领导必须认识到，他们所说的每一件事都有着更高的“重要性”，这仅仅是因为对基层员工来说，他们代表着权威。一句看似无关紧要的陈述与它所达到的结果是完全不相称的，管理层级或职衔越高，这个人所说的话就越重要。任何大公司的总裁都不会轻易发表评论。
领导不仅要思考他们自己打算说什么，还要考虑别人会如何获得和理解信息，甚至还要想到接受者可能做出的反应。当领导与基层员工对话时，可以使用下面这份心理检查表进行检查：
（1）我想要说什么？
（2）这一信息应该告诉给谁？多少人将会受其影响？
（3）在传达信息时，我拥有可靠的事实吗？
（4）如何最好地表述信息使听者能够理解？
（5）他们会在第一时间就获得信息吗？信息需要重复吗？
（6）听者可能做出什么样的反应？他们会有不同意见吗？
（7）需要对信息进行“包装”吗？
（8）在下达指示时，是否还需要当场示范？为了进行这种示范需要做些什么工作？由谁来进行示范？
（9）接受指示的人需要时间进行练习吗？要多长时间？
当利用这一心理检查表时，领导在向员工传达指示之前，必须先要慎重“构思”他们的口头信息与指示。这是他们分内的职责。
二、注意谈话方式和态度
谈话的方式与内容同等重要。用粗声粗气或不愉快的语气传递信息时，听者所接收到的反应几乎总是情绪性的。由此领导可以预料到听者也会以同样的方式作出反应。当你以这种方式讲话时，听者必定对你想传达给他的信息感到不快。
语调与行为举止是重要的沟通工具。指令必须传达得准确果断。对指令的执行必须毫无疑问。在传达指示时，员工应该得到一个全面的解释，要坦率，要允许提问，要聆听不同意见，不要以自己的资格而自以为是。对了解自己工作的有经验的员工给予表扬。认真思考来自员工那里的任何有意义的修改意见，以获得更理想的结果。
指示传达到员工那里并被员工所理解是问题的一个方面，员工有足够的热情对待它们又是另一个方面。尤其在实行一套新程序或新系统时更是如此。领导必须认识到人们不愿意变化。他们喜欢熟悉的东西，变化是令人不舒服的。
这就是为什么领导要在传达指示时表现出积极的态度。永远不要在传达指示时感到歉意，试图对目前的状况进行改进是管理层的事。永远不要责备管理层进行的这些变革，因为这无济于事，员工把领导也视为管理团体中的一部分。领导必须采取的态度是把变革看成是必须的，因为变革的目的是为了更好，而且它一定会更有成效。
对于变革将如何影响到他们自己以及他们工作的各个方面，员工有权从管理层获得解释。应该尽可能使这些解释完整全面。
在传达口头指示时，领导还必须事先预料到下属可能做出的反应。他们会提出什么反对意见？如何回答这些反对意见？如何把无聊的抱怨与合理的关心区分开来？是否某个人比别人的抱怨更多？如何让这个人在会议中处于“中立状态”？
对领导来说，试图向员工灌输团队精神也很重要。在对新职员做总结时使用“我们”而不是“你”的称谓。向员工征求如何实现目标的建议。职业领导可以通过亲身去做一些没有人愿意干的工作来表明自己对变革的积极态度。
三、选择好谈话地点
在传递口头信息时应该考虑的一项重要因素是，到底应该在什么地方传递信息？领导办公室是传递信息的最安全场所。这里是领导权威的最强象征。对于下面这些信息来说，领导者选择办公室作为交谈地点是十分恰当的：新的指示、程序的变化、需要解决的问题以及对员工进行的批评。
还有很多的情况下，领导到员工的办公桌前或办公室里交谈更为恰当。比如，员工可能拥有进行讨论的数据和资料，领导不希望打断员工的工作。如果你希望表扬员工或对他表现出特殊的认可，到下属的办公室里或办公桌前驻足交谈也是一个好办法。
领导可能希望相互之间的交流显得更随意。在大厅或饭厅里碰到员工，向他发出你的信息或指令，就好像一切均在不经意的时候发生的。
当需要向很多员工传达指示或指令时，就需要使用会议室了。在工作区域之外举行会议意味着会议不希望受到干扰。
大智无声，能拖则拖
谈判中回答问题，不是一件容易的事。因为，谈判者不但要根据对方的提问来回答，并且还要把问题尽可能地讲清楚，使提问者得到答复。
