对于插入的声音，还可以为它设置一组按钮，以实现“播放”、“暂停”和“停止”声音的效果，具体见本节“触发器使用”中的例子。
6.4.2影片使用
我们可以将视频文件添加到演示文稿中，来增加演示文稿的播放效果。插入影片的过程与插入声音的过程十分相似。单击“插入”→“影片和声音”选项即可，这里有两种插入影片的方法：一种是“剪辑库中的影片”；另一种是“文件中的影片”，整个插入过程都与插入声音相同，这里不再详述。插入影片后，在幻灯片上会出现一个小画面，这是插入影片的起始帧，如果用户在插入时选择自动播放，则在放映到这张幻灯片时会自动播放，单击画面后可停止播放。
与声音使用一样，如果希望进一步对影片加以控制，则可以更改“自定义动画”任务窗格中的设置。任务窗格中拥有更加丰富的控制功能。
插入的影片在幻灯片上显示为静止帧。注意：影片文件实际上不会成为演示文稿的一部分，它始终是一个链接文件。
与声音使用一样，还可以为影片设置一组按钮，以实现“播放”、“暂停”和“停止”影片的效果。通过设置这些按钮，可以在讲解时增强视觉感染力并控制播放进度，还可以供别人在自行放映幻灯片时使用。你可以像使用任何其他动画效果一样使用这些效果。
6.4.3插入Flash 动画
Flash 是美国Macromedia 公司推出的一款优秀的矢量动画制作软件，能制作出声、图、文并茂的多媒体文件，深受大家欢迎。可以将Flash 动画（*.swf）与PowerPoint 结合，其方法如下：
（1）单击“视图”→“工具栏”→“控件工具箱”命令，展开“控件工具箱”工具栏。
（2）单击工具栏上的“其他控件”按钮，在弹出的下拉列表中，选“Shockwave Flash Object”选项，这时鼠标变成了细十字线状，按住左键在工作区中拖拉出一个矩形框（此为播放窗口）。
（3）将鼠标移至上述矩形框右下角成双向拖拉箭头时，按住左键拖动，将矩形框调整至合适大小。
（4）右击上述矩形框，在随后弹出的快捷菜单中，选“属性”选项，打开“属性”对话框，在“Movie”选项后面的方框中输入需要插入的Flash 动画文件名及完整路径，且必须带后缀名“.swf”，然后关闭“属性”窗口。
注意：为便于移动演示文稿，最好将Flash 动画文件与演示文稿保存在同一文件夹中，这时，上述路径也可以使用相对路径，即只输入Flash 动画文件名，不需要输入路径。
小技巧：Flash动画文件可以为我们做好PPT提供许多素材。怎样把网页上的Flash文件取出来呢？实际上，用IE浏览带有Flash播放文件的网页时，Flash 文件.swf已经不知不觉进入了你的计算机的IE缓冲区中了，最简单的办法，就是去IE缓冲区中找，然后，把它放到你想放的地方。
6.4.4触发器使用
在PowerPoint 中触发器是一种重要的工具。所谓触发器是指通过设置可以在单击指定对象时播放动画。在幻灯片中只要包含动画效果、电影或声音，就可以为其设置触发器。触发器可实现与用户之间的双向互动。一旦某个对象设置为触发器，单击后就会引发一个或者一系列动作，该触发器下的所有对象就能根据预先设定的动画效果开始运动，并且设定好的触发器可以多次重复使用。
设置触发器的步骤如下：
（1）在“自定义动画”任务窗格的自定义动画列表中，单击所需的动画对象。
（2）单击箭头，再单击“计时”。
（3）单击“触发器”，并选择“单击下列对象时启动效果”，并在右边对象列表中选择作为触发器的对象。
在幻灯片上，如果某个对象旁边有一个手状图标，表示该对象有一个触发效果。
【例6‐2】 用触发器控制声音的“播放”、“暂停”和“停止”。
（1）在幻灯片中单击“插入/影片和声音/文件中的声音”，把所需的声音文件导入，导入声音文件后会出现一个提示，问是否需要在幻灯片放映时自动播放声音，选择“否”。
（2）单击“幻灯片放映/动作按钮/自定义按钮”，在幻灯片中拖出3个按钮，在出现的“动作设置”对话框中设置为“无动作”。分别选择3个按钮，在右键菜单中选择“编辑文本”，为3个按钮分别加上文字：播放、暂停、停止。
