一、会议的概念和目的
会议是坚持集体领导，实现决策的民主化、科学化的不可缺少的重要工具，也是领导者的重要领导方法之一。因此，研究组织会议的艺术，提高会议时效，是领导者科学管理时间，增进领导效能的重要课题。为了把会议开好，开出成果，领导者必须努力学习、研究和掌握开会的艺术。
会议就是为了一定的目的，有组织、有步骤地召集多人商议工作、解决问题。会议是领导机关实现一般号召的前提。一般说来，会议要讨论某些问题，形成一些决议，产生一些文件，会后要向组织成员宣传，到组织成员中落实。会议对于提高领导工作的效率和效益具有重要的意义。会议是与会者身份的一个重要注脚。参与会议表明一个人是团体的一分子，或者在某一方面达到了一定的水平，这些信息往往会对人们的心理产生影响。会议是集思广益的重要场所。与会者在充分交流意见之后，会产生一种共同的见解、价值观念和行动指南，不仅可以使与会成员能更好地分工合作，而且会加强彼此的联系，会后，大家相互联系也更方便、更有效。会议不仅可以使与会者了解共同的目标，还能够了解自己的工作与他人工作的关系，使每个成员更好地选择自己的工作目标，明确自己怎样为组织做出贡献。通过会议，可以使与会者产生一种约束力。会议做出的决议是每个成员必须服从的。让尽可能多的人参与决策，即使通过的内容不合他意，他也可能尽力接受。会议是显露才华，发现人才的场所。许多骨干就是在各种会议场所使大家了解他的才华，从而得到组织认可的。
开会的目的是交流思想、沟通信息、研讨问题、集思广益、统一协调、进行决策、规划行动，因此，会议必须有三个以上成员参加，要适合某项任务的时间要求，是面对面直接的信息交流，工作进程比会议前应有所创造、有所发展，形成的决议具有成文法作用。效果好的会议往往议题集中、程序分明、节奏紧凑，资料充足完备、秩序正常，气氛与主题协调一致，结果或结论符合目的要求，决议或结论在实践中能发挥有效的指导作用。
很多会议召开是为了传达一些有关组织状况的信息。与会者要掌握并讨论这些信息，以深化理解。组织的发展计划和各项有关的工作，只有在整个组织内部进行交流，才会变得更有效率。在计划工作会议中，要部署下阶段工作的重点及每位员工的职责。在会议上分配任务可以使人觉得受到了重视，感到一种荣誉，提高接受任务者的责任感；全体成员参与讨论，可以将组织的整个目标体系理清楚，使之更加合理；由于分配工作是完全透明的，有利于员工间互相信任，保持良好的合作关系，得到别人的支持。在工作过程中产生问题和障碍时，最有效的解决方法就是会议。在这种会议中，大家头脑都在不停地运转，针对别人的意见、会议上反馈的信息进行综合、归纳、分析、处理，最终得出的解决方案是群体智慧的集中反映，其效果远非个人智慧的简单叠加。新创意是业务成长与发展不可或缺的因素，会议能同时发掘多人的不同想法。
开会需要付出时间和金钱的代价，因此，必须严格控制会议的召开。如果问题可以按照惯例解决，或者已纳入确定了的方针、程序、处理计划和预算之内的，绝不开会。如果问题必须依靠各种知识、意见、判断，集思广益才能解决，按常规步骤时间来不及，可能发生重大变革和需要实行新方法，会议对参与者大有训练价值或受会议影响比较容易接受会议决定时，可以考虑开会。有两类会议是必要的。一是政策性的商讨会，包括研究目标规划、商讨方针政策以及开展学术交流等。这类会议要充分发扬民主，畅所欲言，集思广益。二是执行性的协调会，包括部署工作、组织接力、协调矛盾等。这类会议必须有议有决，每件事情都要明确、落实。会议组织者要有主见、有权威，布置下去的工作大家都能接受、执行。没有明确议题或议题过多的会议，没有充分准备或可用其他方式如个别协商、媒体宣传等替代的会议，没有迫切需要或成本过高的会议，应当不开或待准备充分、时机成熟、降低成本后再召开。
会议的组织者应对会议的全过程负责，包括确定主题和目标，制定活动计划，安排议程。一般来说，会议的参与人数不宜太多。组织者应当精心挑选参加会议的具体人员，最基本的要求是对会议内容比较了解。如果参与会议的人数太多，可以让同一部门或意见相同的人推选出一个或几个代表参加。与会者的准备十分重要，不经过事先缜密的思考，会议常常达不到应有的深度，从而影响最终效果。与会人员的有效参与也非常必要，包括贡献有创造性的思想；能冷静地倾听别人的意见；在别人与自己观点有冲突时控制自己的情绪，不发生争吵；发言时要简洁、清晰，切中要害，不要滔滔不绝，离题万里或剥夺别人的发言机会。
