本章介绍PowerPoint2000基本操作的有关内容，包括PowerPoint2000的启动与退出，建立新的演示文稿的方法，浏览演示文稿的方法，如何进行页面设置，如何放映和打印所需文稿内容，如何保存和打开演示文稿等。
一、P owe rP oint2000的启动与退出
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PowerPoint2000的启动与Office2000的其他套件一样，必须先启动Windows2000或WindowsXP操作系统，然后用下面几种方法之一启动即可。
1.应用“开始”菜单中的“程序”项启动
应用“开始”菜单启动时，最基本的启动程序的方法，具体操作步骤如下：
（1）单击“开始”按钮，在弹出的开始菜单中移动鼠标到“程序”项，这时会弹出程序项的下级子菜单。
（2）移动鼠标指针到“Microsoft PowerPoint”项上，等其变成蓝底显示时单击，即可启动PowerPoint2000，屏幕出现在PowerPoint2000窗口中的“PowerPoint2000”对话框。
2.应用“开始”菜单中的“新建Office文档”快捷方式启动
一般在安装了Office2000套件之后，都会在开始菜单中生成两个Office2000的快捷方式，即“打开Office文档”和“新建Office文档”，利用这两个项目可以快速打开或建立Office2000的所有类型的文档。当然也包括打开或建立PowerPoint2000的文档。具体操作步骤如下：（1）单击“开始”按钮，弹出开始菜单。
（2）移动鼠标到上边的“新建Office文档”项上，等其变成蓝底显示时单击。
（3）然后，在出现的“新建Office文档”窗口中，单击“空演示文稿”图标再单击“确定”按钮（或者连击“空演示文稿”图标），即可启动PowerPoint2000，出现在PowerPoint2000窗口中的“新幻灯片”对话框。
3.应用“开始”菜单中的“文档”项打开已有的旧文档启动
通过打开已经建立的PowerPoint2000旧文档，也可以启动PowerPoint2000.具体操作步骤如下：
（1）单击“开始”按钮，在弹出的开始菜单中移动鼠标到“文档”项，这时会弹出近期打开过的Office文档的下级子菜单（文档名列表）。
（2）移动鼠标指针到其中一个已经建立过的旧的PowerPoint2000演示文稿名上，等其变成蓝底显示时单击，即可在打开PowerPoint2000旧文档的同时，启动PowerPoint2000.这种方法将完全打开PowerPoint2000的窗口。
注：本例中是打开“数字图书馆”演示文稿。
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如果在“新幻灯片”对话框中单击“确定”按钮，就会完全打开PowerPoint2000的工作窗口。这里是PowerPoint2000的“普通视图”窗口。
上面的两个窗口与Office2000的其他应用软件如Word、Excel的工作窗口是很相似的。一般来讲，只 要 熟 悉 了 微 软 公 司 的 Windows98、Windows2000、Windows XP、Word或Excel等任何一种软件的窗口，就很容易了解和掌握PowerPoint2000的窗口的使用。这是结构设计给用户带来的方便之处。下面主要就幻灯片视图窗口介绍PowerPoint2000窗口的主要组成及功能。
（1）标题栏
标题栏位于窗口第一行，其功能与Word等Office套件的功能一样，从左至右分别为窗口控制按钮、程序名、当前演示文稿的文件名，以及右边的最小化按钮、最大化/还原按钮和关闭按钮。这里当前演示文稿的文件名为“演示文稿1”，这是新演示文稿的暂用名。
