一般书信
书信一般包括称呼、正文、署名等几个部分。
1.称呼。称呼表明写信人与收信人的关系，应单独成行，顶格书写，以示尊敬。称呼之后加冒号，以示引起下文。
平时对收信人如何称呼，信上也如何称呼。对长辈，宜写称谓，如爸爸、伯父等；对平辈，可单写称谓，如哥哥、妹妹，亦可直呼其名；对晚辈可直接称名字。有时称谓前面可视情况加上“尊敬的”、“敬爱的”、“亲爱的”等形容词，以示敬重或亲密之情。
2.正文。这是信的主要部分，寄信人要向收信人回答、询问、叙述的内容都在这里表述。正文通常以问候语开头。问候语最常见的是“您好”、“你好”、“新年好”等。问候语写在称呼下一行，空两格写起，常自成一段。问候语之后，常有几句启始语，如“久未通信，不知近况如何”、“喜读来函，甚感欣慰”、“来信收到，未能即复，希见谅”等。
接下去便是写信人要说的内容了，它可以是叙旧、辞谢、致贺、请托、禀启、复答、慰唁、道歉、应聘等，其写法各式各样，并无一定规格。一般要求言语明确、情真意切、条理清楚、简明扼要，卷面力求整洁、字迹切不可过于潦草。
3.结尾。一般是写表示祝愿或敬意的话，如“祝你健康”、“此致敬礼”之类。祝愿语应因人、因事而定，不要滥用。
4.署名。在结尾后右方空半行的地方，署上写信人的姓名。写给熟识的亲属，可在名前加弟、妹等称谓，不必写姓。写给组织的信，一定要把姓与名全写上。在名字的下一行右下方写上发信的年、月、日，以便收信人查考。
介绍信
介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、职务、接洽事项等情况的一种专用书信。其格式如下：
介绍信
兹介绍我单位×××等×名同志前往你处联系×××××，请接洽并予协助。
此致敬礼！
×××（盖章）
年月日
证明信
证明信是以机关、团体或个人的名义，证明某人的身份、经历或有关事项的真实情况的专用书信。示例如下：
证明
×××研究所：
你所×××同志，1990年至1995年曾在我厂任副厂长职务，享受副处长级待遇。特此证明！
×××厂（盖章）
年月日
写证明信必须言之有据，不能含糊其辞；不能用铅笔、红笔写；不得涂改。
感谢信
感谢信是为感谢对方的关心、支持、帮助而书写的信。其格式，第一行正中写“感谢信”或“致×××的感谢信”等字样，字体要大些；然后顶格写被感谢的对象名称并加冒号；从第三行空两格起，写感谢的内容、感激心情等正文；结尾写上表示敬意、感激的话，如“此致敬礼”、“致以最诚挚的敬礼”等；最后在右下方署名并写上日期。
示例：
感谢信
××大学负责同志：
为满足我单位职工自学文化的要求，你们及时给我们派来了黄琼和李静两位老师，先后为我们开设了大学语文、写作和语法修辞等课程。他们备课认真，待人热情，讲课深入浅出，又能联系学员的实际，受到学员们的一致好评。通过几个月的学习，大家一致反映收获很大。这次自学考试中多数学员考试成绩都很好，这是和两位教师的辛勤劳动分不开的。
现在两位教师要回去了，我们代表公司全体职工向两位教师及你们表示衷心的感谢。并且希望今后继续得到你们的大力支持。
顺致
革命的敬礼！
上海市××公司
××××年×月×日
慰问信
慰问信是以组织或个人的名义向对方表示慰问的书信。它能够传递同志、亲人之间的深厚情谊，体现集体的温暖。其格式类似于感谢信。
贺信
贺信是表彰、赞扬。庆贺对方在某个方面所作贡献的书信，也用来表示慰问。其格式与感谢信类似。
示例：
贺信
××厂全体职工同志：
你们在党的六中全会精神指引下，发扬了艰苦奋斗、刻苦攻关的精神，大搞技术革新、提高劳动生产率，提前32天完成了全年的生产任务。为此，局党委向你们表示热烈的祝贺。
望你们认真总结经验，继续努力，不断取得新的成绩，为祖国工业现代化作出更大的贡献。此致敬礼！
××局党委会
××××年×月×日
表扬信
表扬信是一种表扬个人或集体先进事迹、先进思想的信件。其格式与感谢信相同。撰写时应注意：对被表扬的人和事的叙述一定要准确无误，评价要实事求是，恰如其分。除了作者在信中给予表扬外，信中也可以建议有关部门给予表扬。