（3）将声音文件播放控制设定为用播放按钮控制。选择幻灯片中的小喇叭图标，单击“幻灯片放映/自定义动画”，在幻灯片右侧出现自定义动画窗格，可以看到背景音乐已经加入到了自定义动画窗格中，双击有小鼠标的那一格，出现“播放声音”设置对话框，选择“计时”标签，在“单击下列对象时启动效果”右侧的下拉框选择触发对象为“播放按钮”，单击“确定”。
（4）将声音暂停控制设定为用暂停按钮控制。继续选择小喇叭图标，在“自定义动画”窗格单击“添加效果/声音操作/暂停”。
在“自定义动画”窗格下方出现了暂停控制格，双击控制格，出现“暂停声音”设置对话框，单击“触发器”按钮，在“单击下列对象时启动效果”右侧的下拉框中，选择触发对象为“暂停”按钮，单击“确定”按钮。
（5）将声音停止控制设定为用停止按钮控制。在自定义动画窗格中单击“添加效果/声音操作/停止”，操作方法如第4步，将触发对象设定为“停止”按钮。
放映幻灯片时，就可以用3个按钮“播放”、“暂停”、“停止”来控制音乐播放了。
如果觉得声音图标不美观的话，可以在“播放声音”设置对话框中选择“效果”标签，把“播放时隐藏”选项勾上，放映幻灯片时就看不到声音图标了。
最后要说明的是，这里为了叙述方便，用的是3个按钮，在实际应用中，完全可以用其他的对象如图片、艺术字来作为触发器，这样的运行界面会更加美观。
【例6‐3】 制作一个学生能随机回答出对应水果英语单词的课件。
（1）插入图片并输入单词。
（2）自定义动画效果。触发器是在自定义动画中的，所以在设置触发器之前还必须要设置答案文本框的自定义动画效果。我们这里简单地设置其动画效果均为盒状出现效果。
（3）设置触发器。在自定义动画列表中单击“形状1tomato”的动画效果列表，选择“效果选项”命令，弹出“盒状”对话框，选“计时”对话框，单击“触发器”，然后选择“单击下列对象时启动效果”单选框，并在下拉框中选择“tomato图片”，即单击图片时出现答案“tomato”。同样设置其他对象。
（4）效果浏览。选择该幻灯片播放，会发现单击相应图片后立刻会盒状出现相应单词。通过触发器还可以制作判断题、练习题，方法类似。
6.5布局和美化
在制作PowerPoint 演示文稿时，我们可以利用模板、母版等相应的功能，统一幻灯片的配色方案、排版样式等，达到快速修饰演示文稿的目的。幻灯片中加入对象后，还需对幻灯片进行一些必要的修饰，如背景、配色方案等，使幻灯片更加协调、美观。
6.5.1版式设计
在PPT设计中，版式设计非常重要。PPT版式设计就是将文字和内容（这里把图片、图表、媒体等归类成“内容”）合理、艺术地结合在一起。但是如果只是简单地套用现有的版式，是不可能产生好的效果的，想设计出好看的版式，还是先要理解和掌握一些版面结构基本知识。
版面结构是指一种将不同介质上的不同元素巧妙地排列的方式。下面介绍几个与版面设计有关的问题。
1.视觉度
这里主要探讨一下图片的视觉度。图片的视觉冲击力明显强过文字，因此在PPT中尽量少用文字多用图片。两张在表现“专注”主题时的“视觉度”比较。一般来说，人类是最有表现力的，而风景类特别是像云、海等表现力是最弱的。所以如果要表现主题，就不适合选用云、海等，可以将其作为背景。
2.图版率
图版率和视觉度有相似的地方，但视觉度是指视觉表现力的强弱，而图版率则指相对于文章而言，图片所占的比例。没有图只有文字的PPT版面图版率就是0%，而只有图没有文字的PPT版面图版率就为100%。一般来说，插图、照片增加，受众的好感度也会增加，图版率在50% 左右，好感度会急剧上升。那么是不是图版率越高越好呢？也未必，一旦图版率超过90%，好感度反而会降低。
3.色感
很多时候，一个好的版面被错误选择的配色方案所破坏。其实，配色方案是升华一个版面结构的有力武器。如果你仔细地使用颜色，很可能得到意想不到的效果。
颜色的选择取决于“视觉感受”。比如，女性相关主题的颜色通常使用粉色、淡紫色、亮蓝色或桃红色；儿童相关主题的颜色通常使用暖黄色、天蓝色、橙黄色、红色、嫩绿色或亮紫色；医学相关主题的颜色为海水绿、翠绿色、暗色和灰色；自然相关主题或与社会传统相反的特殊配色方案可以使用一些暖色，比如红色、黑色、亮黄色等。配色方案应根据主题不同而不同。
