不管是文件柜还是卷宗夹，总是在不断地膨胀。找东西需要的时间越来越长，信息不断在过时，地方越来越紧张，工作中乐趣越来越少。其实事情完全不必弄到如此地步，你只要从下述五个方法中挑选出一、二个适合自己的，就完全可以把纸张的洪流控制住。
1.三份规则
每次在一个不断膨胀的卷宗夹子里找东西时，都淘汰三份过时的资料。经常想一想优化法中的小步快跑原则。你应该为每一份过时的文件感到高兴：它减轻了你的文件夹的负担，也减去了你心灵和时间的负担。
2.替换法
每次往档案柜里放进一份新的资料时，就马上扔掉一份过时的。不要把这些资料当成永恒的占有物，而把它们看做不会永远留下来的客人。
3.间歇处理法
每天下班前把一两个文件夹、卷宗夹子或文件筐放在办公桌上。第二天在某个时候“顺便”处理一下，例如在休息喝咖啡时，等候什么人或事的时候，两项日程的空档时间，或者是你不愿再做别的什么事的时候。
4.注明有效日期
在文件夹或卷宗夹子上标明这些文件失去作用的时间。例如对有一定时效性的计划和预算可注明“到期时间为2002年12月31日”或者写上“2002.6.30归档”。另外你也可以做些提醒自己扔掉这些文件的标记，或者是写到日程表中。
5.庆贺任务完成
每当完成一个项目后，立即清理有关的文件和卷宗。把一切不再需要的文件或书籍退还或者扔掉。对于今后还可能用到的资料马上放进一个卷宗夹子里，然后你就庆贺自己所做的一切吧！