由于科技的进步和互相联网的渗透，办公自动化程度已经越来越高；办公自动化设备大大提高了工作效率，并将秘书从大量重复性的劳动中解脱出来。如过去没有计算机、打印机和复印机，领导的日程安排只要出现一点变化，秘书就得重新制表，之后再用复写纸写多份分发，这样一来不仅工作量大，而且非常耽误时间；现在有了计算机、打印机和复印机，修改日程表就变得非常容易，而且可以通过在线办公把修改的情况及时通知领导及有关人员。办公自动化设备对秘书来说已经是不可缺少的工具，可以说它们是秘书的笔和笔记本的延伸。如何有效运用办公自动化设备为领导的决策服务，实际上反映了秘书自身工作能力的强弱。
打印机的使用与维护
别看小王已经是晨曦乳业集团股份有限公司市场营销部的一名秘书，平时办起事来独当一面的，可他其实却还只是一个二十五六岁的小伙子，有时候也不免有些心浮气躁，冒冒失失的。所以，部门经理虽然对他青睐有加，但也总是会叮嘱他“年轻人一定要静下心来，踏踏实实稳扎稳打才行”。
一次，小王接到部门经理的指示，要求他马上打印出公司与天健乳业集团股份有限公司关于共同研制某产品所签署的一份协议，可不巧的是他自己办公桌上的打印机昨天刚刚坏掉了，今天还没来得及找人修理。于是，小王只好来到同事小李的办公桌前准备借用一下他的打印机。当时小李恰好有事不在，小王也顾不了那么多了，急急忙忙的打开电脑和打印机就开始工作了。可是不一会儿，他发现小李的打印机也出现了故障。打印机出现了卡纸的现象，这可把急性子的小王给急坏了，再说部门经理那里还急等着要用呢！于是，小王便不停地按“进／退纸”按钮，可是机器并没有什么响应，着急上火的他便索性开始强行拽拉纸张，希望能靠自己的力量“帮助”打印机解决问题。正当他在那里鼓捣得热火朝天的时候，小李办完事回来了，看到在他办公桌前这样摆弄打印机的小王，赶忙制止了。并对小王说：“打印机出了毛病可不是你这个修法啊，你这样做很容易损伤打印机内部的部件，知道吗？”小王心急如焚地解释说：“我实在是太着急了，又没有别的什么办法，就只好这样硬拽了。你来得正好，赶快来教教我怎么办！”小李不慌不忙地说：“打印机出现这种情况还是比较常见的，这时，只要用一只手扳动‘单页／连续纸’转换杆，另一只手轻轻拉出被卡住的纸张，就像这样……”小李一边说一边给小王示范。果然，经小李这么一整，打印机果然恢复了正常。然后小李对小王说：“年轻人做事风风火火固然没有什么不好，但有时候也要讲究方式和方法，单纯靠蛮力可不是解决问题之道啊！”
小王听着这话有点别扭，但也无话可说。
打印机是秘书日常工作中经常使用的办公设备，一定要懂得日常使用和维护常识：
(一)打印机的有关知识
1)打印机是现代办公设备中最常用的外部设备，打印机的功能就是把已存储在计算机内的办公文稿的内容打印输出，形成书面文件。
2)打印机主要有针式打印机、喷墨打印机和激光打印机3种。
3)针式打印机主要由印字机构(打印头)、横移机构、走纸机构、色带机构组成，具有耐用、耗材便宜、可打印多种类型的纸张等特点。
4)喷墨打印机主要由喷头和墨盒、清洁单元、小车单元、送纸单元组成，具有价格低、噪声小、可打印彩色图像等特点。
5)激光打印机主要由感光鼓、墨粉、盒组件以及精密机械组成，具有打印效果好、速度快、噪声小、可打印不同类型的纸张和彩色图像等特点。
(二)打印机的操作
1．连接
1)将打印机与计算机主机的电源均置于关闭状态。
2)将电缆信号线的两端分别连接在打印机和计算机上。
