批注适用于多人协作完成一篇文档的情况。例如，在完成毕业论文过程中，往往要请导师或其他同学对论文进行审定，他们在对论文进行审阅时，如果对论文中的哪个内容有不同看法或建议，可以插入批注，每个批注由审阅者名称开头，后面跟一个批注号。论文作者最后统一阅读批注，综合考虑每位审阅者的意见，并对论文进行最后修改。批注可以减少文档修改工作量，提高文档的编辑效率。
1.插入批注
先选择要添加批注的文本或对象，单击“插入”→“批注”，在批注框中输入注释。
提示：在普通视图和大纲视图下，批注框不显示在页边距区，插入批注时，文档会自动打开“主文档修订和批注”审阅窗格，批注操作将在审阅窗格中完成。
加了批注的文本或对象会被括号括起来并以一定的格式突出显示。
2.修改批注
右击添加了批注的文本或对象，单击“编辑批注”，鼠标将直接定位在批注框或审阅窗格，审阅者可对原来的注释内容进行修改。在页面视图或Web版式视图下，审阅者也可以直接将鼠标定位在批注框中的编辑点进行修改。
如果要修改添加了批注的文本或对象的突出显示颜色或批注框的格式，单击“审阅”工具栏上的“显示”→“选项”，打开“修订”对话框，对“批注颜色”和“批注框”进行设置。
批注框文本的格式通过单击“格式”→“样式和格式”，在“请选择要应用的格式”下面，对“批注框文本”、“批注文字”等进行“修改”（具体操作参考第2章）。
3.删除批注
对于文档中多余的批注，可以有选择性地进行单个或部分删除，也可以一次性删除所有批注。
（1）删除单个批注。
右击要删除的批注，单击“删除批注”。
（2）删除所有批注。
单击“审阅”工具栏中“拒绝所选修订”按钮右侧箭头，然后单击“删除文档中的所有批注”。
（3）删除指定审阅者批注。
要删除指定审阅者的批注，必须先单独显示该审阅者的批注，然后对所显示的批注进行删除。单击“审阅”工具栏中“显示”→“审阅者”，将“所有审阅者”前的复选框√ 去掉，再重复一遍刚才的操作，将要删除的审阅者前的复选框打上√。选择了显示lisa的批注，接着单击“审阅”工具栏中“拒绝所选修订”按钮右侧箭头，然后单击“删除所有显示批注”，就将文档中所有lisa 所做的批注被删除。
4.显示或隐藏批注
单击“审阅”工具栏上的“显示”按钮右侧的箭头，单击“批注”命令。若“批注”前面有“√”，表示显示批注，反之则不显示批注。
3.4.2标记修订
批注仅是对文档添加的注释，并没有改变文档的内容。有时审阅者或编辑会直接对文档进行修改，怎么知道文档哪些内容被修改过了呢？只要启用修订功能就可以了。修订功能可以对文档中所做的任何操作，对插入、删除、修改、改变格式等操作进行标记。标记修订可以防止误操作对文档带来的损害，提高了文档的严谨性。
单击“工具”→“修订”，或单击“审阅”工具栏上的“修订”按钮，文档进入修订状态。在修订状态下，对文档的任何操作都被标记出来。
提示：启用修订后，文档下方的状态栏上“修订”二字以黑色突出显示。
3.4.3查看修订和批注
单击“审阅”工具栏上的“后一处修订或批注”或“前一处修订或批注”按钮，逐项向后或向前查看文档中所做的修订或批注。
单击“审阅”工具栏上的“审阅窗格”按钮，在“主文档修订和批注”窗格中可以查看所有的修订和批注，以及标记修订和插入批注的作者和时间。
如果参与修订或批注的审阅者超过一个，选择所有或某个审阅者进行查看。
3.4.4审阅修订和批注
在查看修订和批注的过程中，作者可以接受或拒绝审阅者的修订，采纳或忽略审阅者的批注。
1.审阅修订
（1）接受修订。
单击“审阅”工具栏上“接受所选修订”右侧箭头，下拉的“接受修订”、“接受所有显示的修订”和“接受所有修订”菜单命令，分别接受单个修订、某个审阅者的修订和所有审阅者的修订。
当接受修订时，它将从修订转为常规文字或是将格式应用于最终文本。接受修订后，修订标记自动被删除。
（2）拒绝接受修订。