二、会议的准备和领导的职责
召集会议是现代领导活动一个重要内容。
会议的准备工作是开好会议的必要条件。会议的准备工作往往要比会议本身花费更多的时间，付出更大的力量。一般说来，会议的议题应当明确、集中，不宜太多，要解决什么问题，达到什么目的，必须使与会者明确；讨论的问题要有针对性，应是工作中亟待解决的问题；所讨论的问题还必须是权限范围内的事情，便于决议的执行有组织保证。还应当考虑该项议题提交会议讨论所需花费的时间、人力和经费是否合算。有多项议题时，要合理安排程序，分清轻重缓急。需要立即决定的事情排在前面，可以缓定的事情排在后面；或者需要会议成员集中精力商讨的重要事项排在前面，其余事项排在后面；议程最后一项以能导致大家意见一致为好。会议材料有决议草案和有关的参考资料两大类。决议草案是必需资料，一般由专人或写作班子或研究机构拟定；参考资料要围绕决议的问题进行准备，尽可能提供数字、图表材料，要简明、准确，有助于与会者做定量分析。有些复杂的问题，应将相关材料提前发给与会者，以便事先考虑。适宜的会议环境，良好的会务工作，也是提高会议效率不可忽视的因素。会议地点应选择远离嘈杂的场所，会场的大小要适当，光线要充足，空气要流通，并且要布置得当、通道顺畅。要把会议的议题、时间、地点事先准确通知到参加会议者本人，以便他们有所准备，准时出席。
会议能否成功，与领导者的关系甚大。为了有效地运用会议这个工具，首先要确定会议主持者的职责，就是把会议开好，开出成效。
领导者如何主持会议，对于开好会起着举足轻重的作用。会议一开始，主持者就应当简明扼要地讲清楚会议的目的、议题、议程与要求，使与会者明白应该如何做，把注意力集中到规定要讨论的议题上来；有的会议还要说明为什么请与会者来参加讨论的理由，现有的方案及对方案的意见，使与会者能围绕议题发言。开场白要简短、明快、积极、充满信心，还要通过语气、表情、姿态等巧妙地渲染气氛。
主持者还应有效地引导会议，尽其所能地缩短时间，简化程序，运用不拘一格的形式，促使会议达到目的。在讨论过程中，要十分关注大家的注意力，尽量使与会者对会议发生兴趣，把思路和话题引向会议所要解决的中心问题上来，积极开动脑筋。要掌握会议的节奏，适时进行简短概括，澄清分歧，不断推动讨论的深入。要掌握发言的时间，过长的要及时提醒，别人说过的观点提醒不要重复。插话应是三言两句。
主持者的讲话语言要风趣、生动，唤起与会者的共鸣，促进思想交流，鼓励与会者提出各种不同的意见。如果发言者提出了有创见性的意见，应当给予适当的赞许，或者鼓励其会后完善自己的想法，提出书面意见。切忌急于抛出自己的结论性意见，以免压抑民主气氛。
会议即将结束时，主持者应对大家的发言进行归纳、总结，该肯定的要肯定，应否定的要否定，基本一致的意见要形成决议；有的结论性意见，还要当场念给大家听，以免曲解了与会者的意见。对一些值得进一步探讨的问题也可以提出来供大家思索，以待下次会议决议。有时还要强调会议的成效，以增强与会者的团结气氛。
保证准时开会、准时散会，是主持人的威信、魄力和责任之所在。只有信守时间，才能建立良好的会风。如果会议开得较长，中间要有适当休息，以便振作精神。不要延长开会时间。
召开一个规模较大的联席会、群众（演讲）会，需要特别注意一些细节问题。有客人参加的要突出客人的位置，在态度上彬彬有礼，谦虚谨慎；会议还不能开长了。
要主持好会议，领导者必须具备一定的素质和修养。在产生思想观念的会议上，领导者必须充分发扬民主，提倡百家争鸣。领导者听取了各种意见之后，能将其中的精华吸收到自己的总结中来，同时要对其他意见加以必要的肯定，即使是完全不采纳的意见，也应肯定它的价值。这样做会使与会者感到他的意见受到了领导者的重视。对解决问题的会议，议题要周密。要避免炫耀自己的业绩。与会者总是希望能从领导者的谈吐中得到如何把工作搞好的启发，而不是来听领导者的传奇的。领导者应承认并尊重与会者的个性，善于利用人的个性去争取工作的成功，并尽力协助他们发展自己个性中的优势部分。领导者应当尽量避免同与会者发生冲突。批评也需要技巧，要有建设性，使被批评者真正明白其道理。领导者的声音洪亮，会反映出他的朝气，产生一种无形的感染力。领导者还应当注意细节，举止要适当，不过分地指手画脚，不咬着烟斗或叼着烟卷讲话，不托着腮帮子听人发言。还有一些细小的、习惯性的动作也要注意，如不时地推推眼镜、把眼镜拿下来擦一擦、玩弄手中的文具、抓耳挠腮等，都可能分散与会者的注意力，影响领导者的威信和会议的效果。
