女士应注意，送给男性外国客人的任何礼物均不要代表个人，单位对单位的礼物一般要选择最好的，以免带来自己所不希望包含的信息。
赠送的礼物应该包装起来，否则会被认为不讲究形式。在有些国家，礼物的包装几乎与礼物本身同样重要。这样做，不仅显示出做事周密细致，而且具有艺术修养。
包装之前，一定要去除礼物上的价格标签。
(8)如果送礼人所送礼物当场未被收礼人打开，就表示收礼人接受礼物，这样做是对送礼人表示尊重。在日本、新加坡、韩国、中国和马来西亚，收礼人一般不当着送礼人的面打开礼物。他们不急于打开礼物，说明他们重视的是送礼这一行动，而不是礼物本身。
在韩国，一位美国商人当着别人的面打开一位韩国女士送的礼物，韩国女士很不高兴，韩国人从未当着送礼人的面打开礼物，因为在韩国的文化中，这样做是粗鲁的。
国家不同，送礼时人们期望对方讲话的内容也不同。
如果临别时向对方送礼，要明确告知送礼的原因：由于受到对方热情地接待，而且谈判有望成功，赠送薄礼，不成敬意，以示谢意。如果指名道姓，则不要漏掉任何人。此外，还要注意职务方面的礼仪，一般应先说最重要的人，而且明确表示对他们特别感谢。
如果抵达时送礼，可以对对方为中方提供这项共同工作的机会表示感谢，同时，还可以加上对礼物本身的一点解释。
当身处海外，称赞别人的物品时应慎重。在某些国家的文化中，这种称赞将使礼物拥有者误认为想让对方将礼物送给自己。所以这种称赞是一种失礼行为。
提高谈判的语言能力
谈判是一个智力和实力较量的过程，在较量之中有技巧，文秘工作人员要提高谈判能力，就必须掌握谈判的技巧：
1.交锋前的铺垫
谈判交锋前的铺垫，系指双方在对实质内容(即与交易相关的各种条件)进行谈判前的铺垫。该阶段的表述要实现三个功效：营造主题氛围、调度心理趋向和集中思维方向。谈判者的表述实现了这三个功效，即为表述成功。如何才算表述成功？或者说，怎么表述才能成功呢？
(1)营造主题氛围
营造主题氛围，是指谈判者根据总体谈判策略的需要，通过表达形成相应的谈判氛围。所谓主题，是强调总体策略的特征，如冷与热，紧与松等总体性、基本性的特征。要实现主题氛围的营造，在表达上需要考虑话题选择、语句选择和表情的配合。
①话题选择
谈判者在铺垫时讲什么话题更适合主题氛围，即为话题选择。话题有许多，而许多话题是带“煽情性”的话题。例如，关心体贴之类的话题，歌功颂德的话题，怀旧、叙旧的话题，祝福期盼的话题，情谊表达的话题均属“煽情性”的话题。还有“伤情性”的话题，例如，揭伤疤之类的话题，声明性的话题，贬谪性的话题，为难之类的话题，等等。此外，还有“平淡性”的话题，就事论事的话题及所有不带褒贬、不带好恶感情的话题，等等。
在铺垫中，正确选择不同类型的话题，才可正确营造所需的主题氛围，正确选择了话题，才可以带出相应的语句为相应的主题氛围服务。显然，伤感的话题是绝不可能营造友好热烈的氛围的。反之，煽情性的话题也不可能获得冷静的谈判气氛。
②语句选择
语句与话题相关。语句本身也有特性，故选择时必须符合话题的需要。具体讲，需先分清语句的类别与特性，后决定选择。语句有华丽、朴素、硬板之分。
华丽的语句，多指构造复杂、修饰丰富、表述细腻的语句。
例如，“若不介意，我十分愿意用这宝贵的时间表达我们对面临问题的忧虑。”“有贵方如此大力的配合，我坚信在你我双方之间将不会存在解决不了的困难和逾越不了的障碍。”“尽管外面天寒地冻，而室内我们的工作热情更高。这是我们克服困难的有力保障。”“你我双方已有悠久、成功的合作历史，我坚信在新的合作中，不论出现什么误会都容易消除，无论有什么困难，都会有办法解决。”
朴素语句，多指构造简单，不加修饰的语句。如从句使用较少，只由主谓宾(状)语组句，甚至仅以因果两组句。典型的例子如：
“我很高兴认识您。”“要谈的议题很复杂。”“下午我们继续商量。”“我建议用两天时间谈完。”“由于您我双方都很忙，日程安排应紧凑些。”“由于我不熟悉贵方习惯，请贵方先说吧。”等等。
硬板语句系指简捷干脆、常带祈使语的语句。例如，“对不起，我看难办。”“等等，别急，听我说完。”“您好！幸会。希望能配合好。”“是吗？我听错了？我实在太忙，请贵方能抓紧时间。”
针对不同话题，华丽语句可以用于煽情话题，其中尖刻的修饰也可用于伤情话题。朴素语句可用于平淡话题。硬板语句可用于伤情话题。
③表情的配合
指谈判者在进行铺垫时面部表现的感情。铺垫时，谈判者的面部表情可以是“春风荡漾”，即面带微笑；也可能是“秋风萧萧”，即面显愁容且眼皮沉重；还可能是“风平浪静”，即面部平静且眼神平淡。不同的表情可以按铺垫时营造的主题氛围而选择。春风荡漾的表情自应与煽情话题相配，秋风萧萧更适合伤情话题，而风平浪静的表情适合平淡话题。不过，由于策略需要，常常会进行复合式的运用。如软中带硬时，会把“春风与秋风”交汇一起。相反，在冷漠之中，也会吹点春风。但应注意：这里讲的交汇，是整体的交汇，即春风荡漾的表情与煽情性话题整体上和秋风萧萧的表情和伤情话题交汇使用，而不是将春风荡漾的表情与伤情话题交汇，或秋风萧萧的表情与煽情的话题交汇。当然，仅在说俏皮话和幸灾乐祸时，才会有表情与话题的反向交汇，例如，面带笑容却大谈伤情事。
