PowerPoint 为我们提供了制作演示文稿的手段。虽然做出一个PPT很容易，但是做好一个PPT却不是一件容易的事情，如果所设计的PPT杂乱无章、文本过多、不美观，那么就不能组成一个吸引人的演示来传递信息。本章将介绍演示文稿设计与制作过程，以提高用户制作PPT的应用能力。
6.1演示文稿的制作
6.1.1演示文稿设计原则
设计原则是一套指导PPT设计的基本规则。下面将探讨有哪些原则和方法能帮助我们制作出专业且引人注目的PowerPoint演示文稿。
1.整体性原则
幻灯片整体效果的好坏，取决于幻灯片制作的系统性，幻灯片文字的艺术效果处理以及幻灯片色彩的配置等。幻灯片文件一般是以提纲的形式出现，最忌讳的做法是将所有内容全部写在几张幻灯片上。制作幻灯片时要将文字作提炼处理，起到要点强化，文字简练，重点突出的效果。
2.主题性原则
主题就是要讲述的内容和实现的目标。模板的选择、色彩的运用、素材的组织等都应该围绕主题展开。
在设计幻灯片时，要注意突出主题，进行合理的布局。在每张幻灯片内都应注意构图的合理性，可使用黄金分割法构图，使幻灯画面尽量做到均衡与对称。从可视性方面考虑，还应当做到视点明确（视点即每张幻灯片的主题所在）。利用多种对比方法来为主题服务。例如，黑白色对比、互补色对比、色彩的深浅对比、文字的大小对比等以及各种对比方法的综合使用。总之，尽量使幻灯片画面具有感染力和鲜明的主题。用色多则乱，繁则花，“用色不过三”就是一条常用的法则。
3.逻辑-结构原则
逻辑是整个PPT的灵魂，唯有逻辑，PPT才具有说服力。PPT的内容要怎么安排呢？这就是我们所要强调的结构问题，即内容组织要结构化。
在PPT答辩时，可以按“提出问题→分析问题→解决问题→评价结果”进行。注意以下几方面：
（1）PPT要有清晰、简明的逻辑，最好用“并列”或“递进”两类逻辑关系。
（2）一定要标示内容大纲，帮助听众掌握进度。
（3）一定要通过标号的不同层次“标题”，标明整个PPT的逻辑关系。
（4）每个章节之间，插入一个空白幻灯片或标题幻灯片。
（5）演示时，请顺序播放，切忌幻灯片回翻。
4.KISS设计原则
KISS 是Keep It Simple and Stupid的缩写。简单理解这句话就是，要把一个系统做得尽量简单，就连白痴也能会。通俗些说，“简单就是美”。幻灯片上的信息是为演示的主题服务的，而不是展示演示者艺术创作或多媒体技术水平的舞台。因此，应避免单纯追求计算机技术的时髦，将众多的图形、字体、重叠、旋转、渐变、虚化等效果不假思索地滥用，出现与内容风马牛不相及的设计，以致喧宾夺主，违背了演示文稿本身的特性。
在简单性原则下，设计中要“六忌”，即：一忌字体变化过多；二忌字号变化无层次；三忌色彩过艳过杂；四忌一页中文字字数过多；五忌动画效果过乱；六忌插入与文稿无关联的插图。
减少幻灯片信息量的措施有“浓缩”、“细分”和“渐进”3种方法。
（1）浓缩：对于文字，尽量使用简短和精练的句子，结构简单，使观众一看就懂。一张幻灯片上的文字，行数不多于6～7行，每行不多于20个字。图表和表格也要精简，否则就会显得过于繁杂。
（2）细分：对于文字，把原先置于一张幻灯片上的较多内容加以分解，分别放到几张幻灯片上，每张幻灯片上的内容具有相对的独立性。对于图表和表格，基本原则是一张幻灯片只放一幅图表或一个表格，但那些必须放在一起需要进行比较的除外。
（3）渐进：将一个幻灯片的信息分为几次按先后顺序进行显示，并且把演示着的演讲与相应显示的幻灯片信息相匹配，使观众每次所需要注视的信息量大为减少。
5.一致性原则
所谓一致性，就要求演示文稿的所有幻灯片上的背景、标题大小、颜色、幻灯片布局等，尽量做到保持一致。实践表明，与内容无关的任何变化，都会分散受众对演示内容的注意力，削弱演示的效果。
（1）风格统一：将幻灯片的主体统一为一致的风格，目的是使幻灯片有整体感，包括页面的排版布局，色调的选择搭配，文字的字体、字号等内容。
