文字段落格式化操作是指对文档中文字和段落本身的处理，包括文字的字体、大小、颜色、字距、特殊效果以及段落的间距、缩进、排列等。要使一篇文档美观和规范，仅仅进行简单的文字段落格式化操作是不能满足需要的，必须对文档进行整体的版面设计，通过编排达到文档的整体效果。因此，要完成一篇文档的高质量排版，首先应当根据文档的性质和用途进行版面设计。
一个文档的页面中包含了许多页面元素，具体包括：纸张、页边距、版式、文档网格、页眉和页脚、页码、文字、图片、标注、书签、目录以及索引等。版式设计并不关注版心内文字和图片的细节，而是结合文档内容着眼于完成文档版面的宏观布局分布，确定版心的位置，对于版心外元素页眉、页脚和页码等进行整体设置。
本章重点关注如下内容：
（1）页面设置：文档整体的页面设置，包括选择纸张、设置页边距、纸张方向、页眉和页脚区域、行列数等，规划版心的位置。
（2）文档大纲：根据文档实际内容确定文档的结构，并设置大纲级别或标题样式用以显示文档结构图或者是大纲视图。文档大纲能够明晰文档的结构，有助于文档的撰写和修订，也是文档分节的依据。
（3）文档分节：根据文档内容的框架，确定文档的分节情况。可根据节设置不同页眉、页脚和页码，设置分栏或根据节调整页面设置。
相对Word初级应用而言，节的引入是Word高级应用中最为重要的环节，也是多样化版面设计的基础。
1.1应用实例
以一篇毕业论文的撰写过程为例。毕业论文的主要内容包括封面、目录、图目录、表目录、绪论、各章节、结论、参考文献以及致谢等。每个学校对于毕业论文格式都有一致性和规范性的严格规定，都会给出包括字体、段落、间距、纸张、页眉和页脚、页码等的明确要求。
因此，毕业论文的版面设置必须从文档实际要求出发，根据论文特点，将论文分为多节，通过节格式的设定，给予版面设计鲜活的生命力。
1.2页面设置
一篇文档的页面设置，包括页面纸张设置、页边距设置、版式设置和文档网格。页面设置是版面设计的重要组成部分。虽名为页面设置，但其作用对象却主要是文档、节和段落文字。在一篇没有分节的文档中，在“文件”菜单的“页面设置”对话框中对页面进行的设置，可选择作用于整篇文档或者是插入点之后。但在分节后的文档中，页面设置可以选择只应用于当前节。在Word排版中，页面只是一种与打印纸匹配的显示方式，而页面设置的最小有效单位是“节”。
1.2.1纸张选取
在Word中新建的文档，默认使用A4幅面的纸张，纸张方向为纵向。A4纸张是日常使用中最为普遍的纸张大小。一般毕业论文的纸张选取虽然各所学校有所不同，但大多要求为标准A4幅面或者是16K幅面。关于纸张选取的相关设置，主要是在“页面设置”对话框的“纸张”选项卡中设置的。
1.“纸张”选项卡设置
（1）可设置纸张大小。单击“纸张大小”列表框右侧的向下箭头，在其下拉列表框中选取用于打印的纸型，有A4、B5等选项。也可以选择“自定义”，然后在“宽度”和“高度”框中键入数值或单击其右侧的上、下箭头，自己定义纸张的大小。
（2）可设置纸张来源。大多数激光打印机都有一个默认的自动进纸盒和一个手动进纸盒，Word2003在打印文档时允许用户指定使用的纸盒，第1页文档（首页）使用不同的纸盒。
（3）在“应用于”下拉式列表框中，根据用户自己的实际情况，选取设置所应用的范围。
2.应用于“本节”
应用于“本节”，这是经常被人疏忽的一个功能，但在实际应用中却非常实用。“节”是贯穿Word高级应用的重要概念，通常用分节符表示。在插入分节符将文档分节后，选择将页面设置的操作应用于本节，则可在指定的节内改变格式。在页面设置的各个选项卡，包括纸张、页边距、版式和文档网格设置中，都可以将操作应用于本节。
若在文档中选中某些文字再进行页面设置，则“应用于”下拉菜单中会变为“所选文字”、“所选节”、“整篇文档”，选择“所选文字”可为文字设置不同的页面参数。
3.纸张规格