(2)调度心理趋向
交锋前的铺垫中，心理的调度非常重要，它主要是指使对手的情感与欲望应适合谈判实质条件的需要，或者说，调理谈判对手的情感和欲望，使之符合谈判实际。
①情感调度
这有两种情况，一是己方意欲成交，一是己方无意成交。前者需要对方热情投入，后者是要扼制对方的成交热情。两种情况，调度表达并不一样。
需要调动对方热情时，首先要采用营造氛围的技巧，诸如煽情性的话题、语句及表情。其次，要促使成交的可能性。例如，强调双方的实力、双方的关系、双方的诚意、双方的长远利益等条件，借以燃起对方势在必得的谈判热情。不过，当对手恃强自傲，而你又需与之成交时，调动其谈判热情的手法就要变化。首先，营造氛围就要变成“平淡”。从话题和用语及表情反映出“非强求”之意，以保持己方的主动地位。此外，说出结局——可能失败，以伤情的表述预测以后的谈判结果，使其反省自己，调整态度，拿出谈判热情来。
要扼制对方成交热情时，首先，氛围营造应为平淡。其次，要讲不能交易的条件，如竞争、对方产品的缺陷等。同时，话语礼貌，以表达尊敬及爱护对方之意，以免谈判未如其愿时，误会你欺骗了他。
②欲望调整
这里也有两种典型情况：期待值过高(卖方要价太高或买方给价太低)和不期望结果(即抱着一试而已的态度)。
对于前者，表述中氛围可以自由选用，因为各有其用。煽情——表达友好，伤情——表达担忧，平淡——表达不抱希望，三者对于期待值过高的对手，铺垫的表述均可以来用。主要是要表达出期待值对应的条件——困难，让对手有一个思想准备——付出代价(实际条件和谈判的诚意)。
对于后者，主要看他对己方谈判的需要。若是“货比三家”中的一家，从策略需要，表达的主张应是煽情的：鼓励其全力以赴，或获得交易，或获得友情——未来的交易希望。若与谈判策略无关，则平淡对之，以节省时间，但表述中的友情与礼貌仍不可缺。典型表述有：
“十分感谢，您给了我这个机会与贵方谈判该笔交易。”“请原谅，我方有自知之明。提前告退了。希望没给贵方带来不便。”“看来，这次你我双方无缘成交了。我们下次再见。”“本来我们也没指望会有什么结果，但让我们认识一下吧。”“感谢您来我国访问。希望这是我们交往的开始，而不是结束。”等等。
(3)集中思维方向
铺垫中集中思维方向，系指将谈判双方的谈判注意力集中到统一的部署上来。换句话说，就是选定共同的谈判路线。这是大战前的必修工程，应是解决的问题。在这个表述中，要使用侦察——了解、磋商——判断、集中——结论等表达手法。
①侦察——了解
该手法是让谈判各方相互表明各自有关时间、地点、议题顺序和人员安排等想法，是敞开的思维。敞开思维多以平淡性的语句阐述，个别时候加点煽情的语言，点缀一下。
例如：“我方认为，要使谈判有效率，应从技术性问题谈起。当然，如果贵方愿意跳跃而行，也可提出来讨论。青蛙的跳跃行进也是很有效的。”在平淡的叙述中，加点比喻，既表达了思维，又煽了点情。
②磋商——判断
在思维敞开后，清理思绪即为表述中的磋商或判断。双方针对各自的表述内容进行对比，以判断取舍。此时的表述，沉浸在平淡表述之中，以保持严肃认真的气氛。陈述的思维是对各自长短的评价，利弊与可能的分析，例如，分组谈判的建议。该方式在谈判中很有效率。而一方认为，自己没有足够的人员参与分组谈判，使该方式成为不可能。也许双方会有评判的分歧，在铺垫时，只要任一方有余地，均应做出让步，使铺垫工作尽早完成，如上述分组建议，对方说没有人力，即应撤回。
③集中——结论
该手法是清理、汇集评判的思维，也就是做出结论。铺垫中的集中表述，是在平淡中进行，要朴素而清晰地描述，使双方对统一的谈判路线无任何误解。若集中很不好，可能造成双方准备工作、谈判日程的混乱。
2.交锋中的铺垫
在谈判过程中，尤其是在对交易实质条件(价格、合同条款、附件)谈判间隙中，仍然会有铺垫性的表述。其表达的要求多为廓清概念，明确态度。
进入实质谈判后，双方的意见会往来不断，有的表示反对，有的赞同，有的是询问问题，有的则是打岔或干脆纠缠。在它们之后，或各种意见交锋之间，常有铺垫性表达出现。此时的意思就在于廓清概念。这一概念是界定谈判内容，包括两层含义：所言之物(事与话)的定义，以及其后所反映的言者的真正立场及其实质意义。
(1)所言之物的定义
为确保谈判的效率，交锋中铺垫首先要说明白的问题是双方谈的应是同一物。若你谈你的理解，我谈我的理解，而理解的非同一物就会使谈判陷于徒劳之中。此时，表达的技巧是运用确认和重复的表述方式来实现定义的一致性。
确认系谈判议题定义的明示追问，或对理解要求的认同。
(2)确立真正立场
为了掌握谈判的进展，必须掌握言者的真正立场。有的谈判者含蓄，或为了刺探对方情报，在明确双方讲话的同时，对谈话引申出的要求与立场也要予以界定。对此，表述的手法主要是追问对方表态。其典型的语句有：