前已述及，在PowerPoint的幻灯片中，还可以插入文本框、表格、图形、图片、图表、艺术字、组织结构图以及声音和影片等内容，很好地使用这些操作，可以使幻灯片鲜明活泼、直观生动、富有说服力，为演讲者的表演增添色彩。
有关文本框的内容，已在第二章第一部分做过介绍。下面介绍其他部分的内容。
一、插入表格
用户可以根据需要，在幻灯片中插入Word类型的表格。具体操作如下：
（1）选中幻灯片：单击选中要插入表格的幻灯片。
（2）插入表格：有两种方法，一是单击常用工具栏中的“插入表格”按钮，在出现的下拉表格中移动鼠标，选好表格的行数和列数后单击一下左键，即可插入一个表格；二是单击“插入”菜单中的“表格”命令，在出现的“插入表格”对话框中选好表格的行数和列数，然后单击“确定”即可。
插入的表格如果位置、大小、长度和宽度等不合适，可以拖动四边的控制点进行调整。单击表格中的单元格，将插入点移到其中，即可输入表格中的文字。也可以单击常用工具栏中的“表格和边框”按钮，自己绘制或修改表格。
二、插入图形
插入图形是指插入用户使用绘图工具绘制的图形，在第二章中曾经简单介绍过，下面详细介绍绘制和插入图形的有关操作。
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绘图工具栏是用户绘制和对图形进行各种操作的工具和命令的集合。使用视图“菜单”中的“工具栏”命令，可以打开绘图工具栏，系统一般将其放置在屏幕下端。
绘图工具栏中有“绘图”和“自选图形”两个菜单，单击其按钮，即可打开。自选图形菜单中包含了可以应用的各种图形，用户可以选择使用。绘图菜单中集中了有关对图形进行操作、设置和调整的各项命令。
绘图工具栏还有对应于上述两个菜单中的常用命令的快捷按钮。这些菜单和按钮分别是：绘图菜单、选择对象、自由旋转、自选图形菜单、直线、箭头、矩形、椭圆、文本框、竖排文本框、插入艺术字、插入剪贴画、填充颜色、线条颜色、字体颜色、线型、虚线线型、箭头样式、阴影和三维效果。
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1.直线和箭头
绘制直线的具体步骤如下：
（1）选中绘图工具：单击绘图工具栏中的“直线”按钮，移动鼠标到要绘制图形的幻灯片上，鼠标指针变为十字形状。
（2）绘制直线：在直线起点处按下左键，沿要绘制的直线方向拖曳，等长度合适时松开鼠标即可。
（3）调整直线：此时直线两端有两个控制点，用鼠标拖动可以改变直线的长度和方向。将鼠标移到直线上，等指针变为十字箭头时，按下左键拖曳，可以整体移动直线，但不改变直线的长度和方向。
绘制箭头的方法与直线相同，只是必须单击“箭头”按钮选择的箭头绘图工具。
2.绘制椭圆和正圆
（1）选中绘图工具：单击绘图工具栏中的“椭圆”按钮，移动鼠标到要绘制图形的幻灯片上，鼠标指针变为十字形状。
（2）绘制椭圆：在合适的起点按下左键，沿一定的方向拖曳，等合适时松开鼠标即可。
（3）调整直线：此时椭圆周围出现了八个控制点，用鼠标拖动任何一个，可以沿一定的方向改变椭圆的形状。将鼠标移到椭圆上，等指针变为十字箭头时，按下左键拖曳，可以整体移动椭圆，但不改变其形状。绘制好的椭圆会按系统默认的颜色进行填充。
绘制正圆的方法与椭圆的基本相同，只是在第二步绘制正圆时，拖曳鼠标的同时要按住上档键（Shift）不松开，等圆画好以后，先松开上档键，再松开鼠标即可。
3.矩形和正方形
绘制矩形的具体步骤如下：
（1）选中绘图工具：单击绘图工具栏中的“矩形”按钮，移动鼠标到要绘制图形的幻灯片上，鼠标指针变为十字形状。
（2）绘制矩形：在合适的地方按下左键，沿右上方或右下方拖曳，等矩形的长度和高度合适时松开鼠标即可。
（3）调整矩形：此时矩形周围出现了八个控制点，用鼠标拖动任何一个，可以沿一定的方向改变矩形的形状。将鼠标移到矩形上，等指针变为十字箭头时，按下左键拖曳，可以整体移动矩形，但不改变其形状。绘制好的矩形会按系统默认的颜色进行填充。