我们在选取纸张的时候经常会提到纸张大小为A4、B5、16K（A4规格为21cm×29.7cm，B5为17.6cm×25cm，16K为19.69cm×27.31cm），这些名称是根据纸张的幅面命名的。一般我国的纸张生产企业会按照纸张幅面的基本面积，把常用于复印打印的纸张幅面规格分为A系列、B系列和K系列，幅面规格为A0的幅面尺寸为84.1cm×118.9cm，幅面面积为1平方米；B0的幅面尺寸为100cm×141.4cm，幅面面积为2.5平方米。若将A0纸张沿长度方式对开成两等份，便成为A1规格，将A1纸张沿长度方向对开，便成为A2规格，如此对开至A8规格；B0纸张亦按此法对开至B8规格。不难发现，一张A4纸的面积恰好是A0纸面积的1／2n，n＝4。A3纸的大小等于两张A4纸，B4纸的大小则是B5纸大小的两倍。
K型纸的命名略有不同，它是把一张大的1K纸（78.7cm×109.2cm）分为两张2K纸，把2K的纸分为一半为4K，由此直至16K，因而两张16K纸等于一张8K纸的大小。
鉴于纸张的幅面国内外有许多不同标准和规格，细心者一定早已发现，Word在纸张设置中有多种规格的纸型选择，比如B5就分为ISO（International Organization for Standardization ）和JIS（Japan Industry Standards）两种标准，16K和16开的大小也不同。在使用时只需按照实际纸张情况设置纸张大小即可。
1.2.2版心设置
版心一般是指页面中去除上、下、左、右留白的正文内容所在区域，更为直观地说，版心就是页面视图中表示页面的四个直角中间的区域。版心设置是指根据纸张选取情况，调整页边距和装订线距离，设置正文撰写的页面中心留白区域。版心设置一般是在“页面设置”的“页边距”选项卡中设置的。
1.“页边距”选项卡设置
“页边距”选项卡可对页边距、方向、页码范围等进行设置。
（1）页边距是指文档中的文本与纸张边线之间的距离。在新的空白文档中，Word2003默认左、右页边距为3.17cm，上、下页边距为2.54cm，Word会将文本打印在页边距范围之内。用户经常需要在页边距上增加额外的空间以便于装订，该空间与页边距之间的分隔线被称为“装订线”。在Word2003中装订线的位置可以在页面的上部，也可以在页面的左侧。
（2）方向给出了文档的显示方式：纵向、横向。有时文档的宽度很大，需要横向打印在一张纸上，可以通过设置文档的方向实现。
（3）页码范围给出了文档多页时的选项：普通、对称页边距、拼页、书籍折页、反向书籍折页。
下文将详细介绍。
2.“打印预览”中的页边距设置
更改页边距的功能非常有用，有时候为了增进文档的可读性，或为了获得更大的装订空间，可以增大左右页边距以缩短行的长度。对于页面很长的文档，可以缩小页边距，从而减少其页数。有时恰好一个页面多出几个文字，通过更改页面可以将文字缩成一页，并不影响页面美观。
使用“页面设置”对话框的“页边距”选项卡，可以精确地设置页边距。还有一种便捷地设置页边距的方法，就是在“页面视图”或“预览打印”状态下，通过在水平标尺或垂直标尺上拖动页边距线来设置页边距。使用步骤如下：
步骤1：切换到页面视图或打印预览视图中。
步骤2：将插入点放置在需要改变页边距的节或文档中。
步骤3：将鼠标指针移至水平标尺或垂直标尺的页边距线上。
步骤4：当鼠标指针变成双向箭头时，按下鼠标左键拖动水平标尺或垂直标尺上的页边距线。此时屏幕会显示一条点划线，表示当前页边距的位置。如想显示文本区域的尺寸和页边距大小，可按住键拖动页边距。
步骤5：拖至适当的位置后，释放鼠标左键。
注意：若文档中含有表格，在调整页边距后，可能也需要调整表格栏的宽度，以配合新设定的页边距。
3.多页设置
在“页码范围”的“多页”中，Word2003为排版中不同情况提供了普通、对称页边距、拼页、书籍折页、反向书籍折页等多页面设置方式，便于书籍、杂志、试卷、折页的排版。
（1）书籍、杂志页面设置：选取“对称页边距”，则左、右页边距标记会修改为“内侧”、“外侧”边距，同时“预览”框中会显示双页，且设定第1页从右页开始。从预览图中可以看出左右两页都是内侧比较宽。
