主持人需注意观察非语言的交流。注意你自己的语调、面部表情和动作，也包括被访谈者的这些情况。留心被访谈者变得厌烦、不安宁、不自在的迹象。
当被访谈者问主持人的想法或观点时，不需要对提问做详细的解答，应该将问题引导到小组讨论上来，如：你认为怎么样？你将怎么做？当然，如果必要，会后可以向被访谈者谈他们问过你的信息。不要去评论被访谈者说的每一件事。当被访谈者都沉默的时候，稍微等一会看看发生了什么，而不是马上催促他们说。
主持人需仔细聆听并将讨论从一个问题移到下一个问题。巧妙地控制不同问题的时间分配。如果被访谈者自然地将一个话题跳到其他话题上，让讨论继续，因为有用的额外信息可能随之出现，你可以总结他／她提出的观点并将话题引回到原来讨论的话题。如果离题了，你要注意引导到主题上来，可以通过连接或归纳某些想法和观念，尽量使讨论集中。如：X先生，你的经历与Y先生谈到的情况相似还是不同？
记录员负责观察会议和做记录，负责录音机的使用。
他／她应该和专题小组成员分开坐。一般记录员不要求参加讨论，但在某些情况下还是可以发言，如：主持人忽略了被访谈者的重要观点、提出涉及的新问题等。
在讨论结束时主持人和记录员应该总结、核对一致或不一致的地方，并感谢被访谈者。总结讨论所产生的重要论点，核对小组对这些重要观点的感觉。让被访谈者知道他们观点的价值。聆听讨论结束后额外的意见。
一个小组讨论通常持续1-2个小时，最好1-1．5个小时。一般，对某个主题的讨论会，第一个组比以后的组讨论的时间长一些，因为所有信息都是新的，以后当对某个主题的观点各个组基本相同时，主持人可以很快地将讨论移向可能得出新的观点的话题。
4．使用录音和笔录
磁带录音常常被推荐，磁带是唯一帮助捕捉信息的方式。录音证明了讨论的内容，也包括讨论的过程，录音有助于澄清讨论中的一些观点或术语。在专题小组讨论使用录音前，主持人应该向被访谈者解释使用录音设备的目的。
录音应包括的重要内容有：
1）日期、时间和地点；
2）被访谈者的姓名和特征，包括：性别、年龄、职业等；3）描述小组被访谈者的水平、到场的支配性被访谈者、感兴趣的程度；
4）被访谈者的意见，尽可能多地以他们自己的话录下，特别是一些关键的陈述；
5）情感方面，如：附于某些意见的勉强的、强烈的感情；6）使用的词汇，特别是想通过专题小组讨论帮助制定问卷或健康教育材料。
有条件的还可以使用录像。录像带可以提供记录，包括讨论说了什么、怎么说的表情、动作等，图像还可提示讨论中小组受到怎样的影响等。
磁带录音很重要，但记录员的记录应该看得比磁带更重要。记录的内容通常包括：专题小组名称、会议日期、会议地点（位置和简单描述，如大小和舒适程度）、座位安排、讨论开始和结束时间、被访谈者人数和其特征等信息、专题组人员的参与水平和兴趣程度、积极或消极被访谈者的情况、个人印象和观察、讨论不同主题的记录（注意非文字的反馈如音调、手势、被访谈者的直接引用语要加引号）。
（六）结果的分析和报告
专题小组讨论的分析是一个过程，一旦进入现场它就开始，直到完成报告。既然主持人和记录员是收集资料的主力，研究人员在分析资料中应该和他们紧密合作。
一般来讲，专题小组讨论分析涉及不同方法，这对于产生最后的报告是重要的。这些方法包括：
1．汇报是指实地调查结束后快速而简便总结资料的方法。
2．记录是指讨论中有主持人和记录员得到的语言和非语言的记录和评论。
3．誊抄是在开始分析之前，把记录编辑好，然后按如下规则进行：首先，有意识地阅读记录，注意讨论中的印象和主要观点；第二，再阅读记录，搜寻对研究有意义的重要部分，也注意新的兴趣点；第三，再次阅读记录，把由于协调不当而强加给被访谈者的回答删除掉，也可以删除记录错误或没有意义的部分；第四，编辑缩略代码，在记录被访谈者谈论的不同分主题和感兴趣的话题中使用代码；最后，使用信息清单去检查已获得信息的情况。
4．日志是研究者用一张表格根据选择的主题进行记录，日志的目的是保留所有的回答，以便发现与研究有关的问题。关心的议题列在表格的左边，而右边分成多列，以供不同专题小组填写。回答根据不同的分主题填写在相应的格子中。在综合不同专题小组讨论的结果时，这种方法有用。