绘制正方形的方法与矩形的基本相同，只是在第二步绘制矩形时，拖曳鼠标的同时要按住上档键（Shift）不松开，等正方形画好以后，先松开上档键，再松开鼠标即可。
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在绘图工具栏中的“自选图形”菜单中有许多自选图形，内容十分丰富。根据需要用户可以随时插入其中所需的图形，也可以用其他图形替换掉不满意的图形。第二章中详细介绍了使用“插入”菜单中的“自选图形”命令插入自选图形的方法，这里则介绍使用“绘图工具栏”插入自选图形的方法。
1.插入自选图形
（1）选择自选图形：用鼠标单击“自选图形”菜单，再在出现的子菜单中单击要插入的图形图标。
（2）插入图形：移动鼠标到幻灯片中要插入图形的位置，单击左键，即可插入图形。
（3）调整图形：要调整自选图形的大小，可通过拖曳边框上的控制点（八个小正方形）进行；如果要调整自选图形的位置，移动鼠标到自选图形当中，等到鼠标指针变为十字箭头形状时，按下左键拖曳到合适位置即可。
2.更改自选图形：
（1）选中要更改的图形：要更改图形，首先单击选中该图形。
（2）选择更改后的图形：用鼠标单击“绘图”菜单，再在出现的“改变自选图形”的子菜单中单击需要的图形即可。
用户也可以对自选图形进行调整，包括其长度和宽度、位置等，方法与前一部分介绍的一样。要删除自选图形，先选定图形，再按键盘上的删除键（Delete）或单击常用工具栏中的“剪切”按钮即可，也可使用编辑菜单中的剪切命令。
此外，用户还可以按照第二章中介绍的方法，向图形中输入文字等内容。
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用户可以给每个图形添加不同的效果，包括改变图形当中填充的颜色、设置不同的阴影和三维效果。
1.更改填充颜色
在前面添加的图形范围中，可以看到默认的填充颜色。用户可以重新填充其他颜色，具体步骤如下：
（1）选定图形：单击选中要改变填充颜色的图形。
（2）打开填充颜色对话框：单击绘图工具栏中“填充颜色”按钮右侧的黑色向下小三角，打开填充颜色对话框。
（3）更改填充颜色：单击填充颜色对话框中的颜色按钮，即可更改填充颜色。如果想选择当前没有列出的颜色，单击“其他填充颜色”再选中即可。如果不要填充颜色，单击“无填充色”。
2.使用填充效果
没有设置填充效果时，图形中的填充颜色是均匀而没有变化的，比较单调。使用填充效果则可以使色彩有明暗、方向等的各种变化，从而使幻灯片的视觉效果更佳。具体操作步骤如下：
（1）选定图形：单击选中要设置填充效果的图形。
（2）打开填充效果对话框：单击绘图工具栏中“填充颜色”按钮右侧的黑色向下小三角，打开填充颜色对话框，在单击下面的“填充效果”按钮，打开“填充效果”对话框。
（3）设置填充效果：在对话框中有四个选项卡及其相应的选项。根据需要，单击所需的选项卡和相应的选项，即可设置填充效果。
3.设置阴影
（1）选定图形：单击选中要设置阴影的图形。
（2）添加阴影：单击绘图工具栏中“阴影”按钮，打开设置阴影对话框，其中列出了20种阴影样式，单击其中一种即可给图形加上阴影。如果要取消已经设置的阴影，单击“无阴影”即可。
（3）设置阴影效果：如果想使阴影的效果更加满意，单击绘图工具栏中的“阴影”按钮，打开设置阴影对话框，再单击“阴影设置”，出现“阴影设置”工具栏，第一个按钮可以用来“设置/取消阴影”，中间四个是沿上、下、左、右四个方向移动阴影，最后一个是设置阴影的颜色及其效果。用户可根据需要选择。
4.设置三维效果
给图形添加三维效果，可以更改图形对象的深度和光线的颜色、角度和方向，还可以更改表面放射效果。具体操作如下：
（1）选定图形：单击选中要设置三维效果的图形。
