工作时，很多人都有过这样的经验，一下要复印，一下要接电话……效率又浪费时间。由这个经验可知，在工作进行时必须解决的事情实在很多。在工作单位中，地位高的人，琐碎的事可以交待属下去做，而中级干部可支配的属下就比较少，而一些完全没有属下的新到工作人员，或是自己开店的人，复印等琐事就必须要自己做。
可是，忙于琐事往往会影响重要工作的进展。经常有些人会觉得工作愈忙愈好，但是忙着琐碎的事和忙着正事，这中间有很大的差别。即使是同样花时间工作，其一分一秒的价值却完全不同。
琐事，很多人都觉得可以自己处理。事实上，很多琐事都是可做可不做的事。为了不使可有可无的事过于膨胀，最理想是将可有可无的事和重要的事清楚地区分，将工作排定优先顺序来做。若没有排定优先顺序，便会在许多地方停顿。为了买参考书而花两小时，则那一天的读书时间，或是睡眠时间将会减少两小时，因而对其他方面自然也显现出影响来。
要确定工作的优先顺序，首先必须把要做的事逐条列出，然后，依重要性调换顺序，再依此顺序进行工作。这是件很简单的事，只要做到，效率就可以提高。
可是，问题是以什么标准来确定优先顺序。许多专家都建议是以工作的重要性确定，优先进行最重要的事。
通常事情除了重要性，还有紧急性。而我们往往都会专注于事情的紧急性，而忽略了其重要性。例如，某个正为了一年后的司法考试努力念书的人，为了赶赠品截止时限，而特地将赠品明信片拿到邮局寄。司法考试还在一年后，而明信片的截止日就在明天。在此情况之下，多数的人都会将较紧急性的明信片优先处理。
但是，以长远的眼光来看，好好地准备明年的考试应该是较重要的。假定考试失败，一年的努力都会白费，这和去邮局寄明信片所得到的几百元赠品相比，不说也知道哪个重要吧！
可是，很多人还是会去寄明信片。将紧急而不重要的事例为优先，重要的事往后延。结果，到了明年还是准备不充分，无法通过考试。
当然，我们要先好好的掌握住较为重要的事，若还有十足的自信心，再做些不太重要的事也无所谓。这就是所谓的从容不迫。
问题是，事情的重要性是以什么为衡量的标准。其实，不外乎是以自己生活的目的来衡量。若是一向都很清楚自己的最终目的是什么，就可以很容易地做决定，并做出“虽然寄明信片即可得到赠品，没寄很可惜，但比起来，还是准备考试重要”的判断。
清楚地判断事情的优先顺序，在工作上是不可欠缺的，一次就判定清楚，做起事来就会轻松愉快，不会变来变去。这就是确定优先顺序的最大价值。
确定优先顺序，明确地制定目标比什么都重要。可是若不清楚目标是什么，就没有衡量、判断重要性的基准。例如：某人以参加司法考试为当前的目标，因此他可以根据这个目标来下判断。可是，他若不明确目标到底是通过司法考试，还是当个上班族，目标时时动摇，就无法确定/顷序，也失去判断的标准。
为了这个目标必须这么做，为了那个目标必须那样做，不同的目标有不同的做法。目标一旦动摇了，就什么都无法确定。
因此，最重要的是清楚自己现在想做什么。