文书写作功底是秘书职业能力、素质的基础，是秘书的“看家”本领，同样也是衡量一个秘书是否合格的必备标准之一。秘书平时要勤学多练，不断积累写作经验，探索写作技巧，只有这样才能做到厚积薄发、下笔成章。
如何写规范性文书
规范性文书是以强制力推行的用以规定各种行为规范的文件。条例、规定、办法就是其中具有代表性的部分，与其他类型的公务文件相比，它们具有如下特征：
公文内容是作者单方面意志的表示，其规范作用的成立与实现不以对方是否同意为前提条件，具有极强的强制约束力；
公文所针对的问题是反复多次适用的、涉及多数人而非少数人的一般的普遍性问题；
公文生效程序更为严格和规范，特别是在审批手续和正式公布程序方面非常严格；
在效用方面一般均实行“不溯既往”和“后法推翻前法”的原则；
语言运用讲究高度准确、概括、简洁、通俗、规范。
章程的写作
章程是组织、社团经特定的程序制定的关于组织规程和办事规则的法规文书，是一种根本性的规章制度。
1．章程的分类
章程有党政团体章程和企事业单位章程之分。
党政团体章适用于组织、社团制定组织规程，如《中国共产党章秘；企事业单位章程适用于单位在行使业务职权时制定的规则，如《××有限公司章程》。
2．章程的特点
章程的主要特点是法规性、规范性和约束力。
一个政党和团体的章程，就是这个组织的“根本法”，该组织的所有成员都必须按照章程规定的条文规范自己的行为，其条文具有很强的约束力。
企事业单位的章程，其成员也必须受其制约，严格按照章程规定的业务经营性质、业务活动和基本工作职责去办理。
3．章程的写作
章程的基本格式由标题、通过时间及会议、正文几部分组成。
(1)标题。由章程制定者和文种类别组成。
(2)通过的时间、会议。在标题下，写上何时由什么会议通过，或何时由何机关批准，或何时公布，并用括号括上。
(3)正文。章程的正文与公文不同，一般都是开门见山和分章列款行文的。大体有两种写法：
A．总纲分章式，或总则、分则、附则式。总纲分章式一般用于政党和团体的章程；总则、分则和附则式，多用于企事业单位的章程。
B．条目式，比较简单的章程，即逐条写下去，不再分章、分则、分款。
5．章程的注意事项
第一，章法序列逻辑要严密，条款要完整和统一，文字表述要准确通俗。
第二，规定要简练扼要，切实可行，不要提过高的要求和目标。
第三，章程的语言多用词语的直接含义，不要用比喻、比拟、夸张和婉曲等修辞手法。
6．章程的范本
XXX教育基金会章程
(XXXX年xx月XX日通过)
一、教育为立国之本，xxX先生为振兴中华，资助教育事业，培育英才，决定捐赠港币1亿元，与国家教育委员会合作，成立xxx教育基金会，用于发展中国的教育事业。
二、要发展教育，首先要提高师资水平。师范教育(包括学前教育)的任务是培养师资。师资水平的高低，关系到幼儿教育、基础教育及高等教育的质量，民族的素质，十分重要。当前本基金会的工作重点是：奖励高等师范院校、教育学院、中等师范学校(包括幼师及教师进修学校)及师范性较强的综合性大专院校中有成就、有贡献的优秀教师，鼓励并促进优秀教师到师范院校任教。
三、基金的使用。利用1亿港元的基金收取利息，或通过经营进行投资、再投资，取得的收入，用于对教师的奖励。
四、基金会理事会。
1．理事会为本基金会的决策机构。理事会设理事长1人，副理事长2人，理事若干人。每年召开理事会会议一次。如有需要，经理事长或副理事长同意，可临时召开理事会会议。
2．理事会设秘书长1人，副秘书长1人，由理事兼任，负责处理基金会的日常工作。
3．理事会的职责为：
(1)决定基金会的工作方向及收入的使用，批准奖励办法，制定工作计划；
(2)批准基金会的奖励项目；
(3)管理基金会的财务。
五、本基金会在香港注册。
六、本基金会设立香港办事处和北京办事处。
香港办事处通讯处为：XXX。
北京办事处通讯处为：XXX。
香港办事处主要负责基金的经营和财务管理，与香港的单位、人士的联系，处理涉及香港的有关工作。北京办事处主要负责奖金的申请、评审、发放，项目的管理，与内地的单位、人士的联系，及处理涉及内地的有关工作。
条例的写作
条例是领导机关制定或批准规定某些事项或机关团体的组织、职权等带有规章性质的法规性文件。
1．条例的特点
制发机关的法定性。条例的制作、发布机关有一定的限制。
内容的法规性。条例涉及政治、经济、文化等各个领域的重要或比较重要的事项，具有强制力和约束力，要求有关人员必须遵照执行，不得违反。
2．条例的分类
根据管辖的权限不同，条例可以分为直接颁发性条例和批准颁发性条例。
根据内容的不同，条例可以分为事项性条例和规定机关、团体的组织、职权的条例。
3．条例的写作