3)将打印机与计算机电源线分别接在插座上。
2．准备
1)打开打印机电源，再打开计算机电源。
2)如果未安装驱动程序，应将随打印机附带的驱动程序安装软盘或光盘插入计算机中，计算机会自动检测到打印机硬件，并出现安装驱动程序向导，依据提示进行安装。
3)根据打印要求，把相关打印纸装入打印机送纸架上，用纸盒两边的纸导板将打印纸夹紧，以防止打印时打印纸发生偏移。
3．打印
1)在计算机主机上打开要打印的文件(如Word文档)，单击菜单“文件”一“打印”，弹出打印窗口。
2)设置打印范围。如果打印全文，则不需要设置，因为默认就是打印全部；如果要打印当前页的内容，则选择打印范围中的“当前页”；如果要打印的内容是跳跃的，可以在“页码范围”中输入要打印的页码，用“-”或“，”分隔页码范围。
3)单击“打印窗口”中的“确定”按钮，打印机即开始打印。
4)观察打印效果，如果打印效果不理想，应立即暂停取消打印，退出纸张，分析原因；如果打印正常，在结束后取出打印稿。
(三)打印机常用故障及处理
1．针式打印机
1)不打印：检查打印机是否打开，联机灯亮否，打印机是否与计算机连接正确。如果没有，则相应打开打印机，或按一次联机键，或重新连接打印机与计算机。
2)打印模糊或不均匀：检查色带安装是否正确，不然则取出重新安装；纸厚调节器是否正确，不然则重新调节；打印机头是否损坏，如果损坏需维修或重新购买。
2．喷墨打印机
1)缺纸：在送纸器上装入打印纸，然后按“进纸／退纸”键，将指示灯关闭，即可恢复打印。
2)夹纸：取出并重新安装打印纸，然后按“进纸／退纸”键，打印机弹出夹住的纸并恢复打印。如果错误仍未清除，打开打印机盖，取出打印纸，然后重新在送纸器中装入打印纸，按下“进纸／退纸”键，即可恢复打印。
3)墨少：预备新墨盒，待墨尽后进行更换。
4)未知打印错误：关闭打印机，几秒钟后再打开它。如果问题还没有清除，则需请专业人员进行维修。
3．激光打印机
1)未打印自检页：检查打印机是否装有打印纸，打印机指示灯是否正确，依次判断故障并解决。
2)夹纸：如果被夹的纸张大部分都在进纸盒中，可用两手小心地将卡住的纸张向上拉出；如果进纸区看不到夹纸，则需打开机盖，取出硒鼓，向后推绿色的松纸杆，然后将手伸进打印机内，将其小心地向前直接拉出，安装硒鼓并关上打印机盖。
3)计算机发出“打印”命令后，打印机不响应：可能打印机暂停、打印机与计算机之间的电缆连接不正确，或在计算机中选择了另一台打印机。可相应从状态窗口或打印机管理器恢复打印；断开并重新连接打印机和计算机之间的电缆；检查计算机中的打印机选择菜单，选择正确的打印机。
4)错误灯亮：可能缺少打印纸、打印机盖未盖好、硒鼓未装好、打印机内有夹纸。可相应地添加打印纸、将机盖关严、重新安装硒鼓，清除夹纸。
5)错误灯闪烁：可能打印页太复杂，超出打印机的内存容量，或打印机创建图像的速度赶不上打印进程。可按一下前面板按钮来恢复打印。
6)输出质量不佳：硒鼓墨粉不足或布粉不均，此时需更换墨粉，也可能打印机需要清清。
复印机的使用与维护
小李刚从学校毕业，经过层层筛选、过关斩将，在天地公司获得一份秘书工作。小李也雄心勃勃，想要干出一番成绩来。
这天，经理给小李一份《倡导企业文化，推崇公司理念——效率至上》的文稿让他复印1000份，然后分发给企业员工。因为已临近下班时间，小李把这个工作留到了明天。