（2）添加三维效果：单击绘图工具栏中“三维效果”按钮，打开设置三维效果对话框，其中列出了20种三维效果样式，单击其中一种即可给图形加上三维效果。如果要取消已经设置的三维效果，单击“无三维效果”即可。
要注意的是，不能给图形同时添加阴影和三维效果，如果设置了其中一个效果，在添加另一个效果后，前面的效果就会消失。
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1.选中图形
选中图形是对图形进行操作的前提。
如果幻灯片中只有一个图形，单击该图形即可选中。
如果有多个图形，则必须配合使用键盘上的“Shift”键，具体方法是：先按住“Shift”键不松开，依次用鼠标单击要选择的图形即可。之后可以看到选中的每个图形四周都出现了控制点。
2.复制图形
复制图形的操作有多种方法，常用的有下列三种：一是使用常用工具栏中的“复制”和“粘贴”按钮；二是使用“编辑”菜单中的“复制”和“粘贴”命令；三是鼠标和“Ctrl”键的组合，即使用鼠标拖曳图形的同时按住“Ctrl”键。在前面第二章的“复制幻灯片”操作中已经介绍过类似的方法，这里不在重复。
3.调整图形
调整图形包括调整图形的大小和旋转角度。
（1）调整图形的大小：选中图形后会在图形四周出现八个控制点，用鼠标沿一定方向拖动这些控制点，即可改变图形的长和高，从而改变图形的大小。
（2）调整图形的旋转角度：角度的调整有自由角度和固定角度两种方式。
自由角度旋转：可用两种方法完成此项操作。一是单击绘图工具栏中的“自由旋转”按钮；二是单击绘图工具栏中的“绘图”菜单，再移到“旋转或翻转”项上，出现其子菜单，单击“自由旋转”命令。之后，在图形四周会出现带有四个绿色圆点的虚线框，用鼠标拖住某个圆点转动，可以看到图形也同时旋转，到合适角度时松开即可。此时可以看到图形旋转后的位置。如不需要再进行旋转操作，重新单击绘图工具栏中的“自由旋转”按钮，或者是在幻灯片的空白处单击一下鼠标左键，即可退出旋转操作状态。
固定角度旋转：如果用户需要将图形按照一定的方向和确定的度数进行旋转，必须使用此种方法。具体操作是：先选定图形，然后或使用“格式”菜单中的“自选图形”命令，或是用鼠标右击图形边框来使用其快捷菜单中的“设置自选图形格式”命令，都会出现“设置自选图形格式”选项窗口。单击“尺寸”选项卡，然后在“旋转”选项框中直接输入或者单击后面的增、减按钮选择所需的角度数值（正的角度数是顺时针旋转，负的角度数是逆时针旋转），再单击确定即可。此时可以看到图形旋转后的位置。
要注意的是，如果开始选中的是多个图形，则上述调整将会对这些图形同时起作用。
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如果用户插入了多个自选图形，这些图形可能排放得不很整齐，有时需要将这些图形对齐排列。具体操作如下：
（1）选中图形：按住键盘上的“Shift”键，用鼠标依次单击选中多个图形。
（2）对齐或排列图形：单击绘图工具栏中的“绘图”菜单，再单击“对齐或分布”子菜单中的对齐或排列类型的命令即可。
如果选择菜单中的“相对于幻灯片”命令，则上述对齐和排列操作是以幻灯片的版面为参照依据的。如果不选择菜单中的“相对于幻灯片”命令，则上述对齐和排列操作是以某个图形的位置作为参照，如这种情况下选择“右对齐”，则所有的图形都以最右边图形的右侧作为右对齐的边界。
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旋转和翻转是对图形的角度和方向的调整。具体操作如下：
（1）选中图形：选中要进行旋转或翻转的一个或多个图形。
（2）旋转或翻转图形：单击绘图工具栏中的“绘图”菜单，移动鼠标到“旋转和翻转”命令上，出现其子菜单。根据需要单击其中的旋转和翻转类型的命令即可。
当然也可选择“自由旋转”命令，对图形做任意角度的旋转。
