1 信息时代与办公自动化
一、办公自动化的定义
传统的办公方式需要人们耗费大量时间与精力用于手工处理各类繁杂、重复的工作。办公自动化是对传统办公方式的变革，顺应了技术发展的潮流，也适应了人们的普遍需求。
办公自动化（OfficeAutomation，简称OA）是将现代化办公设备和计算机网络功能结合起来的一种新型办公方式。它综合运用了计算机技术、通信技术以及现代办公设备，是信息技术的重要应用领域。随着信息技术的不断发展，它和最新的信息产业融合得越来越紧密。
简单地说，办公自动化是利用计算机、打印机、复印机、扫描仪、绘图仪、电话、传真、互联网等数字仪器和设备以及各类办公软件代替传统手工业务处理的办公方式。它能够为用户在工作过程中提供更好的选择机会以及更丰富的信息处理功能，例如方案分析、优化选择等。办公自动化不仅能兼顾个人办公效率的提高，而且可以实现群体协同工作。
办公自动化可以和一个企业或机关的业务结合得非常紧密，甚至可以是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。此外，办公自动化技术还可以建立起企业和世界联系的渠道。
二、办公自动化的特点
办公自动化技术主要体现在对信息的接收、存储、管理、处理、发送与传递等环节。例如，通过图形终端接收器可以接受、处理图形信息；通过打印机或传真机可以输出图像、数字和文字；通过语言接收识别系统可以接受自然语言，并通过发音系统输出语音；通过磁盘、微缩胶卷等可以储存大量办公文件、资料等信息。计算机的文件管理系统和数据库还可以对大量的文件数据信息进行管理，便于查询和修改等操作，并能为储存在数据库中的信息提供故障性恢复等支持，确保数据信息的安全性和完整性。
OA系统可以代替人工做大量的重复性工作而“从不疲劳”；它的大容量、高密度的信息储存设备，可以安全保存海量信息，并在短时间内获得查询或打印结果；而网络间信息的传递速度也非常快。此外，它的信息决策支持功能还可以为领导的决策性工作提供依据。
如今的办公自动化已经远远超出了文件起草、打印和传递文件等传统范围。
利用办公自动化，人们不仅能够提高组织的运行效率，增强各部门之间的联系，而且可以理顺工作流程，提高管理效率，使领导者及时了解信息，解决重点问题，从而提高组织自身的竞争力。
办公自动化技术不是深奥的理论，它的实践性很强。我们通过边学边练就能很快掌握，并能够在实践中通过对各种软硬件的融会贯通，不断提高应用水平，达到综合运用的效果。
三、办公自动化的范围
办公自动化主要设计的范围有以下几个方面：
1.文档处理：是指利用计算机完成文字的输入、处理及输出工作。如通知、文件、通报、报告、规章制度的录入、排版、编辑、校对、打印等工作。
2.数据处理：是通过数据软件、电子报表软件以及应用数据库等各种软件建立的各类管理信息系统来实现数据处理工作。例如对办公中各类数据信息的存储、计算、查询、汇总、制表及编排等。
3.语音处理技术：召开会议、发布消息都是语音信息传递的过程。利用信息技术可将语音转换成数字信息并进行传递和传播。例如电视电话会议、会议现场录音笔的录音等。
4.图形图像处理技术：是指根据需要，利用各种图形图像处理软件绘制图形和图像。也可以利用扫描仪直接将需要的图像扫描至计算机，并进一步进行编辑和修改。
5.文档资料以及工作日程的管理：这是指利用计算机管理各种电子文档和工作日志信息。除了可以用计算机操作系统本身的管理、查询功能之外，还可利用一些办公文档管理系统辅助管理资料和工作日程，如文档管理器、桌面日历等。
6.通信功能：是指传真、网络搜索、电子邮件及其他的网络通信功能，例如通过网络传递文件、聊天、视频通话等。
7.辅助决策技术：是指利用计算机以及网络强大信息处理功能，应用决策科学和其他相关理论和方法辅助领导者决策。它可以在方案及工程决策中辅助领导，帮助选择和决策。
四、办公自动化对于文秘工作的意义
办公自动化就是利用信息技术把办公过程电子化、数字化，也就是要创造一个集成的办公环境。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最终实现提高决策效能的目的。具体来说，主要实现下面七个方面的功能：
1.建立内部的通信平台。建立组织内部的局域网系统和邮件系统，可使组织内部的通信和信息交流方便、快捷、通畅。
2.建立信息发布的平台。在组织内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，通过电子公告、论坛、电子刊物等形式，使内部的规章制度、新闻简报、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，方便员工及时了解单位的发展动态。
3.实现工作流程的自动化。企业或机关内部的局域网办公系统可以实现实时监控、跟踪，能解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文件、各种审批、请示、汇报等，通过实现工作流程的自动化，可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。
4.实现文档管理等事务处理的自动化。这个功能可使各类文档（包括各种文件、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并提供方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在相应的文件柜里。因此，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外，传统手工办公的情况下，文档的检索也存在很大难度，非常不方便。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。
5.辅助办公。是指利用管理信息系统对各种办公信息如会议、车辆、物品、图书等进行有效管理。日常事务性的办公工作都可充分利用办公自动化技术辅助办公。
6.信息集成。每一个单位都存在购销存、ERP等各种业务系统，企业的信息源往往都在这些业务系统里。办公自动化系统可以跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。
7.实现分布式办公。是指办公自动化技术支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现代企业和公司，内部组织的地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公已成为一种现实需要。
8.节省企业的办公费用支出。就是利用各种办公自动化技术达到节约长途电话、传真、复印、打印等费用的效果。这是企业实现管理现代化的重要标志。
总之，办公自动化可以提高办公效率，改进办公效果，增加办公可靠性，灵活处理办公业务，最终实现提高决策效能的目的。秘书人员在工作过程中如能充分利用办公自动化技术和辅助设备，就可以有效实现上述各种功能，从而达到理想效果。