（2）菜单栏
菜单栏在标题栏下方，位于窗口第二行，其外观与Word等Office的套件一样，但菜单类别及其内容有所不同，不过使用方法也与Word等Office的套件一样。具体地讲，当用户要使用某项命令时，可先单击命令所在的菜单名，然后在其下拉菜单中找到该命令再单击即可。
（3）常用工具栏
常用工具栏在第三行，其中有一些用户熟悉的按钮，如新建、打开、保存、打印、剪切、复制、粘贴、格式刷、撤销、恢复、插入超级链接等，以及用于建立Word表格的表格和边框、插入表格按钮和用于建立Excel图表的插入图表按钮，另外还有PowerPoint中的按钮，如新幻灯片、全部展开、显示格式、灰度黑白预览等，最右边有幻灯片的显示比例选择框和Microsoft PowerPoint帮助。这些工具按钮同其他软件的工具按钮一样，多数是菜单命令的快捷使用方式，使用时单击相应的按钮即可。只要将鼠标指针移到每个按钮上停留几秒钟，就可看到相应的功能说明。关于这些工具按钮的详细功能，将在有关章节加以介绍。（4）格式工具栏
格式工具栏也有许多熟悉的内容，如字体和字号选择框，加粗、倾斜、加下画线按钮，左对齐、居中、右对齐、分散对齐按钮，编号和项目符号按钮，另外就是PowerPoint2000中常用的按钮，有文本阴影、更改文字方向、增大字号、减小字号、升级、降级、动画效果、常规任务等。只要将鼠标指针移到每个按钮上停留几秒钟，就可看到相应的功能说明。关于这些工具按钮的详细功能，将在有关章节加以介绍。
（5）标尺
标尺分为水平标尺和垂直标尺两种。在幻灯片中移动鼠标，可以通过标尺看到鼠标位置，以此了解幻灯片当中有关内容的位置。通过水平标尺可以设置演示文稿的段落样式。
（6）演示文稿编辑区
输入和编排文稿内容的演示文稿编辑区，实际上就是一张幻灯片。这里显示的是首张幻灯片的版式。
（7）幻灯片视图切换工具栏
幻灯片视图切换工具栏共有五个按钮，在幻灯片编辑区的左下角，从左至右依次为普通视图、大纲视图、幻灯片视图、幻灯片浏览视图和幻灯片放映。通过单击其中的各个按钮，可以在不同的视图中切换，还可以单击幻灯片放映按钮放映幻灯片。幻灯片的普通视图，用鼠标左键单击幻灯片视图按钮，即可切换到幻灯片视图。反之亦然。
（8）绘图工具栏
通常为了使演示文稿形象生动，可以在其中插入一些图形，这可以通过绘图工具栏进行。绘图工具栏在幻灯片下面一行，最右边是“绘图”菜单按钮。
（9）符号栏
符号栏在绘图工具栏的下面一行，用来快速输入常用的特殊符号，只要用鼠标单击其中的按钮，即可在文稿中插入点所在位置插入这些特殊符号。
（10）状态栏
状态栏一般都位于任务栏的上面一行，其中显示操作和文稿的有关信息。如最左边的第一格中的“幻灯片1/1”，即显示当前幻灯片是第一张幻灯片（分子的数字），当前的演示文稿共有一张幻灯片（分母的数字）。而第二格当中显示的是当前文稿所用的设计模板名称。
（11）“开始”按钮和任务栏
“开始”按钮和任务栏一般均在最下面一行，在Windows98等当中已经介绍过。
几点说明：
（1）标题栏中显示的当前演示文稿名“演示文稿1”是新文稿的暂用名，因此用户在保存文稿时如果要给文稿命名，最好不用这类名称，用首张幻灯片的标题最好。
（2）上述的几个工具栏和标尺以及其他目前没有显示的工具栏，均可通过“视图”菜单当中的“工具栏”选项显示或隐藏。这视用户的具体需要而定。用户还可运用“工具栏”选项当中的“自定义”对话框，建立自己常用的命令工具栏。
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退出PowerPoint2000，可以使用下列四种方法之一。不过，对于旧文稿和新文稿，退出的操作有所不同。下面先介绍退出的基本方法，然后说明如何最终退出PowerPoint2000.