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如果插入了多个自选图形，这些图形很可能交叉重叠摆放在一起，尤其是使用了“排列和对齐”图形命令以后，有些图形被压在了其他图形的下面。有时是需要这种叠放在一起的效果的，但是用户可能需要对叠放的层次有所安排，比如将某个图形放在最上面。这可以使用“叠放次序”命令来完成。具体操作如下：
（1）选中图形：选中要设置叠放次序的一个或多个图形。
（2）设置图形的叠放次序：单击绘图工具栏中的“绘图”菜单，移动鼠标到“叠放次序”命令上，出现其子菜单。根据需要单击其中的命令即可。
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一张幻灯片中的多个自选图形是依次插入到幻灯片当中的，彼此是相互独立的，就是说，要对这些图形都进行相同的设置、移动等操作，只能一个一个地进行。如果用户先使用“组合图形”命令把多个图形组合为一个整体，则可以同时对组合在一起的进行操作和设置。这一功能是非常有效的。具体操作如下：
1.组合图形
（1）选中图形：选中要进行组合的多个图形。
（2）设置组合：单击打开绘图工具栏中的“绘图”菜单，或是在选择的图形区域右击鼠标打开快捷菜单，再单击其中的“组合”命令即可。可以看到，原来在每个图形周围都有一组控制点，而现在只有组合后的一组控制点了，表明选中的图形组合成了一个整体图形。
2.取消组合
组合后的图形也可以重新将其分开成彼此独立的图形，以便对其中的某个图形进行修改等操作。这可以使用“取消组合”命令来完成。具体操作如下：
（1）选中图形：选中要已经组合过但要取消组合的图形。
（2）取消组合：单击打开绘图工具栏中的“绘图”菜单，或是在选择的图形区域右击鼠标打开快捷菜单，再单击其中的“取消组合”命令即可。可以看到，刚才只有组合后的一组控制点出现在图形周围，而现在每个图形周围都有了一组控制点，表明已经把组合成一个整体的多个图形重新拆分成了单个图形。
3.重新组合
重新组合命令适用于刚刚进行过取消组合操作的图形。使用重新组合命令是将刚刚取消组合的图形再次组合在一起，所以不用选中这些要重新组合的图形；当然选中了也可以。具体操作如下：
单击打开绘图工具栏中的“绘图”菜单，或是在选择的图形区域右击鼠标打开快捷菜单，再单击其中的“重新组合”命令即可。可以看到，一组控制点又出现在组合后的图形周围。
上述有关组合的命令也可以实现文本框、图形和后面介绍的图片之间的组合，操作方法完全相同。
三、插入图片
插入图片是增强演示文稿的艺术性、活跃演讲现场气氛的重要手段之一。用户可以插入PowerPoint自带的剪贴画类型的图片，也可以插入来自其他文件（包括来自扫描仪或数码相机）的图片。
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视用户使用的幻灯片版式的不同，插入剪贴画的方法一般有两种，一种是在含有剪贴画版式的幻灯片中插入剪贴画，另一种是在没有剪贴画版式的幻灯片中插入剪贴画。
第一种方法：在没有剪贴画版式的幻灯片中插入剪贴画。具体操作如下：
（1）显示幻灯片：将要添加剪贴画的幻灯片显示出来。
（2）打开“插入剪贴画”窗口：单击“插入”菜单，再单击其中的“图片”子菜单下的“剪贴画”命令；或是单击绘图工具栏中的“插入剪贴画”按钮，都可打开“插入剪贴画”窗口。
（3）插入剪贴画：此时窗口下方列出了系统中的剪贴画类别，单击类别按钮可以看到该类别当中的剪贴画，选择其中一张单击鼠标左键，会在旁边弹出一个快捷菜单，再单击第一个按钮“插入剪辑”，即可插入剪贴画。不需要使用时单击窗口的关闭按钮退回幻灯片中。
（4）调整剪贴画：插入的剪贴画四周会出现控制点，用鼠标拖动可以改变其大小；也可以拖动剪贴画进行位置上的调整。
第二种方法：在含有剪贴画版式的幻灯片中插入剪贴画。具体操作如下：