第二天早上，他急急忙忙赶到公司准备将这个事情完成。他一手将包丢在椅子上，一手装纸、开机，设定好自动复印程序，说干就风风火火，机器马上复印了起来。接着，他又是拖地，又是擦桌子，忙得不亦乐乎。过了一会儿，经理进来，见复印出来的文稿掉了一地，他紧皱眉头，但没说什么，又递给小李一份合同说：“这份急着要用，你赶紧复印3份。”
小李见文稿还没印完，心想：按着程序来还得“暂停”、“设定”等，这太麻烦。他灵机一动，想出一个更快的方法，于是，他一下子拔掉了电插头，迫使复印机停了下来。然后再次插上，让复印机回到默认设置，他想：这样就快多了。但当他把复印好的合同交给经理时，看到全过程的经理捡起地上的文稿，语重心长地说：“小李啊，‘效率至上’固然重要，按部就班也是前提啊！”小李愣了，心想：还不是你挤对的？
小李想高效率地完成本职工作的想法固然正确，可有些做法却很不妥当。正确使用和维护复印机的方法是：
(一)复印机的有关知识
1)复印机是现代办公自动化中最为常见的信息复制设备，它融合了机械技术、电子技术、电摄影技术和光学技术等4个方面的技术。
2)复印机的基本组成包括曝光系统、成像系统、输纸系统、控制系统和机械驱动系统等五大系统。
3)静电复印机其复印过程通常包括充电、曝光、显影、转印和定影5个基本工序。
4)复印机属精密设备，需经常性保养与维护，如及时清洁易污染的部件(感光板、电极丝、镜头、输纸辊等)，做好机件的全面清洁、润滑、调整，以及更换易损件或失效的零部件，补充墨粉与复印纸。
(二)复印机的操作
1．预热
1)将复印机电源插头插入专用插座，接通电源。
2)打开复印机电源开关(ON)，机器开始预热，大约需要80秒。
2．加纸
1)抽出纸盒，轻轻按压纸盒底部的金属底板到适当位置。
2)将纸张的右上角置于纸盒右上角的金属挡块之下。
3)推动左边挡板，使盒中的纸张固定不动。
4)将纸盒推进去。
3．放置原稿
1)打开复印机盖。
2)将原稿面朝下(需要复印的部分)，沿左下角(按稿台纸张尺寸刻度)放置在复印玻璃上。
3)盖严复印机盖。
4．选择复印倍率
根据原稿和复印件的尺寸规格，选择适当的复印倍率来放大或缩小复印件，也可选择相同的倍率。
5．调节复印浓度
根据原稿的纸张、字迹色调深浅来选择复印浓度。如果原稿纸张底色较浓(如图片、报纸等)，可将复印浓度调浅些。
6．设定复印份数
1)试印一份，检查其质量。
2)用数字键输入所需复印的份数，如果输入的数据有误，可按下“清除”键，重新输入。
7．复印
1)按下“复印”键，复印机开始复印，复印数量将显示在操作面板的显示屏上。
2)在连续复印过程中，如果需暂停，可按下“清除”(或“暂停”)键，这时机器将完成当前一张复印件的全过程后停止运转。
(三)复印机的保养与维护
1．日常清洁
使用复印机，每周至少要进行一次日常清洁以保证复印品清晰，日常清洁主要清洁以下部位。
1)复印玻璃。用蘸有水或中性清洁剂的干净湿布小心擦拭玻璃表面，然后用柔软的干布将其擦干。如果玻璃沾有灰尘，最好先用橡皮吹气球将灰吹掉然后再擦，以免擦毛玻璃。
2)文件盖。用蘸有水或中性清洁剂的干净湿布擦拭文件盖的白色表面，然后再用干布将其擦干。
3)清洁电晕组件。先关闭电源开关，然后打开前盖，用手握住电晕组件清洁器的把手，将其拉出、推进五六次，这样便能清洁电晕组件。最后将电晕组件清洁器推入并关好前盖，接通电源开关。
2．定期保养
复印机经过一段时间的使用后，应对感光鼓、显影装置、光学系统、供输纸机构等进行检查、清洁、润滑、调整或更换。定期保养的操作步骤如下：