（2）排版一致：排版要有相似性，尽量使同类型的文字或图片出现在页面相同的位置。便于观看者阅读，清楚地了解各部分之间的层次关系。
（3）配色协调：幻灯片配色以明快醒目为原则，文字与背景形成鲜明的对比，配合小区域的装饰色彩，突出主要内容。
（4）图案搭配：图案的选择要与内容一致，同时注意每页图片风格的统一，尽量在不影响操作和主体文字的基础上进行选择。
（5）图表设置：以体现图表要表达的内容为选择图表类型的依据，兼顾其美观性，在此基础上增加变化。
6.1.2演示文稿制作步骤
演示文稿制作过程包括两个阶段：设计阶段和具体制作阶段。
1.设计阶段
设计阶段包括：拟定演示文稿大纲、设计演示文稿的内容和版面、确定幻灯片上对象的统一格式及主色调。
（1）拟定演示文稿大纲。
背景及任务
研究方法
研究结果
结果讨论
总结及进一步工作
演示文稿大纲是整个演示文稿的架子，只有这个架子搭好了，才能设计出好的演示文稿。它包括分析演示的每个要点，确定每个要点需要使用多少张幻灯片来配合。不同主题其大纲是不同的，产品介绍有产品介绍大纲，论文答辩有论文答辩大纲。但幻灯片的总数量将受到提供给演示的总时间的限制。经验表明，为保证播放效果，每张幻灯片的播放时间不能少于一分钟。所以，一旦演示时间确定后，需要制作的幻灯片的总数量也就大致定下来了。
演示文稿大纲可采用流程图来表示。
（2）设计演示文稿的内容和版面。
同样，演示文稿的内容和版面也要认真设计。这里，采用框图方法来规划演示文稿的内容和版面。
在设计框图时，主要考虑两方面的因素：
一是内容组织，因为一张幻灯片的面积有限，而且投影媒体要求字体不能太小，这意味着一张片子只能安排一段内容。所以既要考虑如何合理分割内容，并用简洁的语言来表达，又要考虑片子之间如何保持语义关联（如利用超链接等方法）。二是版面设计，在框图上大致勾勒一下自己的构思，将有助于演示文稿的具体制作。
制作演示文稿（PPT）时一般需要考虑以下方面：
内容：内容有助于演示文稿的目标实现，并包括所有必需的组成部分。
语法：没有拼写和语法方面的错误。
布局：演示文稿的布局及幻灯片顺序符合逻辑及美学观点，演示文稿的结构有意义且设计风格统一。
图形和图片：图片与内容相关，并有吸引力。图片的应用不会削弱内容的表达。
文本、颜色和背景：文本通俗易懂，背景的颜色与文本和图片颜色相辅相成。
图表和表格：图表和表格结构合理，位置适当。
链接：链接的格式统一并有效。
（3）确定幻灯片上对象的统一格式及主色调。
这里的对象是指幻灯片上具有相对独立性的内容或形式。一般可把对象粗线条地分为“文本类”，“图形类”，“图像类”，“视频类”与“音频类”等。所谓主色调，是指为加强演示效果而设置于幻灯片上的背景颜色以及对各个对象的着色。各类对象按需要还可加以进一步地细分。例如，可把文本类对象细分为标题、项目文本（或子标题）、普通文本、艺术字等。再如，图形类对象可细分为图表、表格、剪贴画、结构框图、自选图形等。每一类对象还可定义自己的格式，如对文本类对象，可以定义文字的字体、字号、字型、颜色等，此外还有文本框的填充效果和框线的样式。因此，在这一环节中，一项基本的工作就是统计全部幻灯片上所拟采用的对象形式，在此基础上将它们合并归纳成为主要的几类，并分别确定每种对象的格式。这样一来，除了极个别的对象外，幻灯片上所采用的对象形式大体一致。这样做，一是可使演示具有整体感，避免了分散受众注意力；二是易于采用复制的办法制作演示文稿，简化了制作过程。
2.具体制作阶段
（1）准备素材：主要是准备演示文稿中所需要的一些图片、声音、动画等文件。
（2）初步制作：按设计要求，将文本、图片等对象输入或插入到相应的幻灯片中。
（3）装饰处理：设置幻灯片中相关对象的要素（包括字体、大小、动画等），对幻灯片进行装饰处理。
（4）修改与优化：演示文稿制作完成后，必须进行彻底检查，以便改正错误、修补漏洞，有时还要进行优化。