（1）显示幻灯片：将含有剪贴画版式的幻灯片显示出来。
（2）打开“Microsoft剪贴图库”窗口：在幻灯片的“双击此处添加剪贴画”处双击左键，即可打开与“Microsoft剪贴图库”窗口。
此后的操作步骤与第一种方法完全相同。
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从数码相机或扫描仪中获得的图片，可以丰富幻灯片的内容，使用户按照自己的需要创建更具个性化的演示文稿。通过插入来自文件的图片可以完成此类操作。具体操作步骤如下：
（1）选中幻灯片：选中要插入图片的幻灯片。
（2）打开“插入图片”窗口：单击“插入”菜单，再单击其中的“图片”子菜单下的“来自文件”命令，即可打开“插入图片”窗口。
（3）选择并插入图片：此时使用窗口中的“查找范围”打开要插入的图片文件所在的驱动器或文件夹，在下方即出现图片文件列表，单击选中其中一个图片文件，可在右边预览该图片，如果满意单击“插入”按钮，即可插入图片。
四、插入图表
PowerPoint内嵌有专门的图表制作程序Microsoft Graph，可使用户方便地在幻灯片中插入并制作各种类型的数据图表。Graph图表由数据表和图表两部分组成，其中数据表是用户输入数据的一个二维数据表格，而图表则是由这些数据转换生成的直观造型。系统默认的方式是只在幻灯片中显示一定造型的图表，不显示生成图表的数据表格。
用户既可以在带有图表版式的幻灯片中插入图表，也可以在不带有图表版式的普通幻灯片中插入图表。下面介绍在普通幻灯片中插入、编辑图表的方法。
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添加图表是在幻灯片中生成图表的第一步。具体操作如下：
（1）显示幻灯片：首先要使需要添加图表的幻灯片显示出来。
（2）启动Microsoft Graph：单击“插入”菜单中的“图表”命令，即可出现数据表窗口和图表类型。此时数据表中的数据和图表的造型均是系统默认的样例，用户必须输入实际数据方可得到所需的实际图表，并可选择图表的其他样式。
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数据表是一个普通的二维表格，由行标题（东部、西部、北部）、列标题（第一、二、三、四季度）、单元格（含有数据）、列号（A、B、C、D、E等）和行号（1、2、3、4、5等），与Excel表相似。由于当前的数据表中的标题和数据并非是实际内容，因此必须对其进行修改和编辑。具体操作如下：
（1）修改标题：单击要输入新的行、列标题的单元格，单元格四周出现黑色边框表明已被选中，输入新的标题再敲回车即可。在此过程中会看到图表中的标题被更换为新标题。
（2）修改数据：单击要输入新的数据的单元格，单元格四周出现黑色边框表明已被选中，输入新数据再敲回车即可。也可以使用鼠标拖曳先选定所有的数据单元格，然后输入数据并敲回车即可。在此过程中会看到图表中的柱形的高度会随数据的输入而变化。
（3）关闭数据表：如果不需要再对数据表进行修改，单击“视图”菜单中的“数据工作表”即可关闭数据表。如果想再对其进行修改，单击“视图”菜单中的“数据工作表”打开数据表即可。
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当前图表是系统默认的“柱形图”样式，用户可默认这种样式，也可对其进行编辑修改。编辑修改图表的操作包括对图表类型的选择和图表元素的编辑，下面将分别进行介绍。
1.选择图表类型
选择图表类型实际上是选择图表的外观形状，具体操作如下：
（1）打开“图表类型”选择窗口：单击“图表”菜单中的“图表类型”命令，或在图表区域单击鼠标右键，再单击弹出的快捷菜单中的“图表类型”命令，都可打开“图表类型”选择窗口。
