书城励志做最好的秘书
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第16章 沟通艺术,做优秀秘书必备的能力(2)

前面说过,矛盾有主要矛盾。现在你面临的冲突,也许涉及到你的原则,也许涉及到你的根本利益,你决无妥协的可能;同时,对方也拒绝妥协,怎么办?冲突必须得到一个解决,而且越早越好。

这时候,你就可以考虑此种方法了,即使可能你将受到很大的伤害,但是也比拖着事情迟迟不解决的好。这就是所谓的大家“公开摊牌”。即采用硬逼或决战方式解决冲突。对于某些人而言,达到自己的目的比关心他人更重要,而且采取强硬手段争取自己想要的东西没有什么不妥。在他们的眼中,冲突就是要一决胜负,就是要让对手输给自己;除非有高于他们的仲裁力量,否则,他们不会服从于仲裁。

但是,采用这一策略的时候,你一定要慎重,因为这意味着绝无回旋的余地。另外,还须考虑输家的情感,他们可能一有时机就会报复。

下面这些情形适合使用这种方法:需要迅速行动和当机立断;冲突各方都强调实力和强硬;冲突双方均认可强权关系。

5.解难协作法

这可能是一种最好的方法了。因为这种方法对人和结果同样重视。只要开诚布公地予以处理,产生冲突也有好处。在用这种方法解决问题时,你要努力寻求群体共识,而且也要任劳任怨。

但是,这种方法很耗费时间。如果当时的情形要求快速决断,你就只能采用强逼决战的策略了。

在以下这些情形下运用解难协作法较为有效:卷入冲突的每个人都有良好的理性;对待冲突的解决都抱有建设性态度;都愿意真心实意地解决冲突,冲突双方有共同的目标;冲突的原因是双方缺乏交流或仅仅是因为有误解。

当然了,如果冲突对方缺乏理性,对冲突的解决并无建设性的态度,他们所想的不是解决冲突,而是希望你无条件地妥协。比方说,某人执意采取强硬手段来解决问题,你只能慢慢引导对方寻求解决方案,或者只能改变策略。

不同的领导,不同的交往方式

范小云是大华房地产公司的秘书,已经工作多年,并且工作一向勤勤恳恳、兢兢业业。

经理是个依赖型的人,她能把需要为领导安排的事情做得井井有条,细致入微。一些文件、报告经过她的认真处理之后减轻了领导的压力,领导感觉非常轻松,所以对她也特别满意。今年公司新换了一个王经理,听说比较挑剔,所以同事们都认为范小云经验丰富,将与王经理有关的工作都推给了她。

某日,将要被公司收购的泰利地产公司送来了一份公司经营报告。范小云接手之后,发现报告写的不成章法,破绽百出,于是进行了一定的润饰,然后交给了王经理。出乎她意料之外的是,王经理先是问了她一句:“这份报告是泰利公司的原稿吗?”看她摇头之后又说到:“请报告负责人明天口头汇报吧。”虽然王经理没有多说什么,但是从他不快的表情上范小云知道自己做了一件很幼稚的事情。她用自己原来的思维方式处理了这件事情,却犯了一个很大的错误。她立刻微笑着对王经理说:“很抱歉,王经理,我修改了原稿。

不过我的电脑里有原稿底样,我可以立刻打印好给您。刚才我自作主张,是我的失误。”当她把原稿放到王经理面前的时候,她看见了王经理的脸色由阴转晴,心里才稍微放心。从此之后,对于应该交给王经理的资料,她从不敢擅自修改,而且对一些事情的处理并不过多地发表意见,从而获得了王经理的信任。

不同的领导,有自己不同的思维方式和工作习惯,对于秘书的要求也不一样。有些领导喜欢包办型的秘书,喜欢秘书打理好自己的一切。有些领导有自己的主见,不喜欢秘书过多地干涉自己的工作,而仅仅是起辅助作用。做秘书的不能强求,只能是要求自己尽可能地去适应领导。本案例中范小云能够根据领导的反应及时调整自己的行为是一种成熟的处理方式。所以,做好秘书工作的关键是多用心,要分清楚领导的类型,针对不同类型的领导进行不同的交往方式。