（2）试卷页面设置：选取“拼页”，在“预览”框可观察到单页被分成两页。
【例1‐1】 打印试卷时，如何将两张A4纸的内容打印到一张A3纸上？
可以按照如下步骤设置（打印机必须支持A3打印）。
步骤1：将“页面设置”中的“纸型”设成A3，并设成“横向”。
步骤2：选中“页边距选项卡”中的“拼页”。
此时，虽然打印预览中仍然显示两张A4的内容，实际打印时将按照A3打印。
同样，用两张A5页面在A4纸上拼页也可采用这种方法。
（3）书籍折页设置：选取“书籍折页”或“反向书籍折页”，将以折页的形式打印，并可以设置“每册中的页数”。“反向书籍折页”创建的是文字方向为从右向左折页。
创建折页时，最好从一个新的空白文档开始，以便更好地控制文本、图形和其他元素的位置；也可以为原有文档添加书籍折页，但是添加书籍折页后，就需要重新安排一些元素。创建时，如果文档没有设为横向，Word会将其自动设为横向。
1.2.3版式设置
在“页面设置”的“版式”选项卡中，我们还可以设置有关页眉和页脚的高度、页面垂直对齐方式、行号、边框等。
（1）页眉和页脚。在“页眉和页脚”区域，可以设置页眉和页脚距边界的尺寸。注意，是距离页边界的尺寸而不是页眉、页脚本身的尺寸。奇偶页不同或首页不同的页眉、页脚设置，将在页眉和页脚章节详细介绍。
（2）垂直对齐方式。在“页面”区域的“垂直对齐方式”下拉列表框中，可以设置4种垂直对齐文本的方式：顶端对齐、居中、两端对齐、底端对齐。
“顶端对齐”项是默认对齐方式，表示页面最上一行与上页边界对齐。
选取“居中”项，页面内容在上、下页边距之间居中对齐。
选取“两端对齐”项，页面最上一行与上页边界对齐，最下一行与下页边界对齐。例如，文档或节的最后一页不满一页时，将扩展段落间距，使文本均匀分布在上、下页边距之内。
选取“底端对齐”项，页面最下一行与下页边界对齐。
（3）行号。单击“行号”按钮，可以为页面添加行号，设定编号的起始方式、距正文距离、间隔以及编号方式等。
（4）边框。选择“边框”按钮，可以为文字、段落或者整个页面添加边框。同样，“格式”菜单中的“边框和底纹”命令也可为页面添加边框。
【例1‐2】 页面边框制作。若需用Word设计一张邀请函或喜报，应当如何使用页面边框美化页面？
请注意以下两点：
（1）在“页面边框”对话框中可以选择线型或者是艺术型边框，可调整边框的颜色和宽度。
（2）在“页面边框”选项卡中，点击“选项”按钮，可打开“边框和底纹选项”对话框，设置页面边框距离页边或文字的距离。
可以“文字”或是“页边”为度量依据，设置边框距离文字或者边框距离页边的距离。只有选择度量依据为“文字”后，才可以使用“选项”区域的大部分选项。
“段落边框和表格边界与页面边框对齐”：选中此复选框可消除相邻边框间的空白区域。只有在表格边界到页面边框的距离小于等于一个字符宽度（10.5磅）时，Word才会将其对齐。
“总在前面显示”：表示将页面边框置于与页面边框交叠的任何文字或对象的上面。
“环绕页眉”：将页眉包含在页面边框之内。如果希望页面边框不包括页眉，可清除此复选框。
“环绕页脚”：表示将页脚置于页面边框之内。如果希望将页脚置于页面边框之外，可清除此复选框。
1.2.4文档网格
在“版式”选项卡中，可对页面的整体版式进行设置，在“文档网格”选项卡中则可进一步对页面中的行和字符进行设置。
打开“页面设置”对话框，单击“文档网格”选项卡，在“文字排列”中可以设置文字方向和页面的栏数。在“网格”中，可选择“只指定行网格”、“指定行和字符网格”、“文字对齐字符网格”。
若在“网格”中选择了“指定行和字符网格”复选框，可以设置每行的字符数、字符的跨度、每页的行数、行的跨度。字符与行的跨度将根据每行每页的字符数自动调整。
在“文档网格”选项卡的下方有两个按钮，分别是“绘图网格”和“字体设置”。通过“字体设置”可以预设或设置文档中的字体。