（2）更改图表样式：此时在“标准”选项卡中列出了14种图表类型和对应的子图表类型，以及子类型图表的名称。分别单击左边的图标类型和右边的子图表类型，再单击确定，即可选中新的图表类型。如果对“标准”选项卡中的图形不满意的话，用户还可以单击“自定义类型”选项卡选择其中的图表样式。
2.设置图表元素
设置图表元素是对图表的标题、图例、网格线、坐标轴、数据标志等进行修改和设置。具体操作如下：
（1）打开“图表选项”对话框：单击“图表”菜单的“图表选项”命令，或在图表区域单击鼠标右键，再单击菜单中的“图表选项”命令，都可打开“图表选项”对话框。
（2）设置图表元素：“图表选项”对话框共有六个选项卡，分别用于对图表中的各项内容进行设置。单击一个选项卡，选择其中的选项并根据需要输入内容，再单击确定即可。
（3）修改图表元素：对于已经设置好的图表元素如果要重新修改，可在图表中用鼠标右键单击该元素，再在弹出的快捷菜单中选择相应的命令即可。
要在带有图表版式的幻灯片中插入图表，只需根据提示“双击此处添加图表”在添加图表区域双击鼠标，可以启动Microsoft Graph程序，之后按照上述步骤操作即可。
五、插入艺术字
艺术字是具有特殊效果的文字，可以为幻灯片增添艺术效果，同时也可以传达文字信息，从而使演示文稿更富于表现力和观赏性。
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幻灯片中插入的艺术字，不是字符格式，而是图形对象，因此不能向数据表中添加艺术字。具体操作如下：
（1）显示幻灯片：将要插入艺术字的幻灯片显示出来。
（2）选择“艺术字”式样：单击“插入”菜单，再单击其中的“图片”子菜单下的“艺术字”命令；或者单击绘图工具栏中的“插入艺术字”按钮，即可打开“艺术字”库窗口，其中列出了30种艺术字样式，单击选中一种样式，然后单击确定，出现“编辑艺术字文字”窗口。
（3）输入并插入艺术字：在“编辑艺术字文字”窗口中，根据提示，直接输入要插入的艺术字的文字内容，还可设置其字体和字号。最后单击确定，即可插入艺术字。
（4）调整艺术字：此时插入的艺术字像图形一样，周围出现了八个控制点，可使用鼠标拖曳控制点改变艺术字的大小，或移动其位置。
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已经插入的艺术字如果不满意，可以进行修改，包括修改文字内容、更换一种艺术字样式和颜色等。具体操作如下：
（1）选中艺术字：将鼠标移动到要修改的艺术字上，等到指针变为十字箭头形状时，单击左键即可选中，此时在艺术字四周会出现带有八个控制点的方框。
（2）修改艺术字：单击右键，弹出快捷菜单。
单击其中的“编辑文字”命令，可以对艺术字的文字内容进行修改；单击“设置艺术字格式”命令，可以打开“设置艺术字格式”对话框，在其中可对艺术字的填充颜色、文字线条粗细、高度和宽度、旋转角度、在幻灯片中的位置等进行设置；还可选择艺术字放置的层次，以及与其他艺术字或图形的组合等。
要更换艺术字式样，单击快捷菜单中的“显示艺术字工具栏”，打开该工具栏。
艺术字工具栏中有一些按钮，可用来对选中的艺术字进行修改和设置。单击第三个“艺术字库”按钮，出现“艺术字库”对话框，单击选择另一种样式，再单击确定，即可更换艺术字样式。
六、插入组织结构图
组织结构图是用来描述单位部门的组织结构和管理层次的直观形式。PowerPoint提供的插入组织结构图功能可以帮助用户方便快捷地制作和编辑所需的组织结构。
本节主要介绍在幻灯片中如何插入组织结构图、如何对插入的组织结构图进行编辑以及如何对已经创建的组织结构图重新进行设置和修改等内容。创建组织结构图的方法一般有两种，一种是在含有组织结构图版式的幻灯片中插入组织结构图，另一种是在没有组织结构图版式的普通幻灯片中插入组织结构图。
第一种方法：在没有组织结构图版式的幻灯片中插入组织结构图。具体操作如下：