1.能力平庸的领导

平庸的领导具有的共同特点是:能力差却事事都想插手;决策武断,听不进建议;水平不高却担心身边的人看不起他;成绩不多因而常争抢下属的功劳。

大多数人都不希望自己作平庸无能领导的部下。但是,遇上这样的领导也是无奈的选择,所以你作为他的下属,最好的办法是“既来之则安之”,与其轻蔑他,不如善待他。

(1)善于在弱将手下当强兵

一般的情况是强将手下无弱兵,一个人在能力强、领导有方的环境中会提高快、进步快。实际上,对一些能力强的秘书而言,在平庸无能的领导手下更能春风得意地表现自己,如果受有能力领导的指挥,可能发挥不出自己的主观能动性。

在历史上,刘禅有“扶不起的阿斗”的丑名,是个典型的平庸型领导,基本上不懂得治国方略,完全依赖诸葛亮出谋划策。而诸葛亮上通天文,下晓地理,对治国安邦、指挥作战、发展经济都很有一套办法。诸葛亮的才能之所以发挥得如此淋漓尽致,与他遇到了两位能力平平的君主和所处的宽松环境有关。如果诸葛亮跟从曹操,曹操肯定不会把军政大权让他“一把抓”,历史上的诸葛亮恐怕也就不存在了。古今中外有许多这样的事例,主弱臣强,将弱兵强。

(2)期望值要合理

作为一名秘书,对平庸无能的上级往往是“希望越大,失望越大”。因此应将期望值定得合适,不要太高,不要超过其自身能力所能达到的限度。

(3)积极扶助领导,为他出谋划策

平庸无能的领导一般决策水平也不高,拿不出好主意,易受下属影响,忠诚为之献策献计的人往往能受到他的重用。

这类领导在遇到棘手问题而束手无策时,很注意留心观察得力下属的反应,对那些袖手旁观、不替自己分忧解难的下属会记恨在心。平庸无能的领导最忌讳下属对工作不尽心尽力,痛恨下属看自己的“笑话”。

平庸无能的领导能够升到领导的位置,必然有他的理由和根据。他有些缺点是可以克服的,但有些弱点并不是能够弥补的。你作为他手下的秘书,应该体谅他的苦衷,尽力协助他把工作做好,把事业做大。

2.傲慢型领导

傲慢型领导脾气暴躁,自认为高高在上,手握生杀大权,因而把下属当做佣人看待。总是威风八面、架子十足,不仅口气粗暴,而且言辞也充满悍气。

应当说,这样的领导作风,是需要批评的。不过,同这种领导相处,秘书应注意以下几点。

(1)以迂为直,绵里藏针

秘书可以避开不利条件下的冲突,巧妙周旋,刚内柔外,绵里藏针。当然,领导并非是敌人。但对付锋芒毕露的领导,这无疑是有效战略。

当你被领导批评时,无论你是对是错,都不要与他当面冲撞,你的解释和分辩只能使双方的关系进一步恶化。对于他批评你错了的地方,你应该等他怒气消尽后再找机会解释。

同样,当你和领导就某一问题产生分歧时,据理力争是最愚蠢的方法。你应以迂为直,用商量的口气试着同领导交谈,变自己的想法为领导的想法,到最后使领导这样认为:“我原本也是这样想的。”达到这种效果,才是最为高明的,通常你的建议也会被他采纳。

(2)给领导搭台,请他唱戏

这种领导往往表现欲极强,在他自己尽展才华时非常渴望别人的掌声。

作为一名聪明的秘书,你应给他创造“唱戏”的机会,让他尽情表演。比如在某不太重要的会议上,正事谈完之后,你不妨找个话题做引线,让领导开始发挥,或在领导对某事发表所谓的高见时,你无妨真心的赞扬他几句,但要注意一定要恰到好处。这样,秘书就会在他眼里留下一个善解人意的好印象。

(3)泰然处之

当领导无缘无故大动肝火时,只要自己没犯错误,没有把柄落在领导手里,你就不要表现得惊慌失措。你尽管做你自己的工作,对他的咆哮充耳不闻。

3.疑心重的领导

有的领导疑心很重,一般表现为:过度警惕,对秘书的一言一行都琢磨再三;不信任别人,凡事都要问个究竟,怀疑别人背着自己说坏话;与同事的感情时好时坏;缺乏自信。那么,秘书应怎样与疑心重的领导相处呢?