如果完成了分析的各项工作，可以用日志、记录编码、记录员记录和汇报记录资料撰写报告。写报告时，根据所关心的主题或问题写出结果。用引语来表明被访谈者重点表达的想法、信念和感情。需注明被访谈者的大多数观点和少数观点，以及因被访谈者的差异而引起的不同观点。应包括所有小组的调查结果。
资料分析、整理与表达
一、整理记录、录音资料
资料的分析从访谈人员记录的现场笔记、录音的记录开始。记录或录音的整理需要在访谈或讨论等完成后及时进行，以免时间长了有遗漏、错误，及时进行整理有利于回忆补充、审查记录来不及或录音不清楚的或错误的地方，有的表情、动作、环境现象等感性认识深刻可以及时用文字表达出来。并注意听取参与实地调查人员的汇报，因为这是实地调查结束后快速而简便总结资料的方法。
二、熟悉并理解原始材料
反复阅读原始记录，甚至再听录音、看录像带、照片、图片等。主持人和记录员是收集资料的主力，研究人员在分析资料中应该和他们紧密合作。
首先，把记录编辑好，有意识地阅读记录，注意讨论中的印象和主要观点；第二，再阅读记录，搜寻对研究有意义的重要部分，也注意新的兴趣点；第三，再次阅读记录，把由于协调不当而强加给被访谈者的回答删除掉，也可以删除记录错误或没有意义的部分。
三、分类、编码归类
分析资料时，为了使资料条理化和系统化，需要对资料进行分类，可以按调查提纲或专题形式归类，并使用编辑缩略代码，在记录被访谈者谈论的不同分主题和感兴趣的话题中使用代码，对每类回答进行编码，同类的回答给予同一编码，把发现归纳成多种亚主题，使用合适的标题标记分类信息，使用信息清单去检查已获得信息的情况，描述、解释研究主题的重点发现。
对每个被访谈对象或小组也给予编号，在以后的报告书写中可以用此编号，也可用另取的名字。
四、总结、综合结果
把归类后资料的精华提取出来，找出调查对象中共性的现象，同时比较不同对象的差异，进行初步分析。如，找出脆弱人群普遍的健康和卫生服务利用问题，不同组中，又存在差异，问题各是什么？分析时根据能力或条件可以用手工或计算机完成。
为了帮助定性资料的综合分析，可以采取一些不同的方法：
用资料分析表来分析资料，如按访谈提纲准备主要或次要主题的清单。把关心的议题列在表格的左边，而右边分成多列，以供不同访谈对象或专题小组填写，回答根据不同的分主题填写在相应的格子中。又如可以把所了解的存在问题和造成各种问题的原因分两列用表格形式整理出来。这样比较清楚、一目了然。
定性资料量化来说明问题的程度，如分析60例病人卫生服务利用的定性资料时，可以将性别、年龄、是否就医、就医机构、不就医原因等输入计算机进行统计，对有关指标适当量化。如就医情况：42例就医，占70％，18例不就医，占30％。不就医者中6例因经济原因，4例自认为病轻，3例因行动不便、没有人陪伴，2例自己买药，2例采取土办法，1例没时间。
用图概括定性研究问题的产生、发展和结局。如用流程图表示病人就医的过程。如上述60例病人，先分出是否就医，然后对就医的42例再分出第一次就医的不同机构或地点各有多少人，再分出是否再次就医及机构或地点各有多少人。
五、最后，报告书写
如果完成了分析的各项工作，可以用记录编码、记录员记录和录音资料等撰写报告。写报告的目的是为了将研究发现的问题向有关部门反馈和同道们交流，为进一步制定政策和干预措施提供参考。报告应该具有针对性，对发现的问题进行详尽的描述和分析。报告的写作可先列提纲，包括研究题目、目的和资料分析方法、各分题的主要发现、讨论、结论、干预措施建议，然后对照写作提纲归纳核查所有资料。
写报告时，根据所关心的主题或问题写出结果。用引语来表明被访谈者重点表达的想法、信念和感情。需注明被访谈者的大多数观点和少数观点，以及因被访谈者的差异而引起的不同观点。
研究人员对于资料的分析和认识不应该只停留在资料本身直接提供的信息上，而要应用研究人员自己的知识和经验对资料进行判断和推导，分析存在的主要问题，解释其原因，并将结论升华到理论的高度。同时，根据研究结果提出建议，或总结反映来自被调查者的建议。