1.使用关闭按钮
单击右上角的关闭按钮，即可进行关闭并退出PowerPoint2000的操作。如果是新建演示文稿，或者是在旧文稿中进行了某些操作（修改、删除、设置等），会出现提示信息。
2.使用控制菜单按钮
用鼠标单击窗口标题栏最左边的控制菜单按钮（就是一个PowerPoint2000的程序图标）即可进行关闭并退出PowerPoint2000的操作。如果是新建演示文稿，或者是在旧文稿中进行了某些操作（修改、删除、设置等），会出现提示信息。
3.使用文件菜单中的退出命令
单击文件菜单，再单击退出命令，即可进行关闭并退出PowerPoint2000的操作。如果是新建演示文稿，或者是在旧文稿中进行了某些操作（修改、删除、设置等）。
4.直接使用组合键Alt F4
直接使用组合键Alt F4也可进行关闭并退出PowerPoint2000的操作。如果是新建演示文稿，或者是在旧文稿中进行了某些操作（修改、删除、设置等）。
上述四种退出操作通常并不能完全退出PowerPoint2000程序。对于旧文稿，如果在这些退出操作之前已经对旧文稿进行了保存（单击了常用工具栏中的保存按钮或使用了文件菜单中的保存命令），才会直接退出程序。
有“是”、“否”和“取消”三个按钮。对于新、旧演示文稿，单击“取消”，则不进行保存操作，退回PowerPoint的文稿编辑画面。如果单击“否”，对于新演示文稿，则不保存（即不建立该文稿），直接退出；对于旧演示文稿，则不保存本次打开之后没有保存过的操作内容而直接退出，以前的内容不会丢失。如果单击“是”按钮，对于旧文稿，会将以前的内容和此次打开文稿进行的操作一起保存；对于新文稿。
在“另存为”窗口中，可以选择对演示文稿进行保存的有关内容，这是建立新演示文稿的惟一途径。具体操作将在下一节中详细介绍。
二、新建P owe rP oint2000演示文稿
新建PowerPoint2000演示文稿的操作是非常重要的，可以使用户按照自己喜欢或习惯的方式方便快捷地建立起自己的演示文稿。
新建演示文稿是从前面启动PowerPoint2000开始的，具体方法有三种，即使用内容提示向导、使用模板和使用空演示文稿。我们可以在对话框中看到这三种选项。
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使用空演示文稿建立新文稿是比较简单的方法。具体操作如下：
（1）首先，选择按空演示文稿方式打开建立新幻灯片的窗口。有两种途径。
第一种：使用开始菜单程序项中的Microsoft PowerPoint启动PowerPoint2000，之后会出现的窗口，单击选中空演示文稿项，再单击确定，即可打开空演示文稿的新幻灯片窗口。
第二种：使用开始菜单中的“新建Office文档”快捷方式启动PowerPoint2000，之后会出现“新建Office文档”窗口，单击选中空演示文稿图标再单击确定（或连击空演示文稿图标），即可打开空演示文稿的新幻灯片窗口。
（2）共有28种空白幻灯片自动版式供用户选用，为方便期间，我们复制到本页。
在“新幻灯片”的自动版式中，第一行第一列的版式通常默认作为首张幻灯片，可以看到该版式已被自动选中，单击确定将其打开后，即出现演示文稿编辑窗口，也即完全打开了PowerPoint。如果不想将第一个版式作为首张幻灯片的话，也可选择其他版式的幻灯片作为首张幻灯片。这里选择默认方式，将第一个版式作为首张幻灯片。
（3）窗口的“单击此处添加标题”的虚线框中单击一下鼠标，就可以开始输入演示文稿首张幻灯片的内容，此处应该是演示文稿的标题。当然，如果要输入汉字的话，这时别忘了切换到汉字输入方式。输完标题，再在“单击此处添加副标题”的虚线框中单击一下鼠标，输入副标题，副标题一般可以输入有关作者或单位的信息。
（4）建立完首张幻灯片后，单击常用工具栏中的“新幻灯片”按钮，又会出现的窗口，不过此时默认选中的是第一行第二列的版式，这是输入演示文稿内容幻灯片，单击确定按钮，即可将其作为第二章幻灯片。如果不想将该版式作为第二张幻灯片的话，也可选择其他版式的幻灯片。
