)扫描仪的保养与维护
1)扫描仪应避免震动和碰撞。
2)不要将物件放在扫描仪稿台和机盖上。
3)在扫描时如果原稿不平整，可轻压机盖，注意用力不可过猛。
4)应保持扫描仪的清洁，稿台上如果有污垢，可用蘸少量清水的软布擦拭。
数码相机的使用与维护
这几天北京国际车展正如火如荼地进行着。迅达汽车制造有限公司作为国内一家新兴的汽车制造公司也参加了这次的展会，并以其产品新颖奇特的构思和良好的性能在业界取得了很好的口碑。
这天，公司宣传部的部门经理在秘书宋玮芳的陪同下驱车前往车展中心，计划将本公司的展出车辆和展台设计以及其他公司展出的情况用数码相机以图片的形式作一个记录，以作为以后公司的对外宣传和研究开发的资料。宋玮芳之前并没有经常接触数码相机之类的数码产品，也是在工作之后才对数码相机的使用有了大概的了解，但她觉得也足够应付日常的工作了。到了车展中心后，部门经理对她交代说：“拍出的照片一定要清晰而全面啊，这对将来的使用和研究很重要，明白吗？”宋玮芳点点头说：“经理您就放心吧，我准备得很充分。”说干就干，宋玮芳拿出数码相机，按照部门经理的要求，将相机的图片分辨率调到了最高的1280×960，又对相机的光圈、快门等进行了合适的设置，一切准备就绪她就开始工作了。在拍摄工作进行到了一半儿的时候，数码相机就快没有电了，还好宋玮芳事先准备了备用的电池，在换了电池之后，她又马上进入到忙碌的工作之中……然而回到公司后，宋玮芳却发现自己拍摄的照片在换电池前后有着很大的不同。换电池后的照片分辨率明显比之前要低，根本没有达到预期的效果，可是她之前是设置好的呀，宋玮芳困惑了。
(一)数码相机的有关知识
数码相机，也叫“数字式相机”，是数字技术与照相机原理相结合的产物。数码相机集成了影像信息的转换、存储、传输等部件，采用数字化存取模式，可在计算机上直接处理。
数码相机的最大优点就是不会造成浪费，可以随时观看到刚刚拍摄的照片效果。
如果拍摄效果好，可很方便地向计算机传输所拍的照片图像；如果拍摄得不好，可以随时删除。
(二)数码相机的操作
1)充电或装入适合型号的电池。
2)打开数码相机开关。
3)设定自动(A)或手动(M)。
4)设定分辨率或文件格式。
5)当亮度不足时，可设定使用闪光灯，或使用机器自动调节功能。
6)取景构图，变焦按(选择景别)“T-W变焦”按钮。
7)按动快门拍摄，此时可听到相机“沙沙”声，大约2秒时间，图像可以储备完毕。
8)观察拍摄效果，将拍摄的图像存储到计算机或删除。
(三)数码相机的保养