（1）显示幻灯片：将要添加组织结构图的幻灯片显示出来。
（2）打开“组织结构图”窗口：单击“插入”菜单，再单击其中的“图片”子菜单下的“组织结构图”命令，即可打开“Microsoft组织结构图”窗口。
（3）插入组织结构图：此时窗口中显示出一个组织结构图，可以现在就按具体需要对其结构进行编辑，也可以以后重新打开再进行编辑。这里直接单击“文件”菜单中的“退出并返回到……”命令，出现提示信息对话框，单击“是”按钮，可以看到组织结构图已经插入到幻灯片当中。
（4）调整组织结构图：插入的组织结构图四周会出现控制点，用鼠标拖动可以改变其大小；也可以拖动组织结构图进行位置上的调整。
第二种方法：在含有组织结构图版式的幻灯片中插入组织结构图。具体操作如下：
（1）显示幻灯片：将含有组织结构图版式的幻灯片显示出来。
（2）打开“Microsoft组织结构图”窗口：在幻灯片的“双击此处添加组织结构图”处双击左键，即可打开与“Microsoft组织结构图”窗口。
此后的操作步骤与第一种方法完全相同。
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组织结构图是一个两级结构图，过于简单，用户可根据实际情况对其进行编辑，包括给组织结构图添加标题、输入内容以得到自己所需的组织结构图。具体操作如下：
（1）选中要编辑的组织结构图：将鼠标移到要编辑的组织结构图中，等到指针变为十字箭头形状时单击左键即可选中。
（2）重新打开组织结构图：单击“编辑”菜单中的“MS Org Chart对象”子菜单下的“编辑”命令，或是在组织结构图区域单击鼠标右键，再单击菜单中的“MS Org Chart对象”子菜单下的“编辑”命令；或是在图中双击两下左键，都可重新打开组织结构图窗口。
（3）输入内容：单击任何一个方框，即可向其中输入文字内容。输入完毕，单击另一个方框可继续输入其他内容。单击“图表标题”，待出现插入点，可以输入组织结构图的标题。输入完毕，在图外的空白处单击一下，退出输入状态。
（4）增加分支：可以给任何一个方框增加分支，这要使用第三行的图框工具按钮。这些按钮的功能分别是：“部下”按钮是产生一个下级方框，左边的“同事”按钮是在方框的左边添加一个同级略高的方框，右边的“同事”按钮是在方框的右边添加一个同级略低的方框，“经理”按钮是给一个方框添加一个上级方框，“助理”按钮是给一个方框添加一个向左摆放的下级方框。使用这些按钮添加分支的方法是：先单击其中一个图框按钮，再单击相应的方框。
（5）编辑和设置组织结构图：可在组织结构图窗口中使用相应的菜单命令对组织结构图进行编辑和有关设置，包括组织结构图的显示比例和结构样式，文本内容的字体、字号设置，图框的颜色、格式和效果设置，线条的粗细、样式和颜色设置，图表所在背景的颜色设置，等等。其中使用“编辑”菜单中的“选择”命令，可以选定全部组织结构图，也可以选定特定一级的图框，然后对它们统一进行编辑和设置，如字体、字号的设置等。要选择任意多个图框，按住Shift键，然后依次单击个个图框即可。使用“样式”菜单，可以重新排列图中的图框，依次来改变组织结构图的结构样式。
要使编辑和设置好的组织结构图出现在幻灯片中，必须使用“文件”菜单中的“关闭并返回到（演示文稿）”或“退出并返回到（演示文稿）”命令，出现提示信息对话框时单击“是”按钮，方可将其重新插入到幻灯片当中。
七、插入影片和声音
在演示文稿中插入声音和图片，可以在放映幻灯片时获得真实效果、提高表现力。
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在幻灯片中可以插入PowerPoint剪辑库中的声音和音乐，也可以录入声音旁白。这样在放映幻灯片时，就可以获得音频效果。
1.插入声音
具体操作如下：
（1）显示幻灯片：显示要添加音乐或声音的幻灯片。