（5）按照随后出现的幻灯片编辑视图中的提示，可以输入第二张幻灯片的内容。
（6）重复上面第四步和第五步的操作，可以将演示文稿的所有幻灯片初步建立。
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依靠内容提示向导可以在PowerPoint的帮助下一步一步地创建初始演示文稿，用户可以根据演讲文稿的内容，选择各种主题的幻灯片样式、类型等，不需任何专业知识即可创建具有专业水准的演示文稿。具体操作步骤如下：
（1）有两种方式可以使用户利用内容提示向导来建立演示文稿。
第一种：使用开始菜单程序项中的Microsoft PowerPoint启动PowerPoint2000，之后会出现的窗口，单击选中“内容提示向导”项，再单击确定，即可打开“内容提示向导”开始页窗口。
第二种：使用开始菜单中的“新建Office文档”快捷方式启动PowerPoint2000，之后会出现的“新建Office文档”窗口，单击选中“内容提示向导”图标再单击确定（或连击“内容提示向导”图标），即可打开“内容提示向导”开始页窗口。
在“开始页”的左边是向导流程，共有五步；右边是对应于左边相应步骤的内容或说明。单击“下一步”按钮，出现内容提示向导第二步“演示文稿类型”窗口。
（2）右边共有八种演示文稿类型供用户选用，分别是全部、常规、企业、项目、操作/人力、销售/市场、私人和成功指南，目前默认的是常规类型，对应其中的每一个类型，右边还有其子类型。单击八个类型中的一种类型，再单击其子类型中的一种选中，然后单击下一步，进入第三步“演示文稿样式”。
（3）用户可根据自己需要选择有关选项。一般如无特殊需要，就选择第一项“屏幕演示文稿”，然后单击“下一步”，进入第四步“演示文稿选项”。
（4）根据需要，现在就可输入演示文稿的标题和页脚的内容，并可单击下面两项内容前的方框，选择是否需要在页脚中显示上次更新日期和幻灯片编号。如果输入了标题内容，等于建立了第一张幻灯片；如果输入了页脚内容，或选择了在页脚中显示上次更新日期和幻灯片编号（项目前的方框中出现对号），这些内容都会在幻灯片底部显示。
然后单击“下一步”，进入第五步“完成”。
（5）这一步不需要用户进行任何设置和选择，只需单击“完成”按钮，即可看到按照上面的步骤设计的演示文稿。
幻灯片的普通视图，选择的演示文稿类型是“成功指南”类型中的“主持会议”子类型，并且输入了标题和页脚内容“动员会”，同时也选择了默认的在页脚中显示“上次更新日期”和“幻灯片编号”选项。当前显示的是首张幻灯片，要输入后面的幻灯片的内容，可以通过幻灯片右侧的垂直滚动条来进行。这个滚动条中除了已经熟悉的向上、向下和滚动块之外，还有两个带有双黑色三角的新按钮，向上指的是“上一张幻灯片”按钮，向下指的是“下一张幻灯片”按钮。此时单击“下一张幻灯片”按钮，即可出现第二张幻灯片视图，其中的内容仅仅是给用户一个参考提示，如不需要，可以全部或部分删除，再输入正确的文稿内容即可。
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就像其他Office2000程序一样，PowerPoint2000也提供了许多预先设计好的模板供用户选用。所谓模板，简单地讲，就是预先设计好背景、配色、字体的幻灯片，这些模板可以帮助用户绕过美术设计与高水平编排的障碍，直接获得自己满意的高质量的专业风格的演示文稿；而且，模板可以产生格式一致的演示文稿，确保不同的文稿和幻灯片都有统一的风格。同时，使用模板还可以大大节省用户花在设计上的时间、减少工作量，使用户更好的专注于文稿内容等主要部分的工作。
使用模板创建幻灯片的具体步骤如下：
（1）有两种方式可以使用户利用模板来建立演示文稿。
第一种：使用开始菜单程序项中的Microsoft PowerPoint启动PowerPoint2000，之后会出现的窗口，单击选中“设计模板”项，再单击确定，打开“新建演示文稿”窗口，在其中单击“设计模板”选项卡，会出现“利用模板新建演示文稿”窗口。