示例：
表扬信
××中学党支部：
贵校退休教师×××同志，退休之后，依旧像往日到学校上班一样，为里弄的知识青年无报酬地补习文化知识。今年6月20日，他又将自己多年来省吃俭用节省下来的壹仟元人民币，捐赠给我街道幼儿园，作为开设幼儿图书室之用。这件事使幼儿园工作人员和孩子们的家长都十分感动，×老先生这种精神，值得我们认真学习。建议贵校借适当机会予以公开表扬。致崇高敬礼！
××街道党委
××××年×月×日
申请书
申请书是个人或集体向组织、单位领导提出请求时使用的一种专用书信。其内容包括标题、称呼、正文、结尾等部分。
示例：
开业申请书
市工商局：
我是待业青年，××××年高中毕业后一直在家闲居。我不甘心坐享其成，也不想过悠闲无聊的生活。我抓紧时间刻苦钻研无线电知识，拜老工人为师，学习无线电修理技术。现在，我已掌握了修理国产和进口电视机、收音机、录音机的技术。为了减轻国家负担，给社会做点贡献，也为了改变依靠父母养活的状况，我申请开办个体户无线电修理门市部。请考核我的技术，批准我的要求，发给营业执照。
开业后，我保证遵守国家的政策、法令，维护市场秩序；按章交纳税金，如实反映修理情况；服务热情周到，让顾客满意。价格公平合理，不高于国有单位价格。此致敬礼！
申请人：李健
××××年×月×日
条据
条据就是作为某种凭据的便条。它是日常生活中最常见而又比较简便的书信。常用的条据有借条、领条、收条、发条、欠条、请假条、托事条、留言条等等。基本格式和写法都差不多。一般是要说明条据性质，如借条、收条、请假条中的“借”、“收”、“请假”就是说明性质的；二是要说明事由或事实，如借条要写明向谁借什么，借多少，何时归还等；三是要具名并写清日期，如借条要写明是谁在何年何月何日借的。
条据因内容不同，在写法上也略有所区别：
1.收条、领条。收条是收到东西时给对方开的凭条。要求写明什么时间收到何人什么东西，数量多少。领条是到仓库或财务部门领东西时用的。要求写明何时从何处领取到什么物件及其数量、质量。
2.借条、欠条。借条是向个人或单位借钱借物时留给人家作凭据的条子。欠条是欠了别人的钱物留下条子作为凭据用的。这两种条子在钱或物的名称、数量、时间等方面写法相同，但欠条一般要将欠的原因略加说明。在借、欠财物还清之后，应将借条、欠条收回；如果一时找不到或失落，则应由对方开具收条，以明责任。
3.请假条。请假条是因故需要请假而向有关当事人写的条子。主要说明请假的原因和时间。请假的理由必须充分并符合有关的规章制度，有些请假条还要经过有关负责人批准才能有效请假期满应向有关部门销假，假条不必收回。
4.托事条、留言条。托事条是有事托他人办理时留给别人的条子，要求写清楚托办什么事，要求是什么。留言条大多在联系工作、交代任务或访问不遇时使用，要注意交代清楚自己的意图和要求。具名和时间比较随便，熟悉的同志写个姓加上“即日”就可以了，不大熟悉的则以写出全名和具体日期为好。
5.举例：
今收到
×××同志归还互助储金借款壹百元整。
×××财务科
××××年×月×日
领条示例：
今领到
手套拾副，安全帽拾顶。
×××车间××小组
×××
××××年×月×日
借条示例：
今借到
校总务科扩音器壹台，准于两天后归还。
××中学语文组
经手人×××
××××年×月×日
欠条示例：
欠条
因购货所带现金不足，尚欠春雷百货店人民币贰佰伍拾元整，准于一天后，即4月2日送还。
遂意乡堡留村
×××
××××年×月×日
请假条示例：
宋老师：
我因昨日感冒发烧，现在体温仍达39℃，故今天不能去上学，请准假壹天为盼。
学生×××
××××年×月×日
托事条示例：
×××同志：
烦您代购上海花蓝牌女式的确凉衬衫壹件，长壹尺玖寸，腰身贰尺玖寸。谢谢！
梅英托
××××年×月×日
留言条示例：
××同志：
来访未遇，甚以为憾，我拟于明天中午11时半再来拜会。如你没空，请于明晨9时前打电话告诉我。我的电话号码是6660906。
于某
××××年×月×日