而且，他对自己回答的每句话都负有责任，因为对方可能把他的回答理所当然地认为是一种承诺。这就给回答问题的人带来一定的精神负担与压力。因此，一个人谈判的水平的高低很大程度上取决于他答复问题的水平。
掌握谈判的答复技巧应注意以下的要领：
一、不要彻底回答所提问题
答话者要将问话者的范围缩小，或者对回答的前提加以修饰和说明。
比如，对方对某种产品的价格表示出关心，发问者直接询问这种产品的价格。如果彻底回答对方，把价钱一说了之，那么在进一步的谈判过程中，回答的一方可能就比较被动了。
倘若这样回答：
“我相信产品的价格会令你们满意的，请先让我把这种产品的几种性能作一个说明好吗？我相信你们会对这种产品感兴趣的……”
这样回答，就明显地避免了一下子把对方的注意力吸引到价格问题的焦点上来了。
二、不要确切回答对方的提问
回答问题，要给自己留有一定的余地。在回答时，不要过早地暴露你的实力。
通常可用先说明一件类似的情况，再拉回正题。或者，利用反问把重点转移。
例如：
“是的，我猜想你会这样问，我可以给你满意的答复。不过，在我回答之前，请先允许我提一个问题。”
若是对方还不满意，可以这样回答：
“也许，你的想法很对，不过，你的理由是什么？”
“那么，你希望我怎么解释呢？”等等。
三、减少问话追问的兴致和机会
问话者如果发现了答话者的漏洞，往往会刨根问底地追问下去。所以，回答问题时要特别注意不让对方抓住某一点继续发问。
为了这样做，借口问题无法回答也是一种回避问题的方法。例如：
“这是一个无法回答的问题。”
“这个问题只好留待今后解决。”
“现在讨论这个问题为时尚早，是不会有什么结果的。”
四、让自己获得充分的思考时间
回答问题前必须谨慎从事，对问题要进行认真的思考，要做到这一点就需要充分的思考时间。
一般情况下，谈判者对问题答复得好坏和思考时间成正比。正因为如此，有些提问者会不断地催问，迫使你在问题没有进行充分思考的情况下仓促作答。
这种情况下，作为答复者更要沉着，你不必顾忌谈判对手的催问，而是转告对方你必须进行认真思考，因而需要时间。
五、有些问题不值得回答
谈判者有回答问题的义务，但是这并不等于谈判者应回答对方所提的每一个问题。特别是对某些不值得回答的问题可以礼貌地加以拒绝。
在谈判中有些谈判者会提些与谈判主题无关的问题，回答这种问题显然是浪费时间。或者，对方会有意提一些容易激怒你的问题，其用意在于使你失去自制力。回答这种问题只会损害自己，因此可以一笑了之。
六、不轻易作答
谈判者回答问题，应该具有针对性，有的放矢，因此有必要了解问题的真实涵义。
同时，有些谈判者会提出一些模棱两可或旁敲侧击的问题，意在以此摸对方的底。对这一类问题更须清楚地了解对方的用意，否则，轻易、随意作答，会造成己方的被动。
七、找借口拖延答复
有时可以用资料不全或需要请示等借口来拖延答复。
比如，你可以这么回答：
“对你所提的问题，我没有第一手的资料来作答复，我想，你是希望我为你做详尽并圆满的答复的，但这需要时间，你说对吗？”
当然，拖延时间只是缓兵之计，这并不意味着可以拒绝回答对方提出的问题。因此，谈判者要进一步思考如何来回答问题。
八、有时可以将错就错
当谈判对手对你的答复作了错误的理解，而这种理解又有利于你时，你不必去更正对方的理解，而应该将错就错，因势利导。
谈判中，由于双方在表述与理解上的不一致，错误理解对方讲话意思的事情是经常发生的。
一般情况下，这会增加谈判双方信息交流与沟通上的困难，因而有必要予以更正、解释。但是，在特定情况下，这种错误理解能够为谈判者中的某一方带来好处，因此可以采取将错就错的策略。
比如，当买方询问某商品的供应条件时，卖方答复买方可以享受优惠价格。而买方把卖方的答复理解为，如果他想享受优惠价格就必须成批购买。而实际上卖方只是希望买方多购买一些，并非买方享受优惠价格的先决条件。
如果买方作了这样的理解后，仍表示出购买的意向，卖方当然不必再把自己的原意解释一番。
总之，谈判中的应答技巧不在于回答对方的“对”或“错”，而在于应该说什么、不应该说什么和如何说，这样才能产生最佳效应。