第二种：使用开始菜单中的“新建Office文档”快捷方式启动PowerPoint2000，之后会出现的“新建Office文档”窗口，单击“设计模板”选项卡，会出现下边部分与“利用模板新建演示文稿”窗口。
（2）左边列表框中排列的是所有的设计模板，右边是对应左边选中的模板的预览视图。用户可以在左边列表中单击选中一个模板，再在右边预览该模板的风格。如果满意的话，单击确定按钮表明使用该模板，并打开的“新幻灯窗口”。
（3）窗口中目前选定的是首张幻灯片版式，单击确定按钮，打开PowerPoint的编辑窗口，可以看到首张幻灯片已经按照所选模板的格式显示出来，此时就可以创建演示文稿的幻灯片了。
三、查看浏览演示文稿幻灯片的方法
对新创建的或已经建立好的演示文稿的幻灯片，用户都可以以不同的方式查看和浏览。PowerPoint提供了五种幻灯片视图和窗口滚动条来满足用户这方面的需要。五种视图包括普通视图、大纲视图、幻灯片视图、幻灯片浏览视图和幻灯片放映。下面介绍这几种视图方式的应用。
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大纲视图的窗口和外观，幻灯片的编辑区分为两个部分，左边是页面大纲形式的内容，右边是单个幻灯片的内容，以显示内容大纲为主。
大纲视图能够以最直接、最方便的方式显示演示文稿的结构，包括显示演示文稿的层次、纲要和各级标题以及每张幻灯片的主要内容。该视图窗口左边的大部分内容就是大纲样式的演示文稿，注意此时最左边出现了一个竖条的“大纲工具栏”；右边是在大纲视图下的幻灯片缩图。
利用大纲视图，用户可以方便地在左边移动每张幻灯片的位置，或是移动幻灯片的标题和内容，或是通过单击大纲工具栏中的按钮来把幻灯片的标题或正文内容“提升”到更高的级别，或是“降低”到更低的级别，以实现对文稿的重新组织，从而改变文稿的结构。用户要想只看演示文稿的结构，可以只显示每张幻灯片的标题，只要在右边全选或部分选定要显示的内容，再在大纲工具栏中单击“折叠”按钮（上面有一个减号）即可；反过来，单击“展开”按钮（上面有一个加号），则可以将折叠的内容重新展开。用户还可以在右边编辑、修改文稿的标题和内容，其结果同在幻灯片当中的完全一样。
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普通的窗口和外观，幻灯片的编辑区分也分为两个部分，左边是大纲形式的内容，右边是单个幻灯片的内容。
与大纲视图不同的是，普通视图中单个幻灯片占据的版面要大得多。这主要是方便用户在幻灯片中进行有关的操作。用户可以利用普通视图方便快捷地键入和编辑标题和正文内容，也可以在建立幻灯片的时候参考、查看其他幻灯片。
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幻灯片视图的窗口和外观，是向单独一张幻灯片里添加对象（如列表、图表、图形、图片和艺术字等）的最佳视图。
切换到幻灯片视图非常简单，单击视图切换工具栏当中的“幻灯片视图”按钮，即可看到幻灯片视图窗口。其中只显示一张幻灯片，可以让用户在幻灯片中插入内容、对象和进行编辑修改。
用户还可以在幻灯片视图中改变幻灯片显示的比例，以缩小或放大幻灯片，方法是：单击常用工具栏中的“显示比例”框后面的下拉按钮（上面有一个向下的黑色三角形），然后单击需要的显示比例即可。
如果有多张幻灯片，会在幻灯片视图窗口中的右边出现一个垂直滚动条，利用这个滚动条可以找到所需的幻灯片，并将其显示出来。
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幻灯片浏览视图对于重新组织幻灯片的放映顺序非常有用。
在幻灯片浏览视图中，所有的幻灯片都以缩图的形式显示，可以看到每张幻灯片的外观，并按照已经建立的顺序排放。用户可以对所有的幻灯片进行浏览，也可以通过用鼠标拖曳操作，移动一张或几张幻灯片的位置，从而改变幻灯片的放映顺序。
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幻灯片放映视图既可以让用户预览已经设计好的幻灯片放映时的效果，也是现场放映让观众欣赏的幻灯片方式。