(1)做事要小心谨慎

凡事都要掂量掂量,从领导的角度考虑,是否有破绽或漏洞,是否有引起领导不放心的地方。

如果秘书小心谨慎,没有为过的地方,那么多疑的领导看到他做事谨言慎行,一丝不苟,处处都让他安心放心,他的疑心自然会消除不少。

(2)多汇报,多请示

疑心重的领导常常顾虑秘书在忙什么?交办的事情进展如何?在执行任务过程中做了什么手脚?这些疑问都是领导常常挂在心上的,疑心重的人对这些问题更是经常捉摸和思量。

与这样的领导相处,聪明的下属在做事的过程中,并不是一味去干事,而应同时考虑:“领导现在想了解哪些情况?我该怎样汇报才能让他放心?”

汇报、请示是最能使领导放心、不至于产生过多疑虑的方法,多汇报常请示,你就能明哲保身,高枕无忧了。反之,少汇报、少请示的秘书容易引起领导的猜疑顾忌。

(3)善于给疑心重的领导鼓气

领导疑心重一般是由于缺乏自信心、底气不足引起的,需要在关键时刻得到下属的激励,消除过重的疑虑。

领导考虑问题时,因为站的角度不同,考虑不全面,所以顾虑多、疑问多,需要深谋远虑的人替领导释疑,鼓起领导的勇气。因此,秘书应常常给这样的领导鼓劲打气,才更易于获取领导的赏识。

如何面对难相处的同事

华晨汽车公司机关办公室在暑假的时候组织所有的人员外出旅游。七月的避暑山庄,花团锦簇,绿意盎然,大家玩得也都非常尽兴。去的时候领导的车和职员的车是区分开的,但是由于总经理临时有事情离开,返回时其他的副总和大家都坐到了两辆豪华面包车中。当大家游览避暑山庄某寺庙的时候,秘书小黄恰巧不太舒服,所以留在了车上。临下车的时候,李副总经理指着小黄旁边比较靠前的位置说:“我有些晕车,这个位置一会儿你给我留着,别让别人坐。”大家游玩之后,陆续回来。办公室的李姐第一个上车,一下子就坐到了李副总预留的位置。小黄急忙说:“不好意思,李姐,那个位置是李副总经理的,他有些晕车,所以预留了那个位置。”“哼哼,倒很会拍马屁呀。还不是想离领导近点儿。”

李姐悻悻地走开了,满脸的不高兴。小黄当时很后悔,因为李姐在机关刁钻自私是很有名的,谁如果损害了她的利益,肯定是要被她非议或者给些难堪的。但是当时如果不说,李副总就会很不高兴。在以后的日子里,只要看见她,李姐就会哼一声然后走过去,或者瞥一眼,露出不屑一顾的神情。其他人不知原因,还问小黄怎么得罪她了。小黄一笑而已,既不解释,也不表示出如何不快。一个月之后,李姐患乳腺肿瘤住院,很多人都不愿意去探望她。小黄知道之后,买了鲜花和水果去医院探望。当时,李姐落下泪水,对自己曾经的狭隘表示道歉。小黄微笑着表示并不介意,并且请李姐好好养病,需要帮助的时候不用客气。

当李姐再次回到公司上班的时候,她对小黄的态度发生了一百八十度大转弯,什么事情都尽力去帮,两个人的关系也有了良好的发展。不过小黄对她依然不温不火,既谦虚有礼,又保持距离。

人是有个性的。不同的人,有不同的个性。如果秘书善于和各种不同性格的人交往,同事之间就会减少一些疙瘩,大家相处得就会更加融洽,工作起来就能相互协调。优秀秘书应尽量学会和各种不同性格的人打交道。

那么,优秀秘书应该怎样和不同性格的同事相处呢?