（2）插入声音或音乐：单击“插入”菜单，移动鼠标到“影片和声音”命令上，出现其子菜单，其中有六个选项。用户可根据需要插入的内容单击相应的命令。
①如果要从“剪辑库”中插入声音，单击“剪辑库中的声音”，再找到所需的声音，选中后单击确定即可。
②如果要从其他位置插入声音，单击“文件中的声音”，在出现的窗口中找到包含所需声音的文件夹，再双击所要添加的声音文件即可。
此时幻灯片上会出现一个声音图标（一个向右的扬声器）。
（3）选择播放方式：这时还会出现一条提示信息。如果选择移到幻灯片时自动播放声音，单击“是”按钮；如果是在幻灯片放映过程中，只有当单击声音图标时才播放声音，单击“否”按钮。如果想预览声音，可切换到普通视图中双击声音图标即可。
2.插入CD乐曲
用户可以在放映幻灯片过程中同时播放实现插入的CD唱盘上的乐曲。插入CD乐曲的具体操作步骤如下：
（1）显示幻灯片：显示要添加音乐或声音的幻灯片。
（2）插入CD乐曲：单击“插入”菜单，移动鼠标到“影片和声音”命令上，出现其子菜单，单击“播放CD乐曲”命令，出现“影片和声音选项”对话框。
（3）选中乐曲：在出现的对话框中选择所需的乐曲曲目和时间选项，再单击“确定”，此时幻灯片上会出现一个CD图标（一张带有放映机的光盘）。
（4）选择播放方式：这时还会出现一条提示信息。如果选择移到幻灯片时自动播放CD乐曲，单击“是”按钮；如果是在幻灯片放映过程中，只有单击CD图标时才播放CD乐曲，则单击“否”按钮。如果想预览CD乐曲，可切换到普通视图中双击CD图标即可。
3.录制旁白
要录制幻灯片的旁白，计算机需要声卡和麦克风，可以在放映幻灯片之前录制好旁白，也可以在放映过程中用麦克风进行旁白的同时录制。事先录制的旁白在幻灯片放映时会随着幻灯片的出现自动播放，但是，旁白是优先于其他声音的，就是说如果一张幻灯片上记录了旁白，还插入了其他声音或音乐，放映时只会播放旁白。具体操作步骤如下：
（1）打开“录制旁白”对话框：单击“幻灯片放映”菜单中的“录制旁白”命令，出现“录制旁白”对话框。如果是首次录音，单击“设置话筒级别”，按照说明设置好话筒的选项。
（2）录制旁白：要为幻灯片加上旁白，单击确定，此时运行幻灯片放映，开始从话筒读入旁白内容。结束时会出现一条提示信息，如果要保存时间和旁白，单击“是”；如果只需保存旁白，单击“否”。录制旁白的幻灯片的右下角都会出现一个声音图标（一个扬声器）。
（3）设置放映时不加旁白：单击“幻灯片放映”菜单中的“设置放映方式”命令，再选中“放映时不加旁白”，即可在幻灯片放映时不播放旁白。
（4）删除旁白：录制的旁白如果不需要了，可以删除，只要在幻灯片中单击声音图标，再按“Delete”即可。
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给幻灯片添加影片，就是插入视频内容。这些视频内容可以来自PowerPoint的剪辑库，也可以来自用户自己用数码摄像机等拍摄的影片。当然，这些自拍的影片必须先按照文件的形式存放到磁盘上方可使用。
插入影片的具体操作如下：
（1）显示幻灯片：显示要添加影片的幻灯片。
（2）插入影片：单击“插入”菜单，移动鼠标到“影片和声音”命令上，出现其子菜单，其中有六个选项。用户可根据需要插入的内容单击相应的命令。
①如果要从“剪辑库”中插入影片，单击“剪辑库中的影片”，再从剪辑库中找到所需的影片，选中后单击确定即可。
②如果要从其他位置插入影片，单击“文件中的影片”，在出现的窗口中找到包含所需影片的文件夹，再双击所要添加的影片文件即可。
此时会看到影片图像插入到幻灯片当中。
（3）选择播放方式：这时还会出现一条提示信息。如果选择移到幻灯片时自动播放影片，单击“是”按钮；如果是在幻灯片放映过程中，只有当单击影片时才播放影片，单击“否”按钮。如果想预览影片，可切换到普通视图中双击影片即可。