4.字体
在西方国家罗马字母阵营中，字体分为两大类：Sans Serif 和Serif。Serif的意思是，在字的笔画开始及结束的地方有额外的装饰，而且笔画的粗细会因直横的不同而有不同。相反，SansSerif 则没有这些额外的装饰，笔画粗细大致相同。
可以看出，我们平时所用的Georgia、Times New Roman等就属于Serif字体，而Arial、Tahoma、Verdana等则属于Sans Serif字体。对中文而言，同样存在这两大类，很明显，宋体、细明体（繁体中常用）等就属于Serif字体，而黑体、幼圆等则属于SansSerif字体。
Serif字体强调了字母笔画的开始及结束，强调一个字，而非单一的字母，因此易读性较高。反之Sans Serif字体强调个别字母醒目，但在行文阅读的情况下，SansSerif容易造成字母辨认的困扰。
通常文章的正文使用的是易读性较佳的Serif字体，而标题、表格内用字则采用较醒目的Sans Serif字体。
建议在同－PTT 中最多使用3种字体，一种用作标题，一种用作按钮和小标题，另外一种用作正文。
5.平衡
结构规划中最重要的就是“对齐”和“平衡”，制作PPT时必须很清楚文字、颜色和图片的分量，否则版面结构完成后看起来会很不平衡。
首先，必须决定究竟要突出什么，文字还是图案？如果着重于图案，那么主要部分就应该用图案填充而文字就会占据相对小的版面。如果想突出文字，那么就使用大的字体作为题目，然后填入适当的辅助图案来完成设计。
此外，要考虑视觉秩序（如水平结构、垂直结构、斜向结构、曲线结构等）、空白间隙（由文字块和图片之间形成的空隙）等问题。
6.5.2颜色选择
颜色可以作为信息表达的有效工具，它可以表达信息并增强文稿的效果。正确地选择颜色及其使用方式可以有效地感染观众的情绪，从而确保演示活动的成功。
1.颜色之间的关系
若要理解颜色的使用，可以从色轮开始，色轮是研究色彩规律的重要工具。在这个圆中，从最高点12点的红色，顺时针方向依次是红、橙、黄、绿、蓝、青、紫等，又回到红，包含12种颜色。
（1）相对的颜色叫对比色，又互相称为补色。补色的强烈对比可产生动态效果。
（2）某色与相邻120度以内的色称为类似色。相邻的颜色被称为近似色。每种颜色具有两种（在色轮上位于其两侧的）近似色。使用近似色可产生和谐统一的效果，因为两种颜色都包含第三种颜色。如第一种颜色（黄）通过过渡色（黄绿）过渡到第三种颜色（绿）。
（3）某色变浅或者变深，就叫同种色。在这个圆里边，红、黄、蓝3色叫原色，从理论上讲，所有其他颜色都是由这3种颜色混合产生的。橙、绿、紫叫间色，这些颜色是通过混合原色形成的。橙红、紫红、蓝紫、蓝绿、橙黄和黄绿叫复色，这些颜色通过混合上述6种颜色构成。
不论什么色彩，皆具备三个基本的重要性质：色名、明度和彩度，一般称为色彩三要素或色彩三属性。色名（又称色相）是区分色彩的名称。明度就是色彩的明暗强度，明度高是指色彩较明亮，明度低就是色彩较灰暗。彩度是指色彩的纯度，纯色比例高为彩度高，纯色比例低为彩度低。
色彩牵涉的学问很多，包括美学、光学、心理学和民俗学等。心理学家近年提出许多色彩与人类心理关系的理论。他们指出每一种色彩都具有象征意义，当视觉接触到某种颜色，大脑神经便会接收色彩发放的讯号，即时产生联想，例如红色象征热情，蓝色象征理智。下面是几种色彩的象征意义：
红色——血、夕阳、火、热情、危险等；
橙色——晚霞、秋叶、温情、积极等；
黄色——黄金、黄菊、注意、光明等；
绿色——草木、安全、和平、理想、希望等；
蓝色——海洋、蓝天、沉静、忧郁、理性等；
紫色——高贵、神秘、优雅等；
白色——纯洁、素、神圣等；
黑色——夜、邪恶、严肃等。
2.对比度
对比度一般指前景色和背景色的搭配。有些颜色组合具有高对比度利于阅读；有些颜色搭配会使字体模糊直接影响效果。