1)首先切断电源，打开各机门，卸下复印玻璃。
2)分别将清洁器、显影器、电晕装置、消电灯等取出。
3)将定影器及纸盒等相继拉出。
4)取感光鼓。
传真机的使用与维护
盟达服装有限公司成立已有五六年的时间，经过全公司员工的不懈努力和执着追求，
渐渐地从只有几十人的小厂，发展为集设计、生产、销售、服务为一体的现代化优秀服装企业。
周晟是销售部的秘书。这天，他提交的传真机设备更新的申请批复了下来，周秘书兴冲冲地到行政科领来了一台崭新的三洋sFX-11B传真机，搬到办公室安装了起来。刚刚装好，电话突然响了，原来是正在北京参加“服装流行趋势”研讨会的销售部王经理的声音，他忘记把研发部最新设计出来服装设计样稿带在身上，他让周秘书赶紧用传真机发给他。
小周立即从总经理办公室把样稿取来，卸下装订针，用手舒展开了样稿纸上面的卷边。然后放上第一张，传真机进纸，刚走到一半，纸卡住了。周秘书情急之下，拎着纸头向外拽，一拽不要紧，扯成了里一半儿外一半儿。刚开始的时候，王经理在电话里还耐着性子让周秘书慢慢地弄，可等了半个小时见还没弄好，下午的会议马上就开始了，王经理情急之下撂了电话。周秘书更是又躁又急。
传真机卡纸问题已经是老生常谈了。卡纸是打印机很容易出现的故障，特别是使用新的纸张或使用过了的旧纸张时都比较容易产生卡纸现象。所以，秘书人员一定要掌握传真机的日常使用和维护技巧：
(一)传真机的有关知识
1)所谓传真通信就是把记录在纸上的文字、图表、相片等静止的图像变换成电信号，经传输线路传递到远处，在接收方获得与发送原稿相同记录图像的通信方式。传真机则是用来实现传真通信的终端设备，是完成传真通信的工具。
2)传真机的基本工作过程可以归纳为5个环节，即发送扫描、光电变换、传真信号的调制解调、记录变换、接收扫描。
3)传真机对原稿的要求有：一是纸张厚度若大于o．15mm或小于o．06mm则不能使用；二是纸上若有大头针等一些硬物时不能使用；三是大于技术规格规定最大幅面的原稿不能使用。
4)在传真机的使用过程中，为延长传真机的使用寿命，保证传真质量，需要对传真机进行日常维护和保养，如保持机器表面的清洁、做好记录头的清洁、不要长时间不开机，以及注意供电电源的稳定。
(二)传真机的操作
1．发送
1)检查机器是否处于“准备好”(READY)状态。
2)将原稿正面朝下靠右装入传真机引导板。
3)选择扫描线密度和对比度。
4)摘取话机手柄，拨对方号码。如果对方不接电话并设定自动接收方式，则会听到对方的应答信号(长鸣音)，此时按下“启动”(START)键，机器即开始发送；如果双方通话，在通话结束后，由收方先按“启动”键，当听到收方的应答信号时，发方按“启动”键，开始发送文件。
5)挂上话机，等待发送结束。
2．接收
1)使传真机处于“准备好”状态。
2)当电话铃响后，拿起话机与对方通话。
3)按发方要求，按“启动”键，开始接收。
4)挂上话机。
5)若接收出差错或质量不好，可与对方联系，要求重发。
3．复印
1)接通电源，使传真机处于“准备好”状态。
2)将欲复印的原稿字面朝下放在引导板上。
3)选择扫描线密度的档次(清晰度或对比度)。
4)按下“复印”钮(COPY)，开始复印。
(三)传真机常见故障与处理
1)卡纸：使用新的纸张或使用过了的纸张较易产生卡纸。如果发生卡纸现象，只可扳动说明书允许动的部件，而且尽可能一次将整纸取出，注意不要把破碎的纸片留在传真机内。