单击幻灯片放映视图按钮，即进入幻灯片放映视图，此时设计好的幻灯片以全屏方式显示出来。单击鼠标左键，可以根据设置好的方式显示幻灯片的内容和动画效果。等到一张幻灯片的内容显示完毕，再单击鼠标左键，即放映下一张幻灯片。
用户也可利用键盘进行操作，按回车与单击鼠标左键的效果一样，即放映内容；按翻页键PageUp或PageDown，则是向前翻一张或向后翻一张。
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备注页视图的窗口和外观，主要供演讲者使用。
在备注页视图方式下，幻灯片分为上下两个部分显示。上面是幻灯片的内容，下面是供演讲者参考的备注的内容。备注页的内容在幻灯片放映时不会显示出来。
要创建备注内容，必须先切换到备注页视图，然后单击备注页窗口中的提示，再输入内容即可。
四、演示文稿的保存和打开
新建的演示文稿幻灯片只有经过保存操作才能最终建立并在需要的时候打开。已经建立好的旧演示文稿只有打开以后才能进行重新编辑和修改，而这些重新编辑和修改的结果也必须经过保存才能生效。
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PowerPoint演示文稿的保存与Office其他文档的保存方法一样，下面加以具体介绍。
当用户需要对正在编辑的演示文稿进行保存时，具体操作如下：
（1）执行保存命令。可用的方法有三种：一是单击常用工具栏中的保存按钮（上面画有一个软盘图标）；二是单击“文件”菜单，再单击其中的“保存”命令；三是按键盘快捷组合键“Ctrl S”，这是最简便的方式。对于已经保存过的新旧演示文稿，上述操作即可将所作的修改结果加以保存，之后仍然处于保存操作前的编辑状态。对于没有保存过的新演示文稿，上述操作之后会出现一个“另存为”窗口。
（2）此时，可以进行保存的有关选择。
选择文稿保存的地方：通过“保存位置”选择保存演示文稿的磁盘，连击下面显示区中的文件夹选择保存演示文稿的文件夹。
选择保存的演示文稿文件名：此时文件名输入框中显示的是新演示文稿首张幻灯片的标题“政府信息化”，一般默认为演示文稿文件名。
选择演示文稿保存类型：此时为“演示文稿”类型，如无必要，默认即可，这将使保存该演示文稿的文件的扩展名自动取为“。ppt”，而文件的全名就为“政府信息化。ppt”。
（3）选择完毕，单击“保存”按钮即可完成保存操作，重新返回保存操作前的编辑状态。此时会看到标题行有一个变化：即新演示文稿的暂用名“演示文稿1”变成了演示文稿的名称“政府信息化”。
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打开演示文稿的方法比较多，下面介绍几种常用的方法。
第一种：使用“开始”菜单的“文档”项打开演示文稿，这在第一节中已经做过介绍。如文档菜单中没有要打开的演示文稿，则需使用下面介绍的其他方法。
第二种：通过PowerPoint文件菜单中的演示文稿列表打开。在PowerPoint窗口中单击文件菜单，下方会列出最近访问过的四个演示文稿文件名，如有要打开的文稿，单击其文件名即可。如没有，则需使用下面介绍的其他方法。
第三种：通过PowerPoint中的“打开”命令打开。这种方法可以通过两种操作实现，一是单击常用工具栏中的“打开”按钮；二是单击“文件”菜单中的“打开”命令。之后会出现“打开窗口”。
（1）找到演示文稿：通过对“查找范围”和其下方显示的文件夹的操作，打开文稿所在的磁盘和文件夹，直到出现要打开的演示文稿的文件名。
（2）打开演示文稿：单击找到的演示文稿的文件名，再单击“打开”按钮；或者连击找到的演示文稿的文件名，都可完成打开操作。
第四种：先通过“我的电脑”或“资源管理器”找到要打开的演示文稿文件，右击该文件名再单击“打开”命令或连击该文件名即可。
第五种：使用“开始”菜单中的“查找”或“搜索”命令，先找到要打开的演示文稿文件，再按照第四种方法打开。如果用户对文件的有关信息如文件保存的位置、完整的文件名称等不甚清楚时，这种方法非常有效。