单击“审阅”工具栏上“拒绝所选修订”右侧箭头，下拉的“拒绝修订/删除批注”、“拒绝所有显示的修订”和“拒绝对文档所做的所有修订”菜单命令，分别拒绝单个修订、某个审阅者的修订和所有审阅者的修订。
拒绝接受修订后，修订标记自动被删除。
例如，对图3‐2中的第4处修订“拒绝删除”，再“接受对文档所做的所有修订”。
2.审阅批注
批注不是文档的一部分，作者只能参考批注的建议和意见。如果要将批注框内的内容直接用于文档，要通过复制、粘贴的方法进行操作。
3.4.5打印文档的修订表
通过打印文档的修订表，可以集中查看修订和批注，方便对文档的进一步编辑。单击“文件”→“打印”，打开“打印”对话框，在“打印内容”的下拉列表框中选择“标记列表”。
提示：打印时，“打印内容”选择“文档”，将打印不带标记的文档；“打印内容”选择“显示标记的文档”，那么文档和批注以及修订全都打印出来。
3.4.6保护文档以供审阅
Word可以设置打开文档密码和修改文档密码，为文档提供第一层保护。单击“工具”→“选项”→“安全性”，“安全性”对话框，分别对“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”进行设置。
在打开带有密码保护的文档时，必须先输入“打开文件时的密码”，再输入“修改文件时的密码”。第一个密码不正确将无法打开文档，第二个密码不输入，则只能以“只读”方式打开文档。
还要进一步对文档进行编辑限制保护，保证他人在打开文档时，只能进行指定的编辑操作。这项保护文档的目的是防止他人随意修改文档，同时追踪修订，使文档的所有修改都标记下来，留待文档作者（或有能力取消文档保护的人）审阅修订后决定文档的终稿。
1.保护文档
单击“工具”→“保护文档”，对“2.编辑限制”下的“仅允许在文档中进行此类编辑：”
复选框打√，在下拉列表中选择一个编辑选项。不允许他人对文档做任何修改，选择“未做任何修改（只读）”；只允许他人对文档进行批注操作，选择“批注”；要强制每个修改文档的人都被跟踪，选择“修订”，启用修订标记。接着单击“3.启动强制保护”下的“是，启动强制保护”按钮，设置文档的编辑限制保护密码。
2.取消文档保护
“保护文档”按钮变成了“撤消文档保护”按钮。单击“撤消文档保护”，在“取消保护”对话框中输入保护文档时设置的密码，即可撤消对文档的保护。取消文档保护后，文档才能进行“接受修订”等操作。
3.4.7比较并合并文档
万一没有设置追踪修订的保护文档功能，并且还有人对文档做出了修改，仍有最后一个方法，“比较并合并文档”功能，让Word以修订方式标记两个文档之间的不同。以3.1.2“论文修订”为例，在没有设置追踪修订功能的情况下，直接打开导师修改后返回的文档就看不到修订标记，怎么知道哪些地方做过修改了呢？
先打开论文原稿，单击“工具”→“比较并合并文档”，在“比较并合并文档”对话框中选择要比较的文档，即论文修改稿，单击“合并”按钮。两个文档的比较结果会以修订标记显示在被比较的文档中，即论文修改稿会自动显示修改标记。
通过“审阅”工具栏进行修订审阅，接受／拒绝每一处的修订。
提示：在论文原稿中，单击“窗口”→“并排比较”，选择论文修改稿文档进行并排比较。在浏览过程中，两个并排比较的文档会同步滚动光标。
3.5习题
1.老师要设计一份试卷给学生测试用，使用16开横排左右两栏，要求每栏都有页码，也就是说每页有两个相邻的页码。请使用Page 域和＝（Formula）域完成页码设置。
2.很多文档中都包含许多提示，为方便读者查询，运用TC 域和TOC 域为文档中的提示单独编制一份目录。
3.学期结束了，班主任要给每个学生寄送成绩通知单。成绩数据已经保存在“Score.xls”文件中，通过邮件合并给每个学生生成一份成绩通知单。
4.完成一份Word高级应用学习总结报告。启用修订功能，将总结报告发送给同学，请他们给文档加上批注和修订。运用“审阅”工具栏，根据批注和修订完成终稿。