（5）预演播放：设置播放过程中的一些要素，然后查看播放效果，满意后正式播放。
6.1.3开始制作演示文稿
一份演示文稿通常由一张“标题”幻灯片和若干张“普通”幻灯片组成。
1.系统启动
（1）启动PowerPoint2003，单击“文件”→“保存”命令，打开“另存为”对话框，选定“保存位置”，为演示文稿取一个便于理解的名称（如“毕业设计答辩”），然后按下“保存”按钮，将文档保存起来。在编辑过程中，通过按＋快捷组合键，随时保存编辑成果。在“另存为”对话框中，按右上方的“工具”按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“安全选项”，打开“安全选项”对话框，在“打开权限密码”或“修改权限密码”中输入密码，确定返回，再保存文档，即可对演示文稿进行加密。注意：设置了“打开权限密码”，以后要打开相应的演示文稿时，需要输入正确的密码；设置好“修改权限密码”，相应的演示文稿可以打开浏览或演示，但是，不能对其进行修改。两种密码可以设置为相同，也可以设置为不同。
（2）使用内容提示向导：单击“视图”→“任务窗格”命令，或＋，打开任务窗格。
在任务窗格的下拉列表中，选“新建演示文稿”，再单击任务窗格中的“根据内容提示向导”，根据提示进行后续每一步操作。任务窗格是一个重要的窗口，许多操作都可以在这个窗口下进行。
（3）使用设计模板：在任务窗格的下拉列表中，选“新建演示文稿”，再单击任务窗格中的“根据设计模板”，在任务窗格内的“应用设计模板”下拉列表中单击选取所需模板。
2.标题幻灯片制作
标题幻灯片相当于一个演示文稿的封面或目录页。启动PowerPoint2003以后，系统会自动为空白演示文稿新建一张“标题”幻灯片。在工作区中，单击“单击此处添加标题”文字，输入标题字符（如：论文题目）。
再单击“单击此处添加副标题”文字，输入副标题字符（如“答辩人：李军”等）。如果在演示文稿中还需要一张标题幻灯片，比如用于显示演示文稿的目录等，可以这样添加：单击“插入”→“新幻灯片”命令（或直接按＋快捷组合键）新建一个普通幻灯片。如果需要改变版式，可以在任务窗格的下拉列表中，选择“幻灯片版式”，在“应用幻灯片版式”下选择一种版式即可。
3.普通幻灯片制作
（1）新建一张幻灯片，在“幻灯片版式”任务窗格中的“应用幻灯片版式”下选择一种幻灯片版式（如选择“空白”样式）。将光标定位在左侧“大纲区”中，切换到“幻灯片”标签下，选中新建的幻灯片，然后按一下键，即可快速新建一张幻灯片。
（2）将文本添加到幻灯片中。输入文本，单击“插入”→“文本框”→“水平/垂直”命令，此时鼠标变成“细十字”线状，按住左键在“工作区”中拖拉一下，即可插入一个文本框，然后将上面构思的文本内容输入到相应的文本框中，并对文本框作一些简单处理。
设置要素：单击选中文本框，设置好文本框中文本的“字体”、“字号”、“字体颜色”等要素。
调整大小：将鼠标移至文本框的八个控点（空心圆圈）上，成双向拖拉箭头时，按住左键拖拉，即可调整文本框的大小。
移动定位：将鼠标移至文本框边缘处成四箭头状时，按住左键拖拉，将其定位到幻灯片合适位置上即可。
旋转文本框：选中文本框，然后将鼠标移至上端控制点（绿色实心圆点），此时控制点周围出现一个圆弧状箭头，按住左键移动鼠标，即可对文本框进行旋转操作。
参照上面的操作，完成后续幻灯片的制作，然后保存，演示文稿基本架子就制作完成了。
6.2素材1-图片
在进行演示文稿制作时，为了达到图文并茂的效果，人们往往习惯使用图片，但图片有时不符合我们的要求，因此需要对图片进行适当的处理。图片处理，即对图片进行亮度调节、裁剪、缩放、旋转、制作各种特殊效果等。对图片进行处理可以使图片变得更美观，甚至产生奇妙的艺术效果。
6.2.1插入图片
为了增强文稿的可视性，向演示文稿中添加图片是一项基本的操作。可插入的图片有多种类型：剪贴画、来自文件图片、自选图形、相册、艺术字和图标等。