条例由首部和正文两部分组成。
(1)首部。包括标题、制发时间和依据等项目。
A．标题。条例的标题一般有两种构成形式：一种是由事由和文种构成；另一种是由施行范围、事由和文种构成。
B．时间和依据。一般在标题之下用括号注明条例通过和签发的年月日与机关名称；有些重要的条例，在题注中还标明经过某种会议通过、批准时间。
(2)正文。由总则、分则和附则三部分组成。
A．总则。是关于制定条例的目的、意义、依据、指导思想、适用原则、范围等的说明性文字，表达简洁明了。
B．分则。即规范项目，这是条例的实质性规定内容，是要求具体执行的依据。
C．附则。是对分则的补充说明，其中包括用语的解释和解释权、修改权、公布实施的时间等项内容。
条例正文有两种表达形式：一种是条款式，全文按序列排列；另一种是章条式，多用于内容庞杂的条例。
规定的写作
规定是法律和规章文体的一种，是机关、社会团体、企事业单位制定的在一些重大问题上做出规范的要求，用以统一人们行动的文件；或者为贯彻规章而提出具体的执行意见和管理措施时使用的文体。
1．规定的使用范围
第一，文件规定的内容仅是某一方面或几方面的工作的一部分。
第二，为实施法律、行政法规或行政规章的内容而制定规定。通常由制定原文件的机关或法律、法规授权的机关制定。
2．规定的特点
(1)内容的局部性。规定有时为实施某一法律文件而制定，有时为加强管理而单独制定，内容侧重于政策和管理方面，划清政策界线，明确管理原则。
(2)表达比较概括。规定只对特定的工作做部分限定，内容范围较窄，但是原则性比较强，所以表达上既具体又概括。
(3)法律效力比较大。规定所涉及的工作或问题具有一定的约束力。
3．规定的写作
规定的格式由标题、题注和正文组成。
(1)标题。标题分为三种形式：第一种由适用范围组成，比如“公司人事管理规定”；第二种由事由组成，比如“关于公司的车辆存放规定”；第三种由公司名称事由组成，比如“xx集团关于鼓励职工报名参加体育活动的规定”。
(2)题注。在标题的下方写题注。
(3)正文。正文用的内容比较简单，可以采用序言加数码方式，就是序言后边用数字“一、二、三”开头……再列出规定的内容。
正文一般由总则、分则和附则三部分组成。
（第一部分），总则。总则常用“为了……根据……制定本规定”的句式，说明制定规定的目的、根据和适用范围等。
（第二部分），分则。分则对特定的工作或问题制定出明确的要求和规范。
（第三部分），附则，执行说明。附则说明制订具体办法的授权单位、施行时间和与原来有关法律的关系等。
正文的结构形式一般有两种：章条式和条项式。
A．在章条式中，第一章是总则，最后一章是附则，中间各章是分则，每章有若干条项。
B．条项式不分章，各条项相当于章条式各条，但项目略少。
一般来说，工作或问题比较复杂的采用章条式，内容较少的采用条项式。
4．规足的注意事项
第一，应该仔细考虑，先写原则性的重要要求，再写比较次要的规范以及具体的预防措施；规定事项应该具体、明确，前后一致。
第二，制定规定应要符合国家的有关政策，否则，规定就失去了约束力，甚至违犯了国家法律。
第三，制定规定应从公司的实际出发，量力而行。规定是一种主观行为，应该充分考虑客观条件，尊重公司的客观实际及发展规律，不要从主观愿望出发。
第四，规定应该定得具体，对要求应该规定得明确，便于贯彻执行，方便检查。
第五，在规定的实施中常出现无法预见的因素，用词应该留有余地，定期对规定进行修正和补充。
第六，行文应该用肯定的语气，用“可”、“应”、“不得”等词语表明应做什么，不得做什么，违反了规定应当承担什么责任，以显示规定的约束力。
第七，规定应写得层次分明，条理清晰。规定中的目标和任务应该分配得合理，语气应力求简洁准确。
办法的写作
办法是党政机关、企事业单位等对某一工作、活动制定具体处理方法用的法规文书。
1．办法的构成
办法的写法与规定大体一致。
(1)标题。标题一般由地区、事由和文种组成。
由于办法在实施、执行过程中，还可以进一步修改、完善，所以在标题中常用“暂行”加以限制。
(2)正文。正文内容包括目的、依据、适用范围、主管部门、具体处理方法、罚则、解释权、生效时间，与原来有关法律(决定)的关系等。
正文在结构上有章条式和条项式，但是多数采用条项式。
2．办法的注意事项
(1)内容详细，可操作性强。办法侧重于措施和做法，为明确办事途径和方法而制定。所以，办法要求内容必须详细具体，措施切实可行。
(2)原则性与灵活性相结合。办法有一定的适用范围，有普遍性，因此应有一定的共性原则性。但是，对个别特殊的情况也应作出具体的规定。
工作制度的写作