三、会议的组织与决策方法
组织良好的会议需要挑选合适工作人员，进行科学地组织和分工，建立精干、高效的组织领导系统。要根据会议的规模、目标、任务，挑选得力的领导骨干组成会议领导班子，再由会议领导班子挑选能胜任会议服务的人员。在会议领导者的主持下，根据会议的需要进行科学分工，设立若干个小组，由各项任务的内行人员担任组长。会议领导者的职责应随会议的进程而变化，在会议召开前，主要是确定会议目标和主要议程，督促有关人员准备会议文件，制订会议制度等；在会议进行中，是指挥、协调、督促会议工作班子的工作，及时处理出现的重要问题；会议结束后，要对会议工作人员的工作情况进行小结，向领导集团报告会议情况，交待遗留问题的处理，审定会议经费的结算等。会议领导者要全面掌握会议的运行，既不能陷于具体事务，也不能不了解具体事务。
管理者40%以上的时间是在开会，进行决策。组织的大部分决策都是这样做出的，尤其是对组织活动和人员有深远影响的决策。通过会议决策的优点在于集体的智慧远大于个人，能够提供更完全的信息和知识、更多样的经验和观点，开发更多的可行性方案。而且，由于决策是会议决议通过的，增加了正当性，提高了在组织中的接受程度。但会议决策也有缺点。一是费时，要反复沟通协调；二是少数人垄断，决策仅由参加会议的人做出；三是有服从的压力，与会者必须少数服从多数；四是“从众现象”，压抑不同的、少数的或不受欢迎的观点，以建立一致的表象；五是责任模糊，作为集体决策，没有明确领导者应承担的具体责任。
比较好的会议决策方法主要有四种。
头脑风暴法又称智力激励法，是有效的会议决策方法之一。它鼓励提出任何种类的方案或设计思想，同时禁止对各种方案的任何批评。头脑风暴法要求遵循五个原则，一是禁止评论他人构想的好坏；二是最狂妄的想象是最受欢迎的；三是重量不重质，即为了探求最大量的灵感，任何一种构想都可能被接纳；四是鼓励利用别人的灵感加以想象、变化、组合等以激发更多更新的灵感；五是不准参加者私下交流，以免打断别人的思维活动。在典型的头脑风暴会议中，与会者围桌而坐，领导者以一种明确的方式向所有参与者阐明问题，然后成员在一定的时间内“自由”地提出尽可能多的方案，不允许任何批评。所有的方案都当场记录下来，留待稍后再加以讨论和分析。但是，头脑风暴法只是一个产生方案的过程。
名义群体法是指在决策过程中对群体成员的讨论或人际沟通加以限制。像召开传统会议一样，群体成员都出席会议，但必须先进行个体决策。具体方法是在问题提出之后，每个群体成员独立地写下他对问题的看法和建议，然后一个接一个地向大家说明自己的想法，直到每个人的想法都表达完并记录下来为止。所有的想法都记录下来之后，会议开始讨论，以便把每个想法搞清楚，并做出评价。每个群体成员再独立地把各种想法排出次序，最后的决策是综合排序最高的想法。这种方法的主要优点在于使群体成员正式开会但不限制每个人的独立思考。
德尔菲法是一种更复杂、更耗时的方法，是专家们为避免集体讨论存在的屈从于权威或盲目服从多数的缺陷而提出的一种有效的会议决策方法。为了消除成员间的相互影响，参加的专家可以互不了解。它以匿名的方式反复多次征询意见和进行背靠背的交流，以充分发挥专家们的智慧、知识和经验，最后汇总得出一个比较能反映群体意志的预测结果。德尔菲法的一般程序是先确定目标，拟订出要求专家回答的问题的详细提纲，同时提供有关的背景材料；然后选择一批熟悉本问题的专家，包括理论和实践等各方面，以通信的方式发出调查表，征询意见；对返回的意见进行归纳综合、定量统计分析后再寄回给专家，请专家看过结果后，再次提出他们的方案。第一轮的结果常常激发出新的方案或改变某些人的原有观点。重复上面的步骤，直到取得大体上一致的意见。这种方法的优点主要是具有一定的客观性、科学性、综合性和实用性，可以避免会议讨论时产生的害怕权威而随声附和，或固执己见，或因顾虑情面而不愿与他人意见冲突等弊病，同时也可以使大家的意见能够较快地趋于一致，参加者也易接受结论。
电子会议法是将名义群体法与计算机技术结合的一种新的会议决策方法。主持者通过计算机或网络将问题显示给与会者，与会者也把自己的回答通过计算机或网络传送给主持者和其他与会者。电子会议的主要优点是匿名、诚实和快速，而且能够超越时空的限制。与会者能够自由地发表自己真实的想法和态度而不用担心受到惩罚。它还消除了闲聊和讨论偏题。