1.怎样与口蜜腹剑的人相处

对付口蜜腹剑的同事,优秀秘书最简单的应付方式是装得不认识他。每天上班见面,如果他要亲近自己,就找理由马上闪开。能不做同一件工作,尽量避开不要和他一起做,万一避不开,就要学着写日记,每天检讨自己,留下工作记录。

2.怎样与尖酸刻薄的人相处

尖酸刻薄型的人,较不受人欢迎的。

他的特征是和别人争执时往往挖人隐私不留余地,同时冷嘲热讽无所不至,让对方自尊心受损颜面尽失。

尖酸刻薄的人,天生伶牙俐齿得理不饶人。

遇上尖酸刻薄的同事,优秀秘书相处的技巧是:

(1)和他保持距离,不要惹他。

(2)万一吃亏,听到一两句刺激的话或闲言碎语,就装没听见。

千万不能动怒,否则,是自讨没趣,惹鬼上身。

3.怎样与挑拨离间的人相处

尖酸刻薄是损人不利己,挑拨离间则会将单位弄得人人自危,人人争斗。

优秀秘书应付这类型同事的诀窍是:

首先,要注意谨言慎行,和他保持距离。

其次,要在单位内建立个人信誉,使他挑拨不成。

再次,万一有一天,有什么是非发生,应尽量化解,虚心忍耐。同时要保持宽广的心胸。

第四,最重要的是联络其他同事,建立联防及同盟关系,将他孤立起来,如果他向任何人挑拨或离间,都不要为之所动和不受影响。

4.怎样与翻脸无情的人相处

这类型的人最大的特征是,说翻就翻,一翻就什么都不顾。

翻脸无情的人多是忘恩记仇的人。尽管人家对他好,但是只要小事一桩不顺他的心,他就马上翻脸。

对付翻脸无情的同事,优秀秘书的做法是:

(1)先“留一手”,化被动为主动。

(2)没有利害关系时,各干各的活,要翻不翻随便他。

5.怎样与愤世嫉俗的人相处

这类型的同事,往往对社会上的一一些现象非常的看不惯,认为社会变了,世风不古,人心愈来愈恶,快活不下去了。

和愤世嫉俗的人共事,谈不上是好还是坏。

首先,对愤世嫉俗的同事,优秀秘书要劝他多吸收新的知识,更新思想和认识。

其次,告诉他现在社会进步了、风气开放了,他的那一套理论已经过时了,要收拾起来。否则,会跟不上时代。

再次,告诉他骂得不得要领,你会被见笑,我也失面子。

6.怎样与踌躇满志的人相处

踌躇满志的同事,对任何事物都有他自己的定见。

他之所以会踌躇满志,是因为一直处在一种极顺的状况下,或者得到了领导的青睐。他不会接受别人的意见。

优秀秘书与这类同事相处的技巧是:

(1)在他的面前不要乱出点子。

(2)尽量照着他的意思去做。

(3)在他尝到一些失败的苦果时,真诚地帮助他。

7.怎样与心胸狭窄的人相处

心胸狭窄的人,其基本的心理特征有二:

一是容不得人。

二是容不下事.、

心胸狭窄的人,对比自己强的人嫉妒,对不如自己的人又看不起。他们生性多疑,一点小事也常常折腾得吃不好睡不香。

优秀秘书怎样与心胸狭窄的人相处呢?

(1)要有大度的气量。

与心胸狭窄的同事相处,肯定会发生一些不愉快的事,如果缺乏气量,与之斤斤计较,就无法相处。相反,如果气量大度,胸怀宽阔,就会使那些不愉快的事化为乌有。同时,对心胸狭窄的同事也是个教育。

优秀秘书怎样才能有气量呢?

高尔基说过:“一个人追求的目标越高,他的才力就发展得越快。”优秀秘书要有远大的目标和理想,不与他计较,从个人的恩怨中解脱出来,重事业,轻小侮。