工作制度主要是指党政机关、企事业单位等要求有关人员遵守和执行的、用于对某项工作和某一方面的活动提出规范性要求的日常规范性公文。
制度的使用范围广泛，各方面的工作都可以有自己的制度规定，如办公制度、财务制度、文书工作制度、用电制度等等。
1．工作制度的作用
工作制度的作用主要用以保证工作程序的规范化、工作职责的制度化、工作质量的最优化。它具有约束性、规范性和程序性的特点，是工作中常用的一种管理手段。
2．工作制度的写作
工作制度的结构主要由标题和正文两部分组成。
(1)标题。一般写明什么制度，如《用电管理制度》、《交接班制度》、《警卫制度》等。
(2)正文。正文主要由缘由和制度组成。
A．缘由：这一部分主要说明制定该制度的目的、依据等，一般放在开头，或作为制度条款的第一条。
B．制度条款：这部分是具体的制度内容，分条列款，提出主要制度规定。
其内容从职能上说包含三项内容：
第一是工作标准，如工作的内容、质量、数量等；
第二是工作程序，即规定工作的方法、要求、顺序等；
第三是奖惩，即违反制度规定应如何处理，赏罚分明。
如何写指导性文书
指导性文书的特点是：公文内容对规定受文者的行为具有强制约束力，有关下级机关及有关个人必须认真遵行；公文所针对的问题带有一定的随机性，涉及特定的问题、特定的人，一般不具有普遍性；有效期一般不长；与规范性公文相比生效程序相对简约，除决定、决议等之外，只要发文机关的法定代表对公文的效用予以确认(如签发)，即为有效；在效用方面，一般“溯及既往”，即公文的效力所及不仅针对成文之后发生的有关事项和问题，而且包括成文之前发生的问题，受文者应根据公文要求纠正有关偏向，采取措施弥补不足。
命令(令)的写作
命令(令)是“依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定”时所使用的公文。
它是国家权力机关、行政机关、军事机关及其负责人颁布的，是具有强制执行性质的领导指挥性的下行公文。
1．命令(令)的特点
命令(令)与其他公文相比较，具有以下几个特点：
(1)内容重要。命令(令)所涉及的事项，有的是发布行政法规和规章，有的是宣布施行重大强制性行政措施，这些都是重要的内容。
(2)权威性强。根据《中华人民共和国宪渤的规定，只有中华人民共和国主席，国务院总理，国务院各部部长、各委员会主任以及县以上各级地方人民政府才可以依据法律规定的权限发布命令，其他任何单位和个人均不得发布命令。
(3)强制性大。命令具有明显的强制性，上级机关发布了命令，下级机关不管是否同意，不管有什么困难或问题，都必须坚决地无条件地执行。
2．命令(令)的分类
命令的主要种类有：发布令、行政令、嘉奖令、撤销令、惩戒令等。
3．命令(令)的写作
由于一般的单位不可以使用命令，因此命令的写作这里暂不介绍。
决定
决定适用于对重要事项和重大行动做出安排，是各级党政机关普遍使用的一种下行公文。这里的重要事项，是指带有全局性或具有重大意义和影响的事项；重大行动是指对社会产生巨大影响的行动。
当然，重要事项和重大行动是相对而言的，并不是事事都是党和国家的重大方针政策。各级党政机关、企事业单位经常使用决定，比如一些表彰、处分、机构编制、人事安排等事项上都可用决定行文。
1．决定的类型
决定按其内容和作用大体可分为下面三类：
第，对某项工作或重大行动作出安排的决定。如《国务院关于严肃税收法纪加强税收工作的决定》。
第二，对某一一重大问题作出处理的决定。
第三，对设置机构、任免人员、召开会议，或表彰、处分等重要事项作出的决定。
2．决定的写作
决定一般由标题、正文、发文机关、发文日期等部分组成。
(1)标题。决定的标题要求写明发文机关、事由、文种，这三部分一般不能随意省略。标题下一行有一题注，标明通过或发布时间。
(2)正文。由于决定的类型不同，其正文的内容侧重点就有不同，写法也有不同，这里重点介绍一下对某项工作或重大行动作出安排的决定的正文写法。
A．这种决定具有很强的规定性和指挥效能，既要提出工作任务或重大行动，又要阐述完成工作任务或重大行动的政策规定、方法措施等，内容丰富，行文较复杂。
B．正文通常由决定缘由和决定事项两部分构成。
决定缘由是指对某项工作或重大行动作出安排的依据。行文要求简明扼要，依据要恰当充分，令人信服。
决定事项是全文的主体内容，主要包括开展工作的有关政策原则、执行的事项及有关规定要求等。涉及材料较多的，一般采用分条式或分题式表述，行文要眉目清楚，用语要确切明了，易于有关人员把握和执行。
3．决定的注意事项
(1)不能滥用决定行文。
(2)决定的内容要与“决定”文种相符，不能滥发决定。千万不要把该用“通知”行文的内容，用“决定”行文。